企业档案鉴定工作现状及发展完善初探

石月梅

（江滨农场综合档案室 黑龙江 萝北 154243）

企业档案鉴定工作现状及发展完善初探

石月梅

（江滨农场综合档案室 黑龙江 萝北 154243）

企业档案工作比较重视档案资料的收集、归档工作，档案进的多，销的少，即使销毁鉴定也是多以保管期限界定，很少对档案实体进行鉴定，致使档案鉴定工作滞后，档案鉴定是鉴别档案的价值大小、确定档案的保管期限、决定档案存毁的一个重要工作环节。档案鉴定工作是一项严肃、细致的工作，直接决定国家宝贵的文化财富的命运。因此加强档案鉴定工作具有重要意义。如何提高企业档案鉴定工作水平，保证档案管理规范化、标准化，笔者结合自身档案管理实践，谈几点拙见。

企业档案；工作；发展

一、企业档案鉴定工作的现状及存在的问题

1、多数企业档案工作缺少对归档文件材料的准确性鉴定。档案是各项工作活动的原始记录，但有时不一定是真实的记录。这是因为在文件材料形成过程中，人们受到客观条件的限制和约束及主观认识的干扰，有时不能全面反映历史真相，甚至夸大、缩小或歪曲历史事实，例如为了应付上级的检查，有意夸大工作成绩、统计数字的失真以及基建档案的图物不符等等。档案工作者不可能也不允许改正档案材料原件内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以指导档案利用者。

2、大多企业档案部门缺乏对归档文件材料的完整性鉴定。归档文件材料不完整，是长期存在的普遍问题。一是文书类的归档文件材料不完整，带有文号的文件本身接不起来、或少底稿或缺附件等。二是归档材料门类不全，不少单位除形成的红头文件归档外，往往很少有其他文件材料归档。大多企业的档案室除文书档案、会计档案外，其他门类的档案尤其是业务档案、专业档案，大都收集归档的不完整，使全面反映工作活动大打折扣。

3、企业档案到期销毁时没有对档案的利用价值进行评定。目前对档案利用价值的评定仅用保管期限来表示，而保管期限所体现的价值却是相对价值，档案的利用价值是由档案内容及其满足利用者需要的程度所决定的，文件归档鉴定是否正确、科学，最终要由档案利用实践来验证。但当前利用率低的档案不一定就没有价值，一段时间后有的档案则会显现出利用价值。

二、企业档案鉴定工作的发展完善

1、健全鉴定制度。健全的组织机构是完成档案鉴定工作的基本保证，我们要按照有关档案鉴定的要求，在组建本单位档案鉴定领导小组的基础上，针对鉴定内容涉及的相关专业，建立由领导、相关业务人员及有关专家共同组成的鉴定工作小组，对本单位的文件材料进行定期鉴定，以保证鉴定工作的客观准确。并制定可操作的鉴定标准及确定合理的归档范围。如2006年国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《文书档案保管期限表》就是鉴定工作的指导性文件和统一的鉴定标准。档案鉴定小组要根据各专业所涉及的内容，从全宗整体角度出发，本着对历史负责的态度，制定细化的鉴定细则，使鉴定工作更具操作性；确定归档范围的标准，关键是看保留下来的档案能否反映出本单位各个时期主要实践活动的真实面貌。在档案鉴定时还要确立统一的鉴定原则和标准，有组织、有领导、有计划地进行。进一步建立健全档案销毁批准与监销制度，制定《档案保管期限表》实行审批制度。档案价值鉴定是对档案未来作用的一种预测，具有一定的主观随意性，它受鉴定者文化知识和认识水平等方面的限制。鉴定者的素质往往决定档案室档案的命运，因此，档案鉴定者必须履职尽责、精通业务，要具备较高的档案专业知识和较强的业务水平，同时还要具有其他专业领域相关的知识。

2、把好归档鉴定关。企业档案鉴定工作的中心在档案室，重点在归档鉴定。企业档案室在接收文件材料归档时要对其进行保存价值的鉴定、准确性的鉴定、完整性的鉴定，把好案卷质量鉴定关。归档的过程是对文件材料价值的初步判定，是文件材料能否转化为档案的“资格审查”,是档案鉴定工作的第一个关口。对要归档的文件材料进行保存价值及保存价值大小的鉴定，并依此确定文件材料是否归档及保管期限的长短，这是常规性的工作。企业必须以国家规范性文件为依据，在细致周密梳理本企业生产、经营范围及各部门职责基础上，科学制定本单位统一的、具有可操作性的《文件材料归档范围和保管期限表》，并在征求各部门及有关专家的意见、进行充分论证和审批后方可施行。在文件材料归档时还要针对因工作疏忽将归档文件材料的某些标识如责任者、时间、正文与底稿、正本与副本、基建的图纸与实体，设备的图与物等诸多情况进行检查，然后由责任人进一步核实鉴别，并在案卷备考表中案卷检查人栏目签字。归档时责任人对围绕某项工程、某个设备、某个事件某项任务所产生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料页数、底稿及图幅的完整性进行鉴别并签字确认，以确保归档文件材料的完整性。

3、把好销毁鉴定关。档案价值是决定档案存毁的主要依据，档案内容是决定档案价值的主要因素。鉴定档案的价值，必须根据档案的完整程度、可靠程度及档案内容的可替代程度点等诸多因素，全面分析档案自身的有关特点，以科学地判定档案的价值。在鉴定档案价值时，还要充分认识档案的历史价值，即史料价值。档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程，对到期档案进行销毁时，要指定由专门的鉴定组织对到期档案进行鉴定，这是档案室的重要业务环节之一，需要建立专门的、具有权威性的鉴定组织，按特定的程序进行，这项工作应制定鉴定计划、鉴定原则、标准和运行程序，有计划地对到期档案进行鉴定，包括对档案价值评价和保管期限鉴定等。真正将有价值的档案保存好，将失去保存价值的档案销毁掉。所以说选留文件和划分保管期限是鉴定工作的实质内容，通过科学的鉴定，才能把有价值的文件材料转为不同保管期限的档案，使企业的知识信息精华得到有效保存。