强化物资集中管理 降低项目物资成本

许学文

（中铁六局集团太原铁路建设有限公司，山西 太原 030012）

“十一五”期间是建设和谐铁路的关键时期，建设项目多、投资规模大、技术含量高、质量要求严格。特别是从2008年底，为应对国际金融危机，国家加大了铁路建设投入，对中长期铁路网规划进行了调整，将2020年全国铁路营业里程规划目标由10万km调整为12万km以上，其中客运专线由1.2万km调整为1.6万km，电化率由50%调整为60%，主要繁忙干线实现客货分线，基本形成布局合理、结构清晰、功能完善、衔接顺畅的铁路网络，运输能力满足国民经济和社会发展需要，主要技术装备达到或接近国际先进水平。2010年铁路基本建设投资规模达7 000亿元，预计今后2~3年均将保持这一建设投资规模。

随着铁路改革的不断深化，铁路建筑施工市场发生巨大变化，市场进一步开放，允许路外施工企业如中交公司、中水公司等参与铁路工程的投标及施工，而不再是中国中铁、中国铁建两家铁字号的竞争，使得市场竞争异常激烈。在这种情况下，施工企业要做强做大，必须提高中标率，往往要以低于业主标底的更低价中标。在工程质量要求越来越高、工期要求越来越紧、成本分险越来越大的现实情况下，提高项目管理水平，加大项目成本控制力度，改善项目经营质量势在必行。据统计，在工程建设中，材料费约占整个工程成本的60%左右，有很大的节约潜力。而物资采购管理作为整个物资管理的重要环节，尤其显得意义重大。2010年中铁六局集团太原铁路建设有限公司认真贯彻集团公司“一个中心、两个加强、三个集中”工作方针，加强物资集中采购管理，取得初步成效。

1 推行物资集中采购的重要意义

大力推行物资集中采购，对于规范采购行为，降低工程项目物资采购成本具有十分重要的意义。

1.1 推行物资集中采购，是股份公司领导、集团公司提出的明确要求，是企业发展的客观需要

股份公司领导在中国中铁2009年工作会议上对物资设备工作明确提出:“要坚定不移地推行资金、物资材料和大型设备的集中管理采购调配，进一步优化资源配置。要制定和完善“两个加强、三个集中”的制度规范，加大检查、督促和考核的力度，强化全集团的控制力和执行力，集中力量办大事，实现规模效益最大化。”“要深入推进物资集中招标采购。各单位必须采取有效措施，进一步扩大物资集中采购的范围和比重。要切实发挥企业物资采购供应主渠道作用，加快建立区域采购管理分中心，对区域内项目进行集中采购管理，提高采购规模。要对资源性材料实施股份公司集中统一采购管控，充分利用集中管理优势，力争与更多上游销售商结为战略联盟，提高规模采购效益。各单位要加强现场物资管理，切实堵塞物资使用管理漏洞。2010年要做到新开工项目全部实施物资集中采购供应，集中采购供应总额占自行采购供应总量的50%以上。通过物资集中管理，提高物资管理水平，降低工程成本，提升项目盈利能力”。集团公司工程管理部也下发了《中铁六局集团有限公司物资集中采购管理办法》，文件中从组织机构及职责、集中采购原则、集中采购方式、集中采购的范围及类别、集中采购的程序作出了明确规定，要求集团公司范围内各分子公司全面贯彻执行文件精神，加快集中采购管理步伐，深化集中采购管理。

1.2 推行物资集中采购，充分发挥批量采购的优势，是降低采购成本的重要手段

通过集中采购，形成一定的采购规模，能够吸引众多的厂商参与投标，形成充分的竞争，从而合理平抑市场价格；通过集中采购，可以稳定供需关系，促使厂商合理排产，规模生产，降低单位生产成本；通过集中采购，可以合理组织供货，实施科学的物流规划，减少运输及相关费用；通过集中采购，还可以减少交易环节和交易主体，减少商业贿赂发生的机会，避免人为抬高价格因素的发生，从而有效地降低物资采购成本。坚定不移的推行物资设备集中采购，是提高企业经济效益的源泉，是确保物资供应、保障施工生产顺利进行的前提。

