关于档案信息资源利用服务优化的思考

安 静

（黑龙江省佳木斯市市政设施管理处 黑龙江 佳木斯 154000）

关于档案信息资源利用服务优化的思考

安 静

（黑龙江省佳木斯市市政设施管理处 黑龙江 佳木斯 154000）

我国早已步入高速发展的信息时代，但是目前我国档案信息资源利用服务的服务理念、服务内容以及运行方式已经不能满足当今社会的需求。本文根据我国目前档案信息资源利用的实际情况，对档案信息资源利用服务进行深入研究，并提出相应的优化措施，希望对相关档案机构有所帮助，促进我国档案事业的发展。

档案信息资源；利用；服务设施

档案信息资源利用服务能够将档案信息的价值最大限度的发挥出来，同时也是档案工作的最终目的。为社会各项活动做好档案保障工作、满足社会发展对档案信息资源的需求，是档案工作人员的主要任务。计算机技术的应用深入各行各业，对于我国各个行业的发展建设有着巨大的影响。在档案事业中，计算机信息技术的应用也为档案信息资源管理服务工作注入了新的动力，使得该工作朝着多元化的方向发展，但同时也对该工作现有工作模式产生巨大的冲击，所以对档案信息资源利用服务进行优化，是档案事业发展的迫切需求。

一、目前档案信息资源利用服务存在的不足

（一）服务理念相对落后

档案信息资源服务工作在以往的工作过程中，只是注重档案资源的储存，对于档案资源的利用没有概念上的认知，在我国社会实践活动发生巨大变化的今天，传统的档案信息资源服务工作模式已经不能够满足社会实现需求，必须要卸下传统观念的束缚，面向社会、为社会发展发挥出应有的价值。但是我国对于档案信息资源的利用还处于起步阶段，受到我国基本国情的影响，在档案信息资源服务利用过程中不能以用户为工作的核心、而且工作的公开、公正性不高，工作效率低同时也对档案的使用造成许多麻烦。既定的档案信息资源服务理念与实际工作相脱离，工作人员在工作中一味的循规蹈矩，缺乏创新意识。

（二）服务设施不够健全

在社会信息化背景下，档案部门的机构设置、服务体系的构建、档案人员素质等多方面都需要改进。主要表现在：一方面，服务机构单一、孤立。现有的机构服务是单循环形式的服务，用户直接面对档案信息资源服务部门即档案部门，缺乏用户的有效评价及反馈，不利于服务工作水平的提升，同时，现有的档案信息资源服务机构单指各级各类的档案馆（室），局限在档案部门，缺乏与其他机构的联系。另一方面，档案工作人员素质尚未完全达到信息化的要求，档案人员技术水平、知识量、工作效率等方面需要进一步提升。

（三）服务方式“被动”单一

服务方式以被动服务为主。按服务设施和方法的不同，目前档案馆为利用者提供的具体服务主要有阅览服务、档案内容复制、档案证明、档案目录、档案展览、档案咨询及网络环境的档案服务。除了档案目录、档案展览、网络档案利用带有局部主动性外，其他还是采取“等客上门”、“你来我调”的传统被动服务方式。

服务内容单一。现有的服务产品仍是以纸质作为提供档案信息资源的主要形式，数字化、网络化的档案信息资源服务工作开展少且缺乏系统性。而对于原件基础上的档案加工品的宣传开发力度不够，在一定程度上也影响了档案信息资源的利用。

二、优化档案信息资源利用服务

优化包括两层含义：一是在原来的基础上进行改进；二是创造新的方法或途径，使原有系统功能增强。优化档案信息资源利用服务是通过档案信息资源的充分利用，实现档案的价值，使用户更快捷、迅速、高效地利用档案信息资源，实现资源共享。优化档案信息资源利用服务工作，包括：

（一）服务理念的优化

进行主动开放式的服务模式，档案管理部门要明确档案工作的服务内容，积极主动地展开服务工作，同时在工作中吸取工作经验，深入思考，扩展服务项目，加强服务的深度。卸下传统观念的束缚，认识到档案管理部门积极主动展开档案服务工作的意义，根据社会的实际需要，不断地开阔新的服务领域，将档案的价值充分发挥出来，并取得良好的社会效益。

以用户为中心的个性化服务理念。要继续贯彻以用户为中心的理念，以满足用户信息需求为中心开展服务工作。要深化个性化服务理念，按照公众需求情况设计档案网站主页。深化以用户为中心的个性化服务理念，不仅能满足用户需求，也有利于深层次开发档案信息资源，提高服务水平和质量。

信息知识服务理念。要树立信息知识服务理念，有效进行知识开发和组织，提供给用户所需的知识。档案部门向用户提供的不单是档案，也不单是信息，而是一种知识。

（二）服务设施的优化

优化档案机构内部设置。在用户与服务部门中间增加中介机构，中介机构作为沟通用户与档案服务部门的一个平台，对用户的需求进行整理，并把具体的要求传达给档案部门；对档案部门提供的信息进行整合，并反馈给用户；对档案信息资源的服务工作进行监督，将自身和用户对档案部门服务的评价信息整理反馈给档案部门，以改进档案信息服务质量，提高档案机构运作效率。

开展机构合作。建设与国际相连的信息资源的服务网络，并把此网络融入整个社会的服务系统中。一方面，通过借鉴国内外相关服务经验，提升机构服务水平，尤其是国外档案机构在机构设置、运作程序、管理模式等方面的先进经验；另一方面，通过与各类信息机构或服务机构的合作，提高档案信息资源服务的质量。

（三）服务方式的优化

服务方向要由过去定向的线性传播向发散的网状传播转变。档案部门要根据用户类型的多样化特点，拓展服务方向，明确档案部门服务的对象除政府机构、企事业单位及其工作人员外，还包括其他类型的机构、团体和社会各界人士。特别是《政府信息公开条例》颁布以来，普通群众对获取政府信息的迫切性，要求档案部门在服务方向上形成合理有效的网状系统，满足用户的不同需求。具体而言，档案部门要以政府信息公开为契机，把档案馆建设成为政府信息查阅中心，以此扩大和深化档案利用群体。

服务手段多样化。从以利用纸质文件为特征的传统服务方式向以利用网络化、数字化为重要特征的现代服务方式的转变，实现实体服务与虚拟服务的复合。这种服务手段不是单一的提供档案实体服务或是数字资源服务，而是将两者结合，根据用户的实际应用情况选择。

[1]刘玉玲.浅谈如何提升档案工作服务品质[J].办公室业务.2015(05)

[2]刘彩云,沈春会.刍议基于主体的档案信息资源开发利用[J].办公室业务.2015(05)