人事档案管理取得的成绩及存在的问题探究

颜玉红

（大庆市让胡路区政府 黑龙江 大庆 163000）

人事档案管理取得的成绩及存在的问题探究

颜玉红

（大庆市让胡路区政府 黑龙江 大庆 163000）

随着市场经济体制的建立，人事制度的进一步深化，人事档案管理工作日益受到管理界和档案学界的密切关注。

人事档案管理；成绩；问题

一、成绩

（一）人事档案管理系统已形成规模

全国各级各单位组织、人事部门，大都没有人事档案管理机构，地方各级各系统组织、人事部门是管理人事档案的主要机构，并配备了专职或兼职档案人员。

（二）人事档案管理制度初步建立体系

为适应经济体制改革和人事制度改革，中共中央组织部、人事部相继制定和颁布了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》等，使人事档案管理有章可循，各级各类人事档案部门遵循上述条例和规定，有的已制定了相应的实施细则，结合各单位的实际，做了大量工作。

（三）人事档案业务管理工作有一定进展，部分工作内容已达到规范化要求

在人事档案材料的收集方面，开始加强对个人德、能、勤、绩综合材料的收集。人事档案整理工作中，最突出的成绩是干部人事档案有了统一的分类标准，在实际工作中，所有干部人事档案基本部是按标准的十大类进行分类，这说明干部人事档案在实行标准化管理方面已经取得了一定成绩。在人事档案的案卷质量、鉴定、保管等方面，较之以前有很大进步。

二、问题

人事档案管理工作虽然取得了一定成绩，但与社会主义市场经济建设发展的需要还不太适应，存在一些问题。

（一）人事档案内容中存在片面、空泛、短缺、重复、不真实等问题

人事档案是每个人形象的“缩影”，其内容应当真实和具体，且应从多角度、多方面来反映一个人的全貌，以满足人事工作的需要。由于历史的原因，现存人事档案内容反映个人经历、

家庭情况及社会关系多，反映历史材料多，而反映个人的人才类型、管理能力、技术专长、工作实绩、心理素质及个性特点少，反映干部现实的德才表现和政绩、才能等方面的材料也不全，从档案中既看不出被提职的干部有什么突出政绩，也发现不了后备干部有什么专长，对干部的鉴定存在评述模式化倾向，基本格调一致，形式雷同，抽象性语言成分多，具体的、定量的、动态的内容少，套话、空话也不少。成绩多是千篇—律的政治套语，缺点则是千人一面的希望之词，很难反映出一个人的真实情况。近年来，虽有一些新材料充实档案，但也比较笼统，还是不能真实而具体、全面而充分地反映人的才能、成绩，缺乏定量和定性相结合的综合分析。个人履历表中的年龄、参加工作时间、文化程度及学历记载，存在前后不一或重复或不尊重事实的情况，在重复出现的材料中，有的人年龄越填越小，参加工作时间越填越早，学历越填越高，任职经历不尽一致，致使真实情况难以确定，给人员的调资、定职、离退休等工作带来不少麻烦。

（二）人事档案管理体制较散乱

有些地方相机构还存在着分散管理状况，有的人事档案由组织部门管，有的由人事部门管，有的由劳动部门管，有的由科研处管，有的由学生工作处管，有的由卫生部门管，人力、物力、资金不到位，重复浪费极严重。

（三）人事档案管理基础设施差，保管条件落后，管理水平较低

目前，人事档案管理还是以传统的手工操作为主，设备简陋，技术落后，耗费大量的时间和精力，还难以完全做到档案完整、精确、美观、实用。

（四）人事档案的案卷质量有待提高

不少机构的人事档案还没有达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。人事档案案卷是提供利用最基本的物质基础，没有档案案卷材料，就没有提供利用工作的存在。有材料而内容不完整，数量不齐全，手续不完备，同样也不能很好发挥档案应有的作用。从现存干部档案材料看，目前此类情况的存在还带有普遍性。干部填写《干部履历表》时，存在有头无尾，未标明材料形成的单位的问题；“鉴定材料”则普遍存在“厚古薄今”的现象，许多干部的档案除个别因调动而附有极少鉴定材料外，大部分档案均无反映近期表现的材料，“组织意见”栏里签的大多是“同意本人总结”之类的话语，这一现状的存在严重地影响了干部档案案卷的质量。

（五）人事档案信息开发利用程度较低，末发挥应有的作用

人事档案利用工作大多是被动服务、等待领导及有关人员来查问，缺乏主动精神；人事档案利用时，只能提供一些肤浅表面的人员基本情况如主要是党团材料、落实政策和工资调整方面，而真正用于人才选拔、培养、开发及预测等方面的较少，由于某些档案中还存在虚假不实的成分，如同一人档案中出现不同的出生年月，不同的参加工作时间，有的人没有上过大学，却把原有的低学历拔高，使利用者无所适从。此类情况虽然只出现在少数档案中，但负面影响很大，减低了人事档案的权威性，影响了人事档案的现实效用和历史价值。另外，由于人事档案具有机访性，加之利用档案审批手续比较严格，限制也较多，因此利用也不够充分。许多档案除了在职称评定、工资晋升时利用以外，长期沉睡在档案箱里。手工操作的人事档案工作存贮、处理和控制信息的能力也较差，查寻和提供信息的速度馒，不能卓有成效地开发档案信息，无法高质量高效能地提供服务。

综上，首先应确立新的管理理念，强化各级领导的档案意识，在人事档案管理中真正做到以人为本；创新人事档案管理制度，明确规定人事档案的管理权限，让更多的单位和组织都参与到人事档案管理中来，提高人事档案管理的社会化程度，改善人事档案内容结构状况，增强人事档案的社会功能；变革人事档案管理的模式，使人事档案向本人有条件地开放，人事档案管理更加社会化；加强人事档案管理队伍建设，使档案工作者更加专业，更高水平低完成本职工作；加快人事档案工作信息化步伐，提高人事档案的利用率，使人事档案更有效地发挥作用。

[1]肖友桃.基于新公共服务理论的我国人事档案管理创新研究[C].湘潭大学，2008年.

[2]占生富.公共服务视角下我国人事档案管理析论[J];兰台世界;2013(29).