中小学单位人事档案管理水平的提升路径

鄢明芳

摘 要：当前我国很多中小学单位正处于改革之中，在开展相关工作的过程中需要依托人事档案管理，了解工作人员的基本信息。但是目前的中小学单位人事档案管理水平较低，信息内容不丰富，会对中小学单位的综合发展产生较大的影响。文章主要通过分析中小学单位人事档案管理中的不足，对提升其管理水平的路径进行探讨。

关键词：中小学；管理水平；人事档案管理；信息化管理；提升路径

中图分类号：G637 文献标识码：A 收稿日期：2020-02-04 文章编号：1674-120X（2020）13-0044-02

一、中小学单位人事档案管理的不足

第一，真实性不高。中小学单位的人事档案管理制度不完善，使得人事档案管理工作的进展受到较多的束缚，难以确保档案内容的真实性。中小学单位的人事档案管理标准没有达到统一，在记录人事信息的过程中存在较多的疏漏。部分中小学单位的人事档案信息存在虚假状况，工作人员在填写自己的年龄、学历及工作经历等内容时没有依据实际情况。部分工作人员为了获得更好的职位与待遇，会刻意夸大自己的信息，甚至在录入信息的过程中存在故意篡改的情况。很多中小学单位在进行人事档案管理的过程中没有核实档案信息的真实性，导致工作的开展缺乏实际价值。

第二，管理形式不完善。人事档案包括较多内容，不仅需要对工作人员的基本信息进行反映，还需要明确指出其个人状况、特长及优势等信息，给中小学单位人力资源管理提供有效的依据。但是在实际管理的过程中，部分中小学单位管理人员没有对工作人员提出具体的要求，在进行这项管理时，存在较多的信息缺失。中小学单位人事档案的隐私性较高，因此部分单位选择利用传统的纸质档案的方式对信息进行保存，但是这种管理方式会阻碍中小学单位的综合发展，在管理的过程中也会遇到较多的问题。纸质档案的保存需要对环境进行优化，在管理的过程中也会受到陈旧的管理思想的束缚，在查找档案内容时需要耗费较多的时间，难以达到资源合理利用的目标。

第三，重视程度不足。在对人事档案进行管理的过程中，部分中小学单位管理人员认为人事档案管理工作的开展不能给单位产生直接效益，导致管理人员对人事档案管理的重视程度不足。这种思想会影响中小学单位综合工作的开展，在后续工作当中还会产生更多的问题。中小学单位人事档案的利用率不高，并且其中的内容相对较少，但是在实际利用时比较烦琐。因此，档案管理人员在执行工作的过程中存在懈怠心理，工作态度也比较随意。中小学单位负责人不仅对这种行为没有惩处，还存在一定的忽视心理，导致人事档案管理质量降低，难以发挥其实际效用。

第四，信息资源利用率低。中小学单位档案管理工作的开展逐步趋向信息化，但是在档案管理过程中，单位没有按照信息化社会的发展需要对管理模式进行变动。尽管中小学单位在办公的过程中推进无纸化，但是实施情况较差，在录入人事档案信息的过程中还是过于依赖传统的纸质管理形式，并没有将所有的资料录入职工信息资源库中。

第五，人员能力不足。人事档案管理对工作人员的能力水平有较高的要求，其需要具备较强的专业能力，否则会影响综合工作的开展。当前的中小学单位档案管理人员经常存在转岗问题，这就要求档案管理人员在极短时间内适应新的工作环境和工作方法，导致其专业性难以得到保障。工作人员在进行管理交流的过程中不严谨，部分负责档案管理工作的人员在能力水平上存在不足，可能会产生档案丢失或者遗漏等问题，难以在短期内提高中小学单位档案管理效用。

二、提高中小学单位人事档案管理水平的路径

第一，完善管理体制。在开展人事档案管理工作的过程中，中小学单位需要完善管理体制，集中开发档案管理信息，对管理的形式进行优化。管理工作的开展需要以管理体制进行约束，防止管理人员在行为表现上过于随意，影响管理效率。中小学单位在综合发展的过程中需要满足现代化社会的发展需求，对人事档案进行社会化管理，推进管理部门的社会化发展。就管理体制而言，其中需要具备规范管理人员行为的条例，对人事管理部门进行体制上的改革，保证管理工作的缜密性，提高综合管理水平，减少问题的产生。

第二，加大资金投入。资金的投入能够给中小学单位档案管理工作的开展提供设施保障，保证档案管理能够以性能优良的设施为基础。部分中小学单位在开展档案管理工作的过程中缺乏先进的设备，导致管理工作的开展受到限制。在当前社会不断进步的背景中，部分中小学单位的人事档案管理设备存在老化现象，存在较大的缺陷，影响管理工作的开展。因此，中小学单位需要加大资金投入，购入专业设备，在开展档案管理工作的过程中不断优化，提高综合管理效用。

第三，档案管理电子化。档案管理电子化是档案管理工作的主要趋势，能够提高档案管理质量。传统的纸质档案管理虽然能够在较大程度上提高档案管理安全性，但无法实现较好的档案管理目的。而且纸质档案管理相对来说比较烦琐，在整理的过程中经常会遇到较多的问题，导致工作的开展受到阻碍。电子档案管理不仅能够避免这些问题，使电子档案存储的过程中更加简单，还能够加强对其的优化处理。因此，中小学单位在开展档案管理工作的过程中可以将其电子化，使用电子系统提高综合管理效用。

第四，档案管理信息化。信息化管理能够提高档案管理的时效性，促进中小学单位工作改革的发展。在现代化社会发展的过程中，中小学单位对档案管理信息化的需求逐渐提高，在对工作人员的基础信息进行管理时，可以利用信息技术实现档案的共享，让工作人员在需要档案时，可以通过内部共享快速搜索相关信息。档案管理信息化能够通过信息化设备提高管理质量，管理人员可以利用扫描仪等信息设备进行数据管理，在管理的过程中更加科学、便捷。信息化管理的方式可以提高中小学单位档案管理的准确度，对工作人员的基础信息进行精确地记录，防止在利用档案时出现差错。

第五，提升人员综合素质。工作人员是中小学单位开展相关工作的核心，其在工作中需要提高自身对档案管理的认识，加强综合能力水平，为档案管理工作的开展提供基础的劳动力。尽管现代化档案管理不需要过多地利用人力，但是还是不能忽视人在其中的主体地位。管理人员要针对档案管理进行系统的认識与培训，提高其对管理工作的认识。管理人员需在工作的同时不断充实自己，掌握更多的专业理论及实践知识，对已有的专业知识进行更新，与时俱进。中小学单位在聘用档案管理人员时，需要对其综合能力进行考核，以严格的标准提高管理人员的综合水平，并且做好职业素养考核，提高管理人员的团队意识，为单位的综合发展谋福利。

中小学单位档案管理还存在一定的不足，在长期工作及改革的过程中，可以通过某些途径提高其合理性。中小学单位需要加强对档案管理的重视，明确其在单位整体发展中的重要性，提高管理人员的综合素养。如果要使档案管理逐步向系统化、电子化、信息化等方向发展，就需要提高工作人员的综合能力及水平，中小学单位负责人也需要予以重视。

参考文献：

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[2]贺 娟.新时期事业单位人事档案管理创新路径探讨[J].文化创新比较研究，2018（8）：160-161.