新媒体环境下档案信息服务方式探讨

◎王 丹

档案信息资源作为一种具有权威性的信息资源，在科学研究和经济建设等各类活动中具有特殊的资源优势，它不仅是新媒体广泛传播的重要信息之一，也是新媒体信息服务的重要组成部分。互联网技术的迅猛进步给传统的档案信息服务方式带来了巨大的冲击和影响，网络化服务逐渐取代传统的档案信息服务方式，发展成为主要的档案信息服务渠道。新媒体具有的广泛的开放性和深度的参与性，以及在信息传播中可以复合使用的特点，使档案信息传播的范围和影响力得到极速扩张，传统的、被动的、手工的档案服务方式正逐渐被现代化的、主动的、自动化的档案信息服务方式所取代。下面就新媒体环境下的档案信息服务方式略作探讨。

一、新媒体与档案阅览服务

传统的档案阅览服务是最普遍和最主要的服务方式，是指档案利用者在档案馆或档案室开辟的特定场所直接查看档案原件或接收档案信息的一种服务方式。随着新媒体的迅速发展和互联网技术的全面覆盖，档案阅览服务也逐渐走向数字化、网络化。新媒体环境下的档案阅览服务不仅通过网络让档案利用者直接阅览一次信息，包括档案摘要和全文，还可以向利用者提供深度加工后的档案信息，满足档案利用者对档案信息广度和深度的更高要求。同时，在新媒体条件下，还可以利用网站和数字电视等新媒体形式宣传新开放的档案和政府公开信息，介绍馆藏，邀请专家或社会公众对档案利用事例进行评论，来激发利用者的阅览兴趣，从而起到指导阅览的作用。

与传统的到馆阅览服务相比，新媒体环境下的档案阅览有以下转变：一是使阅览对象由纸质载体信息变为计算机、手机等媒体上的数字化信息；二是阅览服务由简单的传递载体服务提升为在档案信息深加工基础上的信息服务；三是阅览空间不再限于封闭的实体档案馆，而是转变为开放的虚拟数字空间；四是阅览的目的从获取特定的档案信息用于单一用途变为获取档案中的信息知识，可以充分发挥档案的潜在价值。

二、新媒体与档案检索服务

档案检索服务是对档案信息有系统地进行存储，根据利用者的需要进行查找的一种基本业务工作。档案信息存储是查找的前提，是将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排形成检索工具的过程。而档案信息的查找是存储的目的，是利用检索工具搜取所需档案的过程。档案检索服务是连接档案收藏与利用之间的环节，本质上是一种利用服务方式，是开发档案信息资源的必要条件。在新媒体环境下，可以利用先进的互联网技术突破传统档案利用中难以克服的时空障碍，用高效的检索工具实行远程检索，降低检索成本，提高工作效率。

新媒体环境下，档案信息的网络检索服务是当前社会的必然趋势，与传统手工方式相比，具有明显优势。一是信息储存量大，随着数字技术的迅速发展，信息存储技术可以使信息存储载体保存海量的数字档案信息。二是检索的速度更快。依托计算机强大的数据处理能力，现代检索技术发展迅速，网络档案检索在输入检索词后几秒内就可以得到检索结果，如果是批量检索，速度效果更加明显，与传统检索方式有天壤之别。三是检索方便，不受时空和人数限制。通过互联网和移动互联网，可以不分时间和地点，随时通过网络为档案利用者提供检索服务。

三、新媒体与档案咨询服务

档案咨询服务是档案管理人员根据利用者提出的各类问题，利用各种检索和参考工具及有关档案资料，对档案内容进行分析和处理后，以解答问题的形式，有针对性地为档案利用者提供档案知识、信息和有关档案情报，并在利用者利用档案时给予指导的一种服务方式。传统的档案咨询服务通常是档案工作者面对面地交流或通过电话沟通，途径有限，效率不高。新媒体技术的发展拓展了档案咨询服务的途径，可以通过电子邮件、网络论坛、微博及各类社交网站实现，特别是具有互动功能的新媒体形式，不仅扩展了咨询服务的内涵和外延，提高了咨询效率，还可以通过个性化的沟通，增强利用者的参与度，提高社会档案意识。

新媒体环境下的咨询服务通过网络技术保障了档案工作者与利用者之间信息交流的畅通，可以为利用者随时随地提供咨询服务，具有很强的实时性。通过新媒体提供的咨询服务不仅可以实现一对一、一对多的信息传播方式，还可以实现多点对多点的互动服务，通过双向和多向互动咨询服务，利用者可以创造自己的表达，更好地寻求自己需要的信息。通过微信等移动社交新媒体形式，可以实现可视化的信息交流与传播，采用这些新媒体形式开展的档案咨询服务，还可以随时给利用者提供可视化的咨询服务和指导服务。

四、新媒体与档案编研服务

档案编研服务档案工作的重要内容，是档案信息开发的重要组成部分。由档案管理机构按照特定的题目，充分研究、分析档案内容后，对档案信息进行查选和不同层次的编辑加工，按特定专题输出档案信息或加工编纂后的知识成果，以出版等多种传播形式主动、科学、广泛地向社会各方面提供档案信息，以满足社会档案需求。通过编研服务主动对档案信息进行深加工，可以为利用者提供全面、综合的信息，缩短利用者收集信息的时间，在利用档案信息的广度和深度上都有很强的实用性，扩大了档案的影响力。

新媒体环境下的编研服务具有传统档案编研服务无法比拟的优势。一是全面的开放系统。在新媒体环境下，通过网络沟通交流，利用者可以参与到编研过程中来，编研者可避免工作的盲目性，同时，通过网络可以查找分散在各地的与编研主题相关的档案信息，使档案编研的主体和客体都具备了开放性。二是网络技术使新媒体环境下的编研服务具有了社会性，通过网络可以更加便捷地征求意见和获取档案信息，扩展编研成果的传播途径，进一步增强了编研服务社会性。三是服务的时效性，网络的即时性、交互性和不受时空限制的传播性极大地简化了编研过程，缩短了出版周期，提高了档案编研服务的时效性。

五、新媒体与档案宣传服务

档案宣传服务是通过向社会大众传播与档案或与档案工作有关的信息和思想来影响人们行为的过程及具体服务方式。传统的档案宣传方式一般为口头宣传、档案展览或运用报纸、电视、广播等传统媒体进行宣传。这些形式传播覆盖面窄，传播速度慢，社会影响力较小。新媒体的出现和发展，使档案宣传模式和理念都发生了变化，新媒体便捷、高效、开放的传播优势，在档案宣传服务中发挥着巨大的作用。

与传统档案宣传相比，用新媒体进行宣传服务，可以用视频、图像、音频丰富宣传内容，让服务方式更生动。通过新媒体提供的交互式的沟通方式，可以更好地适应受众的接受习惯和文化观感，用生动的形式来增强宣传效果。新媒体环境下，还可以做到让宣传信息不受时空的影响，保持动态更新，做到实时传递最新的档案信息，增强了档案宣传的时效性，扩展了宣传的传播范围。

综上所述，新媒体的发展改变了档案信息服务的理念和方式，档案信息服务领域具有广阔的发展空间，档案工作者要充分利用先进的互联网技术，通过各种不断涌现的新媒体形式来创新档案信息服务的方式，拓展服务范围，提升档案信息资源的利用效率，最大限度地发挥档案信息的社会效益和经济效益。