浅析县级档案信息化管理存在的问题与对策

宋启红

（方正县档案局 黑龙江 方正 150800）

浅析县级档案信息化管理存在的问题与对策

宋启红

（方正县档案局 黑龙江 方正 150800）

档案信息化管理作为一种新型的档案管理模式，其依靠计算机的强大计算能力，可以快速地进行数据地整合、分析、极交提高全县档案管理的效率，而且还可以通过互联网来进行资源共享，对于档案的长期发展有着巨大的作用。就目前情况来看，县级档案信息化建设不存在很多问题，比如档案管理应用系统建设滞后、档案信息化人才队伍亟待培养、档案资源共享观念淡薄等，这些问题直接影响到全县档案信息化建设的步伐。为了改善这些问题，笔者对档案信息化建设过程中常见的问题进行了分析，并找准了问题的解决对策。

一、档案信息化管理的现状及问题

1.档案信息化专项资金不足。自2011年起，近4年，方正县档案信息化每年平均投入资金5万元，采取外包的形式对档案进行数字化管理，由于资金有限，这直接使得全县档案信息化建设进展缓慢。

2.档案管理应用系统建设滞后。当前县级档案管理工作存在的一个问题就是档案应用系统建设滞后，虽然多数单位均已安装使用泰坦2000档案管理系统，但系统版本陈旧，功能单一，在当前信息量突飞猛涨的条件下已经不能适应当前的档案管理工作的需要，亟待研发更新新型的档案管理系统。另外，截止目前，我县仍然没有建立起全国统一的档案管理网站平台，也没有构建起大规模的国家档案数据库，这些现实情况就使得档案管理工作暂时仍无法为社会提供随时随地的档案信息查询、保存、提取等服务，这也成为制约档案信息化管理的一大障碍。

3.档案信息化人才队伍亟待培养。人才是发展的基础和后备力量，对于档案的信息化工作来说也不例外。当前档案信息化管理工作面临的另—个现实即国内的档案信息化人才资源与国内的档案信息化建设及工作需求的矛盾十分严重，即专业的档案管理人才无法满足档案信息化管理工作的缺口和需要，专业人才队伍亟待发展壮大。档案从业者的信息化素养总体偏低这一现实与技术型人才严重缺乏、“中间性”人才缺失、人才引入及激励政策有待完善等方面原因都有着密切关系，也是人才培养的症结所在。

4.档案资源整合观念淡薄。在档案管理工作中，我国传统的一些思想和理念一直或多或少地影响着当前的档案管理工作。如，在管理工作中，档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标，这就造成一些档案管理部门片面的追求自我实体拥有量，但在获得自我实体拥有量的同时却往往忽视如何将自我主体拥有的馆藏与整个社会信息体系相结合并共享，实现信息资源的最大化利用，这一现实也成为当前档案管理工作的一大问题。

二、当前档案信息化管理的对策

1.提高认识，统筹规划。首先必须在思想上允分认识档案信息化管理的重要性。积极学习和顺应档案信息化管理工作的知识和要求，为做好档案信息化管理工作打好基础：其次，作好统筹规划。档案信息化管理工作的工作量较大，要积极做好相关情况的调查，包括档案类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。同时，根据实际情况制订档案信息化的科学规划，包括硬件设施的购置计划和软件研发的长期规划，使其有较强的资金支撑能力和扩展能力。

2.做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要对档案管理工作的流程、流转过程、封存、纳入数据库等整个环节进行妥善、全面的质量控制和质量检查，保证数据资源的准确、安全。具体来说，质量控制应包括以下几方面内容。一是数字化前的档案整理检查。保持数字化档案原件的完整性、有序性；二是做好档案资料数字化后的数据质量控制，如图像质量检查等；三是数据联接检查。如通过系统目录数据库与已扫描的档案文件资料进行联接比对等，这些方面都需要引起从业人员的高度重视，把握其中的每个细节，做好工作。

3.加强人才队伍建设。针对档案信息化管理人才队伍不能满足工作需要的现实情况，一方面要加大相关专业的人才培养力度，不断增加具有专业知识和较高业务能力的人才数量，另一方面要有计划的定期对现有从业人员进行培训，使现有从业人员接触新时期的档案信息化管理工作要求，转变传统观念，更好的适应工作。

4.整合专业档案目录资源。对于当前的档案管理工作来说，面对大量的信息资源，如何帮助查阅者快速、便捷的查询关键信息是各大档案管理单位必须面对和解决的问题。因此，档案的目录资源整合也逐渐成为档案管理工作的转变趋势，比如将档案按照行业.类别区分为城建档案、房产档案、信用档案、人事档案等，这都使档案查询得到极大便捷。不难看出，在今后的档案管理工作中，不断丰富和完善档案目录资源分类规整将成为必然选择和趋势。