浅谈如何实现档案管理信息建设

刘月星

（深圳市北部水源工程管理处，广东 深圳 518000）

浅谈如何实现档案管理信息建设

刘月星

（深圳市北部水源工程管理处，广东 深圳 518000）

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。其目的是为了企业信息管理建设中的应用，因此对文书档案实行科学有效的管理显得尤为重要。本文对如何实现档案信息化管理进行了探讨。

档案管理；信息化作；建设

随着社会不断的发展和进步，档案信息资源的重要性逐渐被人们所认识，相关部门对档案管理工作的重视度也日渐提高，加快了档案管理的信息化建设，以便充分发挥其利用价值，更加迅速有效地为经济建设服务。熟练掌握数据库技术、信息检索技术等方面的专业知识，能够在网络环境下进行信息处理工作。市场竞争和人才竞争的加剧，使越来越多的人认识到档案资源管理信息化的重要性。

1 档案管理信息化的作用

1.1 实现档案管理的方便、快捷，节省人力、物力

所渭档案管理信息化建设就是把网络作为主导力量和决策实施者，在整体协作的基础上分期、分段、分区、分工地进行。才能有效解决在新形势下出现的新问题。档案管理信息系统一般分为8个模块：收集整编模块、档案分类整理模块、档案统计打印模块、借阅管理模块、鉴定销毁模块、档案编研模块、用户及系统管理模块、网页查询模块。

当今社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，对档案业务的管理工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作人员，将计算机应用于档案管理，利用现代化技术来提高我们的工作效率和办公的自动化程度，节省人力、物力，达到减员增效的目的，利国利民。采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。各单位具有丰富的信息资源。不同部门都有自己的信息系统和网站，每年将产生大量的数字化文档，这些数据涉及到教学、科研、行政、财务、后勤，是非常珍贵的资源，同时遍及校园的教育网，更为信息的传播和共享提供了天然的平台。档案部门变被动等待服务为积极主动上门服务，利用现代计算机技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围大大扩展。解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，提高档案工作技术含量和水平。

1.2 实现档案管理的自动整理编目、自动统计、自动检索，由原来的以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息化存储的作用

（1）自动整理编目。通过整理工作将零乱的档案系统化、条理化，而编目工作是整理工作的发展和提高，编目工作是档案管理部门开展各项工作的基础和必要条件。计算机通过相应的软件，将档案信息进行整理，按管理和使用的不同要求编制各种目录。

（2）自动统计。计算机以极强的运算能力，将档案数量及有关内容进行统计，如：某一专题、某一作者等进行登记和统计；将档案利用情况进行统计，如：对某一天、某一月、某一年中的档案利用人次进行统计，并且打印出日报、月报、年报来，从而使档案工作者了解档案的利用频繁率和利用构成情况，进而总结出某些规律性。可以预测某些档案未来需要的依据，对于档案价值的登记有一定的参考作用。

（3）自动检索。计算机自动检索与手工管理相比，最突出的特点是速度快、质量高，且能以多种途径进行检索，以多种形式提供检索结果。计算机检索档案的目标可以缩小到文件一级，而且可以按若干检索途径的逻辑组合，准确地查出所需要的档案文件，再现多种形式的档案文件原样，从而满足各类用户对档案的利用要求。

2 如何实现档案管理信息化建设

信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，现代高新信息技术已经融入到了社会生活的方方面面。档案信息化建设是一项长期的任务，它具有广泛的内容，这是一个庞大的系统工程，应从多方面入手促进信息化建设。

2.1 提高计算机信息化素养，为档案信息化建设打好基础

档案管理是一门专业性很强的工作，作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，爱岗敬业，既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识。尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。制定完善档案工作的各项规章制度，使档案工作有章可循，有制可依，工作标准化和规范化。在工作中，不断提高文书档案管理质量，提高其利用率。掌握一定的先进技术，提升自己的业务水平，具备一定的信息能力，使自己的能力适应日新月异的科学技术的需要，就必须要有一定的信息收集和管理的能力。充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案工作人员的知识水平和管理能力，由于设备的现代，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，应具备观察能力和分析、综合能力、调查研究能力、组织能力和协调能力、信息技术的应用能力等。

2.2 档案信息化建设必须具备的专业知识

档案工作者要努力学习有关计算机的知识。熟悉多媒体技术、网络技术、光盘技术、复印机及数字图像扫描等现代化技术，大胆探索电子档案的管理方式，建立电子档案的管理方法，掌握先进档案信息加工处理、传播和检索技术，形成电子文件归档和电子档案管理的新标准。通过不断探索，加强各种类型、各个层次档案馆之间的联系和交流，分工合作，共建、共享档案信息资源。推进以计算机为现代科技手段在档案部门有效利用，促进文档一体化管理的实现，充分利用文书处理取得的成果，借助计算机具有的强大随机、多途径检索能力，满足检索的需要，从而提高工作效率，促进文档一体化管理的实现，发挥档案信息资源的作用。

2.3 推进档案管理信息化工作的规范化、标准化

科学规范的管理档案是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上优秀成果、对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：第一，要准确把握文件立卷归档的时效性；第二，要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；第三，在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，一定能促进档案管理规范化、科学化的发展。

2.4 档案信息化建设需要政府的重视与支持

我国档案信息化建设起步较晚，但发展非常快。尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件。而传统的纸制档案存储空间大，查阅不便，并且维护成本高，难以适应信息化时代的飞速发展。因此，政府要积极引导，确定城市档案馆信息化建设的目标，树立建设信息化的意识，增强建设信息化的紧迫感和责任感。

标准化和规范化是建设我国城市档案信息化工程的重要基础之一。结合地区实际情况，逐步推出相关的标准规范，最终形成我国城市档案信息化工程标准规范体系。紧密配合国家有关部门，积极探索网络环境下的知识产权保护和保障用户公平使用的合理途径。相互学习先进经验，提高信息化认识。开展“推进重点、带动一般”的活动，带动全国城市档案信息化建设步伐。

由于社会发展的需要，对城市档案的保存及城市档案管理信息化建设，提出了更高的要求。正确处理传统管理模式与现代管理模式之间的关系，实现城市档案信息化，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，更为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务。

3 结束语

综上所述，档案管理的信息化建设，是一项长期而又艰巨的任务，势在必行。只有充分利用信息化管理手段，增强工作效率和工作质量，才能进一步提高档案资源的现代化管理，实现档案信息的合理配置和有效开发利用，为社会主义经济建设服务。

1 高 弘.对加强企业档案管理工作的探讨［J］.陕西水利，2010（05）

Discussed How to Realize the Records Management Information Construction

Liu Yuexing

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G271

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1000－8136（2011）03－0072－02