浅析如何实现档案工作的信息化

裴锦荣

（太原市塑料研究所，山西 太原 030000）

如何提高档案管理的工作效率，加快档案信息化进程，利用计算机技术实现档案高效有序的管理，已经成为档案管理的重要议题。其中利用计算机技术进行信息检索，通过计算机网络管理，快速对已经存档的档案进行查询，这就要求尽快对要存档的档案建立一个比较完整、有序的数据库。

在当下这种知识经济时代，档案管理信息化为传统档案管理注入了新的活力。虽然档案信息化管理减轻了档案管理人员的工作强度，也使工作效率大幅提高，但是档案信息网络化工作相当复杂，其开发过程有诸多问题，如技术、资金和工作量问题。所以我们必须清醒的认识到，传统档案还占着主导地位，要实现档案信息化管理不会一蹴而就。

现在档案工作形势的变化，需要管理档案的工作者转变传统观念，开拓思维，创新实践，为实现档案信息化更好的服务。档案的建立、归档与管理日趋专业化。传统档案的长期保存难度较大，管理效率较低，存放空间需求较大，档案信息化能很好的解决以上问题，使保存简单化、管理高效化，存放节省化。综上所述，实现档案信息化管理就显得尤为重要。要实现档案信息化管理，需要从以下几方面着手：

首先，要明确档案管理的工作责任。建立完善的归档制度、保密制度、备份制度、查阅制度及监督管理制度，一方面要有较强的操作性，另一方面要有一定的约束力，确保档案管理工作的规范有序。这样才能使档案信息化管理有序的进行下去。①归档制度，形成档案后，需要及时的将档案进行整理、分类和编号，然后将其归入档案系统；②保密制度，大部分档案具有保密这一特性，只有相关人员才能查阅，一旦档案发生外泄，就会给国家、单位及个人造成极大的损失；③备份制度，形成的档案，根据其重要性的等级，及时备份，以防重要档案的遗失。④查阅制度，档案的保密性决定了查阅档案需要执行严格的查阅制度，这样才能保证档案的安全；⑤监督管理制度，以上的各项制度，需要在一定的监督管理下，才能有效的实行。

其次，要有足够的技术力量支撑。对于档案日常的维护、安全的保护和故障的处理都需要高技术的支持。这就需要配备质量可靠、性能优良的硬件设备，然后有优秀的设计人员设计开发出具有实用性管理档案信息的软件，最后要形成一体化管理的网络系统。档案信息网络平台建立以后，也要投入一定的技术力量去进行日常的维护。随着时代发展的需要，要求对软件及时的更新和升级。

第三，要有充足的资金。档案信息化建设的投入非常大，需要一套全面的网络平台和整套的设备来实现，这就要投入相当大一部分资金作为保障。光依靠自身的投入远远不够，这需要通过与相关部门沟通协商，共同承担。

第四，要有一定规模的档案数据库。数据库数据太少那整个系统就只能是摆设，使用价值也相应减弱。把各种依靠物质载体的档案信息转为数字化信息，全面建立档案一体化系统，实现资源共享。传统档案由于不能做到资源共享，大量的档案信息存于档案室内，想要寻找和查阅档案比较困难。数据库的规模和内容，决定着档案信息化建设的实用性。数据库的建立，要体现其便捷性，安全性和实用性。只有符合了这三点，才能称其为一个完整有效的档案信息数据库，也才能发挥档案信息数据库的作用。

第五，要使档案信息化建设标准化。档案信息化建设要有一定的标准，才能使档案信息化的在社会上全面推广，如果没有标准，档案在不同的管理系统和操作平台不能实现兼容和统一，那么费钱费力的档案信息化就没有实现的意义。这样，会出现重复劳动的现象，造成人力和财力的双重浪费。不仅如此，最主要会影响档案信息化实际的开发效效果。

最后，要有现代化的档案管理人才。信息化管理对档案管理人员在业务方面，技术方面，管理和责任心方面都有更高更新的要求。业务方面，要有一定的业务知识，这是档案管理人才最基本的要求，不难达到；技术方面，这是对档案管理人才新的要求，其中包括计算机操作、数据库建立、图像信息处理等多方面的知识；管理和责任心方面，这是对档案管理人才责任的要求，档案信息存在一定的保密性，在管理方面出现一点的漏洞，就有可能造成档案信息的泄露，大到国家小到单位及个人造成难以挽回的损失，所以管理制度要严密，管理人要责任心极强。抓好在职档案管理人员的培训和进修，使其整体知识结构水平达到信息化要求。

传统档案即使有完善的工作制度，在日常传递和存档过程中也极易发生丢失现象，所以建立规范的档案信息化体系，健全严格的档案信息化管理制度，完善安全的档案信息化措施，使档案信息化能够方便的利用在日常的档案工作中。总之，加快档案信息化网络建设，在如今知识经济时代，可以有序进行信息资源的整合、加强信息资源的开发利用，促进信息资源政策法规及标准的制定，提高信息资源的利用，使档案信息化实现从传统向现代的转变。

综上所述，实现档案工作的信息化是当前发展的一个必然趋势，也是档案工作由人工动手整理向人工计算机操作的方式转变，深刻认识到加快实现档案工作信息化重要性，才能更好的使档案信息化得以发展。