1.3 推行物资集中采购，对于净化采购渠道，保证物资供应质量具有重要意义

以物资采购供应质量合格率100%为目标，充分发挥在铁路物资采购供应管理的丰富经验，通过集中采购来解决采购供应管理过程中可能存在的部分项目物资管理不到位、入路把关不严、关键环节未得到有效控制等问题，加强对重要关键物资的进场控制，切实控制铁路工程质量。

2 目前采购管理中存在的困难及问题

2.1 需求数量大，采购管理跨度大，供应难度大

2010年公司预计完成施工产值63亿元，在建工程多，新开工程多，物资需求数量可观，但施工区域广，点多、线长，职责不太明晰，各自为政，难以形成规模采购。

2.2 项目差异性大，管理要求高

在建项目中，既包括普通铁路、既有线复线、既有线电气化改造，还包括客运专线、城际铁路，客运专线又分为300 km/h～350 km/h和200 km/h～250 km/h两类，项目差异性大，人员素质要求高，科学管理程度提高，对物资采购管理体制的创新提出了更高的要求。

2.3 规章制度不健全，制度执行力有待提高

部分项目部、分公司不能认真贯彻上级采购管理文件，对下发的采购管理文件内容不清楚，个别单位连下发过采购管理文件都不知道。这种连管理要求、管理流程都不清楚的现象直接影响到规范采购管理的效果。

2.4 材料计划提报质量差，化整为零，形不成批量采购

项目部技术人员提报物资需用计划时，大多只是提报短期采购物资的计划，不能提报工程主要物资的需用总计划，造成物资人员不能集中采购。

2.5 人员匮乏，业务素质偏低

有一部分人是其他工种转行从事的，素质相对较低，不能完全满足从事物资采购管理工作的要求。

基于以上情况，需要对存在的问题进行客观的分析，找出解决问题的方法，才能在物资集中采购供应中做到有条不紊、有序推进。

3 物资集中采购方案的强化

3.1 整章建制，夯实基础，实现物资集中采购的机制管理

实现物资集中采购的机制管理，在系统建立科学化、规范化、适应新体制及新布局的管理制度体系显得至关重要。为此，从整章建制入手，在建立健全规章制度上大做文章。2010年伊始就制定了《太原铁路建设有限公司2010年物资设备工作方针目标及实施措施办法》、《中铁六局集团太原铁建有限公司物资管理考核办法》、《中铁六局集团太原铁路建设有限公司物资设备集中采购管理办法》、《中铁六局集团太原铁路建设有限公司物资设备招标采购管理办法》、《中铁六局集团太原铁路建设有限公司物资管理办法》，为规范物资集中采购管理打下坚实基础。

3.2 坚持权限采购，执行集中采购，规范采购行为

认真执行《中铁六局集团太原铁路建设有限公司物资设备集中采购管理办法》文件，贯彻采购权限统放结合原则，划分各级物资部门的采购权限范围，各司其职、各负其责、分级采购供应，分级承担采购供应责任。各级物资部门根据采购权限履行采购职能，不得越权采购，非物资人员不得采购。物资采购工作的机制是“两级采购、集中管理”，即物资采购由公司、项目部、分公司物资部门两级进行采购。物资管理由公司、项目部及分公司、架子队三级管理。

3.3 规范物资集中采购方式及程序，降低物资采购成本

物资采购必须实行集中招议标采购，以“招议标采购为主，以询质比价为辅”的形式进行。体现“三公原则”，一切物资采购要全部公开，只有公开，才能体现出公平、公正，避免暗箱操作。

3.3.1 招议标采购

纳入物资集中招议标采购的种类主要是构成工程主体结构的主要材料，和通过大批量集中采购能确保材料质量、降低采购成本的辅助材料以及可批量组织采购的地材等。工程项目的主要物资集中招议标采购由公司物资设备部统一组织实施，其他品种由分公司组织、项目部组织，公司物资设备部、纪委监察部参与。其主要程序为：

