浅谈如何做好煤炭企业人事档案管理工作

刘丽丽

人事档案管理工作是人事管理工作的重要组成部分，不仅能为人事工作提供可靠的依據，还能为企业今后在发现人才、使用人才和管理人才的过程中发挥重要作用。人事档案管理作为人才选拔和培养的一个重要部分，不断优化人事档案管理将给企业带来积极的影响。人事档案是在人事管理活动中形成的，记录和反映个人工作经历和德才表现，以个人为单位组合起来以备考察的文件材料，是全面历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据，是人才信息的重要载体和选拔人才的重要工具。加强人事档案管理，管好用好人事档案，充分发挥人事档案的资源优势，能更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，对人才资源开发和单位的发展具有重要意义。

一、创新人事档案管理理念

基于新时期背景下，以往以保密为主的管理方法已不能满足企业人事档案管理的需求。为此，人事档案管理者需要积极转变管理理念，树立新兴的服务意识，增强档案管理工作的实效性，从单一的收集归档变成主动开放的应用档案的理念。在人事档案管理中，需严格遵守以人为本的原则，充分发挥档案管理者的积极性，转变以往的档案管理模式，让人事档案管理同企业人事工作同步，创造新的工作局面。一些单位领导对人事档案管理工作重视不够，认为人事档案管理无足轻重，把人事档案管理作为附属性工作。在这种错误意识的影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，档案工作没有计划，档案管理没有安排，档案管理工作得不到应有的保障。同时个别档案管理工作人员责任心淡薄，档案管理工作常常处于被动应付的状态，严重制约着人事档案工作服务功能的正常发挥。为此要进一步更新领导的工作理念，从传统的认识误区中走出来，充分认识人事档案管理的重要性，把人事档案管理作为干部人事工作的一项重要基础性工作来抓，不断强化档案管理意识，把握人事档案的社会价值，本着对组织和个人高度负责的态度，进一步加强人事档案管理工作。要不断完善人事档案工作责任制和奖惩机制，对于工作完成出色的给予奖励，对工作不力的予以相应惩处，不断强化档案工作人员的责任心，提高工作积极性。要突出工作重点，找准档案管理工作重心，实现档案工作从约束管理向服务管理的转变。要把人事档案的工作重点转移到服务单位的改革发展上来，要从服务干部工作大局出发，认真做好人事档案管理工作。

二、加强完善人事档案工作制度

目前一些单位管理制度不健全，档案保管场所、经费和人员投入不够，档案管理工作得不到应有的保障，严重制约了档案管理工作的正常开展。为切实加强档案管理工作，必须建立完善档案管理规章制度和业务规范指导体系。人事档案管理工作是一个动态发展过程，在人事档案材料的收集整编、档案材料的鉴别利用、档案移交和转递、档案登记借阅和检查等各个环节中都要建立相关的管理制度，并在实际工作中不断修订完善，确保人事工作的政策性和纪律性、人事档案内容的连续性和完整性、归档材料的真实性和科学性。要加大现代化管理进程中软硬件的投入力度，严格按照《干部档案工作条例》规定，建立高标准的、防火防潮防盗专用档案库房，配置铁质档案柜，要在库房内设置空调、通风、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防光、防潮、防盗、防蛀、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。要加快档案保护的现代化，为社会提供高速快捷和全方位的专业服务。

三、要充分、合理、安全地使用人事电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

四、切实提高人事档案管理人员的素质

现代化的设备需要人来操作，人事档案工作信息化需要人来实现。人事档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响人事档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。首先，人事档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使人事档案工作人员要学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对人事档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握人事档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从人事档案管理现代化发展趋势看，人事档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。人事档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才 ，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。