全面质量管理体系内部整合与探讨

罗霞

如今在调结构、稳增长的经济新常态下，很多的企业都为了提高自身的竞争力以及有效的规避风险来执行两种管理体系，即内部控制制度与ISO9000质量管理体系.但是，问题在于企业使用的这两种管理体系很难形成一种合力，所以就会使得企业面临很多难以解决的问题。这篇文章主要围绕内部控制制度与ISO9000质量管理体系这两种管理体系来展开讨论，内容涉及到了两种体系并存的问题，同时还分析了两种体系整合的必要性，并为整合提出了具体的方法。

整合的必要性

两种体系的主管机构各自为政。质量管理体系与内部控制两个体系之间互相独立，无论是体系的设计执行还是体系的监督控制等都没有将两个体系很好的联系在一起，整合性不够，这是因为质量管理体系是由质量管理部门负责的，但是内审部门以及财务部负责内部控制部门的管理，这样就使得两者之间缺乏交流，所以独立性很强。在对制度进行编写的时候，这两个体系的管理人员都会按照自己的专业基础进行管理，所以导致两个体系之间存在着很多的问题，内容重复而且矛盾也很多；在制度执行的时候，负责两个管理体系的两个部门之间交流较少，各自进行各自的工作，所以经常会出现管理上的交叉于重复，最终导致管理效率低下，还会造成资源浪费等；当制度体系更新时，又会出现两个管理体系同步不及时的问题；若是管理出现任何问题，机构与部门之间互相推脱责任，导致问题难以解决。

文件内容相似。ISO9000体系的三级文件分别是质量手册、程序文件以及作业指导书。而内部控制体系则形成内部控制手册。尽管两个体系之间是有不同的，但是主要内容还是讲企业的业务流程作为最基础的，然后寻找关键点对其加以控制。这样造成了两类文件管理同一工作流程等问题，所以就会出现不同的两套记录文件，也就出现资源浪费的现象。

职责权限不一致。因为不同的管理制度对于职责范围以及手续要求都是不一样的，所以，这就很容易出现职责交叉的现象，对管理工作造成影响。若是在控制的时候没有做好分权平衡的工作，那么就会导致企业管理和监督、权利的泛滥，还会出现舞弊等问题，使得企业的控制效率低下。

监督与审核程序繁琐。两种管理体系分别有不同的监督审核体系。其中，质量管理体系的审核包括内部审核和外部审核；内部控制的审核则有内部评价和外部审计。因为现在使用的这两种制度并存，所以就会导致企业不停地进行监督评审等，这样一来对员工来说就是增加了压力，使得他们的工作量加大了。所以，为了解决这些问题，就很有必要对两种制度进行整合。一些多头重复管理的问题可以通过部门整合的方法来进行解决；为了减少文件资源的浪费，使员工明确岗位职责与业务流程，可以编制一套制度文件；内部审核的整合可以很好地降低监督检查的次数，从而减轻工作的压力以及复旦。综上所述，对两种制度进行整合的作用是非常大的，整合之后可以减少企业之间的矛盾与冲突，对工作效率的提高也是有帮助的，还可以从很大的程度上降低企业的成本，整体来说，可以提高企业的核心竞争力。

整合的方法

机构整合。机构整合之后需要由企业的高层管理人员进行管理企业机构，对整合后的体系以及制度等工作都需要进行统一管理。比如说，分析企业的工作流程以及准确识别企业工作中的风险等，并对风险进行有力的控制，除了这些工作之外还包括编写整合后的文件等，或者是对审核之后的审核控制等工作。其实，有两种方法可以对机构进行整合，第一是增设新的部门，由最初的负责内部控制以及管理工作的工作人员负责新的部门工作。第二是改造现在的质量管理部门以及审计部门，改变原来的单一的工作内容，使得工作范围更加广阔，既可以参与质量管理的工作，又可以负责内部控制工作。

文件整合。因为质量管理体系对于文件有着很严格的要求，对于文件的一些标准以及规定等都可以运用于两者文件的整合之中，所以，质量管理体系文件的规定等就成为了文件整合的标准，同时，在质量管理体系的文件中还包含了内部控制的管理手册中一些具体的内容要点，这样一来，编制出来的文件就是既包含了内部管理体制的内容，同时又有质量管理体系的内容，最终可以编制出非常全面具体的文件。

（1）全面管理控制手册整合。全面管理控制手册不仅包括企业质量管理，同时还包含着内部控制要求，是一部的纲领性的文件，以ISO9000质量手册为基础，其中有内部控制手册中“总则”以及“公司层面”部分内容。

通过对比质量管理体系和内部控制在管理控制手册范围，可以看出这两种体系之间内容有很大的相似之处，所以，对于一些相同的内容，我们可以对其加以整合，至于一些存在差异的内容，我们可以取其相同的地方进行合并，然后，对于不同的地方分别予以保留。这样，进行整合完毕之后，就可以形成一套非常具体的全面的管理控制手册。还有特别需要注意的是，应该把人力资源和测量分析等内容进行整合然后放在程序文件当中，这是因为这些内容关系到具体的业务流程。

（2）程序文件整合。整合后的程序文件是企业全面质量控制手册的第二级文件，它可以满足质量管理与内部控制要求，同时，整合后的程序文件还规定各职能部门之间相关职能和完成活动所需的途径。

企业在实际的工作中是可以及时的寻找工作中存在的业务流程以及与其对应的一些风险问题，并且将发现的这些问题等分别与现有的质量管理体系程序文件进行对比，这样，就可以发现工作中存在的问题以及风险，按照质量管理体系文件的要求及时的解决这些问题。

（3）作业指导书的整合。作业指导书是对程序文件的细化补充文件，它作为企业全面质量控制手册中的第三级文件，主要是仔细的描述具体的作业活动的标准操作流程与方式等，这主要的目的是为了有效的控制作业流程。所以，需要依据程序的文件来对作业指导书进行统一的整合，首先准确的识别业务流程中的作业指导文件等，然后将程序相同的指导文件进行整理归纳等，最终可以形成一套与程序文件一一对应的作业指导书。

内部审核整合。尽管已经对文件制度进行了有效的整合，但是，内部审核与管理评价的内容都是不一致的，所以每项工作的要求还是不同的，所以，对于这种情况，企业是可以让整合机构负责审核与评价管理的工作，同时，还可以对工作人员进行专业技术培训以及指导，使其充分了解ISO9000质量管理的内容，不仅包含审核工作的任务还包含评价的工作内容，这样可以减少检查的频率，还可以减轻工作的复旦，从而提高工作的效率等。

企业在质量管理体系框架内整合内部控制时，形成企业全面管理体系是非常有必要的。企业除了要做好内部控制与质量管理的工作，还需要重视内部控制与ISO9000质量管理体系的整合工作，因为这样可以形成一体化的全面管理体系，从而形成一套统一的管理体系与制度，对工作效率的提高也是有很大的帮助的，还可以在很大的程度上降低管理的成本，最终的目的是提高企业的竞争力。

（作者单位：河南省商丘市民权县质量技术监督检验测试中心）