档案信息资源数字化与网络化管理

时间：2024-04-24

候雪雁

（黑龙江省大庆市红岗区伟业社区工作站黑龙江大庆 163511）

档案信息资源数字化与网络化管理

候雪雁

（黑龙江省大庆市红岗区伟业社区工作站黑龙江大庆 163511）

数字化、信息化、网络化社会体系的构建已成必然，这也为档案事业的进步带来新契机，为档案资源的现代化管理提供了借鉴依据。但面对如此社会时代，我们该如何抓住机遇，科学开发档案信息资源管理模式、推进档案事业进步已成为档案工作的重点。本文从档案信息资源数字化的意义入手，简单阐述了实现档案资源数字化、网络化管理的有关工作要点。

档案；信息资源；信息化；数字化；网络化

目前的档案管理工作而言，要想真正实现数字化、信息化与网络化管理，还有很长路程要走，需要从不同的社会角度分析，做更多的准备工作。其中，建立完善、科学的数据管理体系势在必行，因为数据管理体系的作用非常明显，它的质量同档案信息资源的共享有着密切关系，是满足用户资源共享需求的关键。基于此，档案管理人员必须要在结合有关工作现状建立科学、合理的档案信息资源库，并将此作为档案资源数字化、网络化管理的基础。

一、档案资源数字化与网络化管理意义

目前，我国许多行业都在一定程度上实现了数字化、信息化及网络化管理，这种管理制度的优越性、作用和意义也充分的显示了出来。档案信息资源管理正逐渐朝着多元化、综合化方向发展。目前国内许多部门和单位都已经实现了档案资源数字化、网络化管理要求，也让人们对档案资源数字化、网络化管理的认识更加深入。

（一）档案信息资源合理配置的必然结果

档案信息资源的数字化、网络化管理是实现档案资源科学、合理配置的关键，也是档案管理工作自身发展的必然选择。对于档案工作而言，它的主要目的在于充分的利用档案信息资源，让这些信息资源一方面为企业管理决策工作提供基础信息，另外也给社会主义现代化建设做应有服务。尤其在知识经济体系日益完善的新时期，经济、社会和时代的发展都不断提高资源需求，这也给档案资源的合理、便捷、准确、迅速提供提出了新要求，而网络技术的出现则有效的解决了这种问题，给档案事业的进一步发展提供了发展新机遇。

（二）当今城市建设的必然需求

目前，国家网络建设力度不断加大，城域网建设为主的各种局域网构建明显，它使互联网、局域网的链接变成可能，实现了档案与因特网沟通。目前，国内各地档案管理机构都在一定程度上实现了网络化管理，以计算机技术、网络技术为平台的档案管理策略被人们重视，且已经取得一定的成果。但就具体的网络化、信息化管理而言，其中信息的利用率仍然较低，存在很大的档案资源利用限制，大量的档案信息和资源仍然处于封闭状态。但就目前社会发展而言，如果将这些封闭的信息传输到网络供读者阅读，那么收益的将会是一大群人，这也能更好的让档案信息资源实现社会功能，为档案事业的进步提供生机。

（三）方便档案资源保存

随着网络化、信息化时代的到来，网络工程必然会更深一步的发展，这也必然会生成更多、更复杂、内容更丰富且具有保存价值的电子文件。这些电子文件在归档之后便会形成我们目前所说的电子档案。目前我国的电子档案已成为档案工作的主流，但就如何解决电子档案传输、交流、共享中的安全问题逐渐成为企业面临的新问题。

二、档案信息资源数字化、网络化管理要点

按照目前国内数字化、网络化和信息化发展思路构想，我国档案事业在未来两三年之内必然会实现档案信息资源数字化、网络化管理目标，并且其社会化管理水平也会全面提高。在这种时代背景下，要想更好、更全面建设档案信息资源的数字化、网络化就需要从以下方面进行分析：

（一）积极主动的将档案信息资源同网络技术结合

在档案管理工作中，工作人员要积极主动的将档案管理与网络技术、计算机技术结合，加快档案管理数字化、网络化发展进程。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。

（二）加快数字档案馆建设，努力适应飞速发展的档案利用需求

数字档案馆是新型文件和档案管理信息化的必然结果。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久。数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。

（三）档案信息资源数字化与网络化管理需要注意的问题

1.着重数据库建设

档案信息资源管理要想真正的实现网络化，第一需要做的就是数据库建设，因为数据库的主要功能就是存放档案信息，如果建设质量存在问题，那么，网络上的档案信息很难实现共享，也就失去了网络化管理档案信息的价值。因为如果数据库建设存在问题，网络用户在查找相应的档案信息时，无论什么样的检索要求都不能满足检索条件，这就给使用者带来了一定的困扰，还有些数据库存在重复建设的现象，造成了网络资源的严重浪费。因此相关人员要将管理重点放在数据库的建设上面，使其成为内容丰富并且使用价值极高的数据库。

2.电子文件的收集

电子档案与传统的纸质档案相比，优势的确很多，但是存在的技术会更多更复杂，有很多的影响因素阻碍其发展，面对着些问题，档案管理部门在现阶段很难独立完成，因此可以将电子档案信息的生成部门、档案管理部门以及计算机管理部门有效的结合起来共同来管理档案信息。