新形势下事业单位档案管理及服务模式的创新路径

李涛

摘要：事业单位在日常工作中产生的一些文件、资料，其中有保存价值的经过整理、收录后，形成档案。这些档案不仅需要进行专门的管理，而且还需要通过挖掘档案潜在的参考价值，为事业单位各项工作的开展提供经验借鉴，发挥其服务功能。在事业单位深化改革的新形势下，档案管理的思维理念、服务模式也需要动态的创新。除了要重视专职档案管理队伍的建设外，还要统筹做好管理制度的完善工作，通过多措并举，致力于提高事业单位档案管理与服务水平。

关键词：事业单位;档案管理;服务模式;业务素养

一、新形势下事业单位档案管理的新要求

（一）更快的工作效率

事业单位承担着较多的公共服务职能。随着改革的不断推进，事业单位日常运行中产生的档案数量呈现出递增趋势，档案管理工作压力增加。在这种背景下，迫切要求通过创新管理模式，以及采用新的管理技术，用更高的效率完成文件资料的收录工作，档案的管理与借阅工作。另外，一些珍贵的纸质档案由于只有一份原件，在管理过程中还要注意谨防纸质档案丢失、破损，对档案管理工作的细致性也有特殊要求。因此，新形势下的事业单位档案管理工作，必须要做到兼顾效率与质量。

（二）更高的服务质量

档案管理工作具有双重内涵，其一是对档案资料的“管理”，主要是做好档案收录、存放、借阅等;其二是对档案资料的挖掘和利用，通过借鉴其中的一些信息，发挥其“服务”作用。以往的事业单位档案管理，多数情况下只重视了管理工作，而没有做好服务工作，没有真正体现出档案的价值所在。在新的形势下，要求工作人员要坚持做到以管理为辅助手段，以提高利用价值为目的，提高服务水平和服务质量，将档案的借鉴与参考价值发挥出来。

二、现阶段事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理的方式方法有待创新

在新的形势下，档案管理的手段和服务模式都应当体现出时代特色，才能更好地满足于新时期事业单位档案管理与利用工作的开展要求。经过调查发现，现阶段还有一些事业单位，无论是在文件资料的收集与归档，还是档案文献的保存与管理中，采用的方式方法没有创新，这种以人工为主的工作模式，一方面是需要占用较多的人工，无形中导致了事业单位人员冗余，而且也会增加财政负担;另一方面，无论是效率还是质量也不能满足当下的工作要求。例如人工收录资料和进行归档时，容易出现纸质档案缺页、丢失的问题。

（二）专职档案管理人员数量不足

档案的数量会随着事业单位工作年限的增加而不断累积，因此档案管理的任务量会呈现出逐年递增的趋势。但是由于编制有限，事业单位几乎没有与时俱进的扩大档案管理队伍。事业单位大多数在岗的档案管理人员基本上身兼数职，在这种情况下，档案管理部门就存在着人手不足情况，而且部分档案管理员仅仅是依据自身的经验从事工作，缺乏专业的档案管理知识，不了解档案管理的文件归档整理要求、归档范围以及基本操作规程。

三、新形势下档案管理及服务模式的创新路径

（一）完善档案管理制度，落实档案管理责任

事业单位的档案不仅数量多、管理压力大，更重要的是档案本身具有珍贵的价值，这也就决定了必须要保证档案管理本身的规范性与严谨性。为了达到这一目标，要求在新形势下，事业单位应当给予自身的实际情况，以及档案管理的具体要求，制定符合时代要求、具有时代特色的新的工作制度。例如，在制度中要进一步强调管理人员的责任，真正强化在职管理人员的责任意识，确保珍贵档案资料不丢失、不破损，保证其使用价值的发挥。

（二）树立创新思维，提升档案管理队伍业务素养

档案管理要求从业人员既要具备专业的档案管理知识，还要拥有细心、踏实、耐心等基本素质。因此，事业单位在开展人力资源培训时，也要分别从两个方面开展工作：第一個层面，是要结合新形势下对档案管理提出的新要求，提供充足的培训机会，或是鼓励在职档案管理人员进修学习，让自己的专业技能得到提升，从而更好地满足岗位工作要求;第二个层面，则是考察管理人员的职业道德方面，通过做好培训工作，要提升职业素养，强化服务意识，为档案借阅人员提供耐心、热心的服务，履行好一名基层档案管理人员的职责。

（三）新技术、新设备在档案管理及服务中的应用

为了减轻工作压力，同时也是为了进一步提高服务水平，档案管理人员可以借助于一些新技术、新设备，辅助完成档案管理及服务工作。例如，近年来信息技术在档案事业中发挥了独特的应用价值，在事业单位的档案部门，引进信息管理系统，可以通过扫描录入的方式，将纸质档案转变成同样内容的电子档案。然后将档案的目录统一列入到数据库内，这样在查阅档案时，只需要输入关键词，就可以直接从数据库内找到相应的档案，减少了使用者的等待时间，达到了优化服务的效果。

结语

事业单位的档案管理要做到与时俱进的创新和调整，才能在提升管理效率的前提下，更好地发挥档案服务价值。为了达到这一目标，事业单位应重点做好制度建设、人才培养和新技术运用等综合工作，不断总结工作经验，制定出符合自身发展的创新服务模式，从而提升工作效率，为事业单位的深化改革和可持续发展提供动力。

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