档案保管及利用环节中保密工作的现状及对策分析

姚 爽

（鹤岗市采煤沉陷区综合治理办公室 黑龙江 鹤岗 154100）

档案保管及利用环节中保密工作的现状及对策分析

姚 爽

（鹤岗市采煤沉陷区综合治理办公室 黑龙江 鹤岗 154100）

档案管理工作对于我国经济建设的发展和国家的利益安全有着重大的影响作用。做好档案保管和利用环节过程中的保密工作是规范我国档案管理工作，提升国家经济建设安全性和各项事业安全性的重要方面，它也是保证一些机密和绝密等级的档案在保管和使用过程中安全性的重要方式。档案管理工作肩负着档案资源建设及为档案使用者提供服务的职能。本文在分析档案保密工作现状的基础上，对于如何进一步的做好保密工作提供了一些可行性建议。

档案管理利用；保密工作；现状；对策

引言

考察我国档案管理事业发展的历程来看，我国的档案管理工作在各个方面都取得了里程碑式的重大成绩。诸如档案科学管理方面、档案服务技术改进创新方面、档案学理论研究方面以及现代数字化的数据档案保管与利用方面均都取得了极富建设性的成果，但相对来讲，我国档案管理领域内依然存在着一些问题需要管理者进行思考，例如在如何做好档案在使用和保管环节的保密工作方面，仍发现有相当一部分人员对于档案的保密工作的重要性存在认识不够深刻的现象。

一、档案保管利用过程中保密工作的现状

1.1 档案管理人员普遍缺乏专业的素质和工作能力。目前情况下，在我国档案管理工作领域，一些工作人员严重缺乏专业的档案管理素质和工作能力，有鉴于档案管理工作是一件要求工作人员具备耐心细致工作素养的工作种类，因此就导致很少的专业人员去选择这一工作作为自己的终身职业，即使有一些专业人员能够选择这一工作，最后也难以耐得住这种工作的枯燥性质而转投他行。从而导致档案管理工作缺少知识水平较高的管理人员。当今的时代已经是信息技术时代，而档案管理工作也正在向着信息化发展，在这样的情况下，如果让不具备信息技术的管理人员从事信息化管理，必然会造成在档案保管及利用环节中的保密问题，从而严重影响档案的安全。

1.2 立件(卷)归档问题过程的保密工作问题。一些档案管理单位及档案管理工作人员在开展档案管理工作过程中，经常采用“四分法”来进行立件（卷）归档，虽然，“四分法”对于该项工作的进行能够有很大的帮助效果，提升工作效率，但这样就会导致保密工作在环节上不够完整，在技术操作过程中也无法将涉密文件资料和普通非涉密文件资料进行区别对待，在归档的过程中常常将这两类文件资料放到同一个案卷之中，在查阅档案的过程中，查阅人员就会从普通档案资料中查阅到涉密文件资料，从而造成在保管和利用环节中出现保密和安全问题。

1.3 档案利用过程中的保密工作问题。在档案利用过程中，档案管理部门为了使档案资料的利用效率提高，达到服务经济建设的目的，在提供档案资料的过程中，常常采取一些相对积极的措施和方法，使档案资料利用上比较方便和实际，也能够较好地发挥档案资料的作用。但是，管理人员在提供档案的过程中，为了档案使用的方便，往往不注意档案资料的保密性，这样就会会使档案资料出现泄密问题，从而影响档案资料的安全性。

1.4 档案管理工作环节中的保密问题。通常情况下，在档案管理工作的开展进行过程中，也还会存在以下常见的问题：

1.4.1 一些涉及机密和绝密文件的资料在存放条件方面过于简陋，不利于文件资料的长期存放。还有一些档案管理单位的保险库房、保险柜、防盗器等设施不健全或者使用方法不当。对于管理人员的出入管理监管不到位，非档案管理人员也能够随意进出档案管理文件保存房间；

1.1.2 涉密文件资料和普通非涉密文件资料混放，使档案资料没有秘密可谈；

1.4.3 涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等简单处理，不能严格按照规定的手续进行处理，涉密文件资料在使用完毕没有按照有关规定进行清查，出现泄密问题后不能及时追查泄密原因并进行补救和改进；

二、浅谈档案保管及利用环节中保密工作存在问题的对策

2.1 大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养。大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养，必须大力加强对档案管理人员的责任心以及保密意识的培养，要加大教育力度，从国家高度以及法律尊严的角度对档案管理人员进行培养和教育，不但培养他们严谨的工作作风，而且还要培养他们严守秘密，将档案管理过程中的保密工作作为自己工作的神圣职责。

2.2 认真做好立件（卷）归档过程中的保密工作。在立件（卷）归档过程中，档案管理人员要认真研究档案资料的性质和特征，争取将档案资料进行细化，分门别类进行编号管理。在这个过程中，档案管理人员必须严格按照规定对档案资料进行处理，不得擅自改变档案资料的密级或者不按照保密要求对文件的最高密级进行标示，避免因此而出现的档案保密问题。

2.3 认真做好档案使用前的审查工作。在档案使用前，管理人员一定要对档案进行认真审查，确保档案使用单位或人员在符合档案使用规定的基础上使用档案。

2.4 认真做好档案管理过程中的保密工作。在日常档案管理过程中，要针对档案管理过程中普遍存在的问题进行管理，努力改进档案管理过程中存在的问题。要努力改进涉密文件资料存放条件，保证保险库房、保险柜、防盗器等设施的质量，坚决杜绝非档案管理人员随便进出档案存放的库房；严格按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行区分，不但擅自解密或者对外提供涉密文件资料。

结语：综合以上各点的分析结果，我们可以很明显的了解到档案管理工作中的一些问题和漏洞，文章针对这些问题和漏洞提出了笔者自己的一些看法和观点建议。希望能够为促进档案管理工作中的保密环节的工作提供一些可行性的启示和解决方法。由于档案的保密工作将关系到国家各方面的安全，因此，在档案的保管及使用当中，档案管理工作人员必须要严格按照国家的相关法律政策规定开展管理工作，坚定政治立场，切实保护好国家的安全和各项利益。

[1]刘晓兰.关于如何作好保密档案保管工作的探讨就[J].中国新技术新产品，2011.19.

[2]王丽华.论我国档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息，2011.31.