浅述档案用户的基本类型及其心理特征

王璐璐

（宁安市妇幼保健院 黑龙江 宁安 157400）

浅述档案用户的基本类型及其心理特征

王璐璐

（宁安市妇幼保健院 黑龙江 宁安 157400）

档案用户即档案利用者。凡具有利用档案信息资源条件的一切社会成员都属于档案用户的范畴。在档案服务过程中，用户是档案的主体，是档案信息的最终授受者。社会活动的复杂、社会分工的细密、决定了档案用户的多层次、多类型。笔者认为，对档案用户的基本类型及其心理特进行分析研究，是十分必要的，必将有助于档案工作的深入开展。

档案用户；基本类型；心理特征

档案用户即档案利用者。凡具有利用档案信息资源条件的一切社会成员都属于档案用户的范畴。在档案服务过程中，用户是档案的主体，是档案信息的最终授受者。社会活动的复杂、社会分工的细密、决定了档案用户的多层次、多类型。笔者认为，对档案用户的基本类型及其心理特进行分析研究，是十分必要的，必将有助于档案工作的深入开展。

一、档案用户的基本类型

1.以是否具有需求行为划分，可分为现实用户和潜在用户。可从两个方面来理解：其一，从档案的宏观利用来分析，已经向档案部门显示出利用需求的可以称为现实用户；而由于自身条件的束缚及其他因素的影响，尚未向档案部门显示出利用需求的可称为潜在用户。其二，从档案的微观利用来分析，正在利用档案信息的可称为现实用户；将要或可能利用档案信息的可以称为潜在用户。档案部门在开展档案利用工作时，不仅要考虑到现实用户的档案需求，还要考虑到潜在用户的档案需求。因为每一个潜在的用户都有可能在将来的某一时刻转化为现实用户。

2.从组织结构上划分，可分为个体用户和群体用户。个体用户是指在自身的工作和生活中遇到问题时，以个人名义要求提供档案服务者。群体用户是指以机关、团体及社会组织的名义要求提供档案服务者。个体用户的档案信息需求是档案工作用户研究的基础。这一点可从两种角度来剖析，从静态的角度分析，特定时期个体用户的档案信息需求是由他们所扮演的多种社会角色所决定的。从动态的角度分析，不同年龄阶段个体用户的档案信息需求的结构和重点是不同的。但是，我们决不能只重视个体用户的档案需求而忽略了群体用户的档案需求。虽然从形式上看档案馆（室）的服务对象大多为个体用户，但这些个体用户彼此之间都有这样那样的联系或共同的“归属感”，这种归属感使群体内部成员彼此认同，并使成员与非成员之间有所区别。

3.按用户的职业、专业和承担的任务来划分，可分为组织管理用户、理论研究用户、工程技术用户和一般用户。组织管理用户是指为组织和管理社会政务活动而查阅档案信息的党政机关、企事业单位、社会团体和组织。理论研究用户是指通过查阅档案信息，进行科学理论研究的组织和个人。工程技术用户是从事应用型工程技术项目的研究和设计而产生档案信息需求行为的组织和个人。一般用户既包括从事一般性业务工作的人，也包括临时性利用档案信息解决一般问题的个人。

4.从需求时间上来划分，可分为长期用户、短期用户和随机用户。长期用户是指对档案信息有长期需要的利用者，一般是科学研究人员、工程技术人员和组织管理人员。他们都需要长期利用自己本单位或与本单位职能有关的档案信息，以便使自己的工作在过去的基础上有所提高和促进。短期用户是指对档案息有短期需要的利用者。他们一般是为了某些短期的中心工作，如落实政策、人口普查、编史修志、完成某项研究课题等，需要在一定时期内大量查阅档案信息。

5.从需求内容上来划分，可分为文书档案用户、科技档案用户和专门档案用户。文书档案用户是指主要利用文书档案信息的利用者。他们一般是组织管理人员、社会科学工作人员等。科技档案用户和专门档案用户是指主要利用科技档案和专门档案的利用者。他们一般是自然科学与社会科学工作者、工程技术人员等等。

二、档案用户需求的心理特征

档案用户的心理特征是用户在产生利用需求以及实际发生利用行为时所产生的心理状态。档案用户心理特征直接影响到利用档案行为，也为档案馆的服务工作提供了参考指南。通过长期的调查分析得出，档案用户有以下几种基本的心理特征。

1.简单方便心理。这是档案用户最基本的心理特征，主要指档案用户对档案服务手续、方式和方法提出一种要求。由于传统的档案利用服务手续繁琐，常常需要亲自到档案馆的阅览室查档，所以直接导致了档案馆阅览室门庭冷落的现象。现代网络环境下，档案信息网络打破了时间和空间的限制，用户可以足不出户的利用档案信息资源，满足了用户简单方便的心理需求。

2.背景匹配特征。用户对档案信息需求的数量、内容、类型和质量要求总是和与其受教育背景、职业环境和个人爱好兴趣相关的。一般来讲，经常利用档案信息的人，受教育程度高；从事科学研究的用户，对原始档案信息的需求量大；学习型用户，对深加工的档案信息有相对多的需求；普通用户，对族谱档案或一些文化休闲类档案会产生强烈的兴趣。

3.用户焦虑的心理特征。用户焦虑是指档案用户对档案信息、档案馆产生的一种不了解、不信任、疑惑、谨慎的心理特征。造成这种现象的主要原因是由于我国传统文化和档案管理体制等因素，档案长期不为人们所知，人们想到档案往往会认为是“政治”和“机密”；档案馆也缺乏对档案工作的性质、意义、档案价值的宣传，因此导致公众对档案馆有一种“敬而远之”的心理。人们在利用档案的需求产生之后，由于这种焦虑会产生一连串的心理活动，如，档案能不能利用、有没有我要的信息、信息会是什么样、我会受到怎样的待遇等。这些心理特征，会对用户的行为产生强大的力量，阻碍潜在用户向现实用户的转化。

4.信赖权威的心理特征。社会档案意识在不同行业领域存在明显差异。一旦用户意识到档案是产生社会各方面原始记录，是真实的、可以信赖的文字资料，他们就会充分信赖它，就会产生利用档案的行为。如果，在利用过程中，档案在解决实际问题的时候，提供了权威可靠的信息，这个用户就会对档案产生一种信赖的心理，也会经常的利用档案，成为稳定的档案用户。

5.用户体验和从众心理。人们对档案服务工作的评价是通过自己亲身体会后作出的，决定今后是否继续利用档案。如果档案在用户解决工作、学习或生活中遇到的问题中，起到关键作用；或者用户对档案服务的其他内容感到满意，那么他有可能继续利用档案。反之，用户对档案工作感受很糟糕，那么这种印象将会一直伴随用户，他很可能选择其他的方式去利用信息。

6.需求评判心理。不同类型的用户对同一份档案的价值判断是不一样的。这主要和用户的需求有关系密切，符合用户需求的档案就被认为是有价值的。例如，同一份施工图纸，对工程设计人员和历史研究者的价值显然是不同的。