事业单位档案管理信息化发展初探

金菁

【摘 要】随着信息技术和网络技术的蓬勃发展，事业单位的档案管理工作也面临全新的发展局面，怎样实现事业单位的信息化档案管理也成为一个值得认真思考和解决的问题。本文主要运用文献资料法与逻辑分析法，针对事业单位档案信息化发展问题展开研究，分析了事业单位档案管理信息化的重要作用，探讨了新时期事业单位档案管理信息化发展的重要策略，旨在为事业单位档案管理工作的更好开展提供一定的理论参考。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化；策略

伴随网络信息和市场经济的飞快发展，事业单位的档案管理在计算机技术全面发展的背景下呈现出信息化的发展趋向。所以，新时期实现事业单位运作、办公工作效率的提升，以及档案管理工作的信息化发展已经成为事业单位发展的首要任务。笔者试图从分析事业单位档案管理信息化发展的重要作用出发，探究出事业单位档案管理信息化发展的重要策略。

1 事业单位档案管理信息化的重要作用分析

网络技术的发展以及档案管理相关软件的研发，给我国事业单位档案管理工作的信息化发展奠定了良好基础。从信息技术和档案管理新型软件的发展来看，笔者对事业单位档案管理信息化存在的重要作用做出了如下的分析。

1.1 事业单位档案管理信息化发展能够永久保存事业单位的档案信息

事业单位的传统档案管理方式主要是利用纸质的档案来对信息进行保存。但是纸质档案存在一些不可避免的弊端，一方面在对信息查询时十分不便，另一方面就是很容易受到天气因素的影响。同时，在潮湿的环境下纸质档案很容易发霉，一旦纸质档案发霉，那么原本的档案信息就不能够继续保存，这也就意味着许多重要的档案信息很有可能会从此消失。

实现事业单位档案管理的信息化发展以后，就能够成功地备份档案信息，同时在电子磁盘中将这些档案信息储存下来，这样在使档案信息储存空间得到节省的同时，也提升了档案信息存储的永久性，因为电子版的档案信息是不会受天气因素影响的。

1.2 事业单位档案信息化发展能够方便查询事业单位的档案信息

事业单位的传统档案管理工作是比较复杂的，对一份档案信息进行使用或查询往往会经过十分繁琐且复杂的程序。实现事业单位档案管理的信息化以后，就能够按照关键词汇对自己所需的档案信息进行及时的查询，具有用时少，操作程序简单的重要特征，除此之外，对于事业单位的档案信息也能够随时随地的进行查询。

2 事业单位档案管理信息化发展的重要策略探究

事业单位档案管理的信息化发展对于人才管理机制的优化具有十分重要的意义，有利于事业单位对职工人员更好地进行考核与培养。探究事业单位档案管理信息化发展的重要策略，对于充分地发挥档案管理信息化的重要优势有着一定的促进作用。

2.1 对事业单位工作人员加强专业技能培训，提高他们的综合素质

在事业单位档案管理信息化发展中档案工作人员的综合素质与专业技能占据着十分重要的位置，档案管理信息化发展进程受到工作人员综合素质的直接影响。所以，事业单位在实行职工档案的信息化管理过程中需要对档案管理人员加强专业技能的培训，使他们能够不断地提升自身计算机和信息平台的使用技术，进而使自身的综合素质得到提高，对事业单位档案管理的信息化发展进行有效地推动。

2.2 对事业单位档案管理的信息化发展加大资金投入

在事业单位档案管理的信息化发展过程中不断地加大资金投入，能够有利于对档案管理过程中所相关的各种软件设备和硬件设备进行更新，不断地完善事业单位档案管理工作，推动事业单位档案管理的信息化发展进程。

2.3 对事业单位档案管理中的应用软件要尽量地完善与开发

在事业单位档案管理信息化发展过程中，对于相关的应用软件也要给予足够的重视，对所需的软件要及时的进行配备与开发，只有这样才能够对事业单位档案管理的信息化发展起到一定的促进作用，保障事业单位档案管理信息建设的有效进行。

2.4 对事业单位档案管理信息化发展平台加强建设推广模式

对事业单位档案管理发展平台推广模式进行构建，主要是为了能够将更加优质的服务提供给广大的信息需求者，所以，在事业单位档案管理工作开展的过程中，相关的管理部门对于档案管理信息发展平台要加强推广与宣传，这样才能够使档案管理信息化发展平台的知名度与影响力得到提升。除此之外，还需要对一些规模较大企业中先进、成功的档案信息管理经验进行借鉴，通过提高信息化管理平台的使用效率，来实现事业单位档案管理的信息化发展。

2.5 对于事业单位档案管理信息化发展领导要加强重视

对于事业单位档案管理信息化发展的重要性领导要高度重视，将此项工作作为一项重要内容来开展。一方面，必须要重视档案管理的保密性工作，档案管理工作室需要在一个安全、隐蔽的地方建立，同时工作人员还要将窗户和房门及时地加固，保障档案信息一定程度上的安全性。档案管理办公室需要一个专人来进行看管，对于同档案管理不存在关系的人员要严格禁止出入，如有需要，则必须要做好相关登记工作。另一方面，领导部门需要对档案管理人员定期的开展专门培训，只有这样，才能够提高他们的业务水平，使其能够胜任档案管理的重要工作。

3 总结

事业单位档案管理的信息化发展是信息时代背景下档案管理的必然发展趋势，能够与我国市场经济的发展和社会的进步相适应，对我国事业单位优化人才管理机制具有十分重要的作用。新时期事业单位的档案管理信息化平台需要不断地使用有效的措施来推进，这样才能够对事业单位档案管理工作的顺利开展做出保证，进而使事业单位档案管理的多元化发展得以实现。

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