3.3.1.1 招标文件编制

招标工作小组根据项目招标申请计划，汇总各项目物资招标数量，牵头组织编制招标文件，经招标领导小组审核后发售。商务性文件（包括招标通告、投标人须知、招标评标办法、合同一般条款、合同专用条款、样本格式、投标人指南等），由物资招标工作小组综合各项目情况后制订；技术性文件（包括合同技术条款、技术标准、交货期、交货状态、验收标准等内容），由各项目技术部门根据设计文件提出。

3.3.1.2 资格预审及发售标书

在规定时间内，通过资格预审的投标人办理购买手续，发售标书。

3.3.1.3 开标

投标人在标书规定的时间内送交投标文件和投标保证金，经招标人检查密封完好签收。开标由招标人主持，邀请所有投标人代表、纪委监察等部门代表参加。公布评标办法，纪委监察确认投标书的密封完整性，投标人代表当众唱标。开标应当场作出《物资开标记录》，并由投标方法定代表人或其委托代理人在记录上签字确认。

3.3.1.4 评标、议标

评标是对投标文件的初步评审和详细评审。投标文件的初步评审包括完整性审查和响应性审查，完整性审查是评标工作小组将对收到的每一投标文件进行审查，确认其是否完整，是否按招标文件的要求提供了文件资料和证明及承诺。若有遗漏则为不完整，不完整的投标文件将被拒绝。响应性审查是评标工作小组将对收到的每一投标文件进行审查，确认其是否对招标文件提出的所有实质性要求和条件作出响应以及是否有偏差，未能在实质上响应的或有重大偏差的投标将被拒绝。未通过初步评审的投标将被拒绝，通过初步评审的投标将进入详细评审。投标文件的详细评审是评标工作小组有权要求有疑问的投标人提供投标文件中所有复印件的原件，对其投标文件的商务技术资料和认证文件的真实性进行核查，不能提供完整的原件或其提供的原件与投标文件不符的投标将被拒绝。对通过初审的投标，将进一步审查投标人提供的商务技术资料和认证资料的真实性、生产技术措施及供应服务方案的可行性，将对投标人的报价、履约信誉、供货经验、生产技术能力、财务能力、投标物资及其组成件的质量水平以及标书的细微偏差等进行全面详细的评审（包括实地考察）。

议标是评标工作小组与通过初步评审和详细评审的投标人就价格、供货能力、付款方式、售后服务积极沟通，进一步谈判，获得最终谈判结果。

3.3.1.5 定标与合同签订

评标工作小组依据评标议标情况排序，将前三名推荐为中标候选人，由采购领导小组最终确定中标人并签订合同，实施采购。

3.3.2 询质比价采购

对构不成批量的物资采购，均应实行询质比价采购，即同一质量，价比三家，要以书面为依据反复议价，直到取得最低价为止，并填报“比价采购物资审批表”，经主管领导签字后方可签订采购合同。财务部门凭采购合同、“比价采购物资审批表”办理结算手续。

3.4 加强物资供方管理，确保物资供应质量

供方管理采用评价准入制度。对物资采购主渠道的管理，主要由公司物资设备部进行管理，即由公司物资设备部根据供方资质和业绩记录，优胜劣汰，定期评价、选择、上报集团公司，由集团公司发布物资合格供方名单。对物资采购一般渠道的管理，主要由公司各项目部、分公司物资部门负责，即由各项目部调查施工所在地的地方材料的价格、质量等情况，提出一般渠道的定点范围，报公司物资设备部审核备案。对物资供方的管理，是一项非常严肃的工作，必须杜绝在合格供方范围外采购物资，若合格供方名单不能满足需要时，应按要求对新供方进行评价，评价合格后方可实施采购，从而确保物资供应及供应质量，满足施工生产的需求。同时，只有坚持谁采购，谁对质量、价格负责的原则，净化进料渠道，真正达到降低采购成本的目的。

3.5 加强合同管理，提高合同执行能力，降低风险

要严格按照合同管理办法的要求，严把合同评审关，通过严谨评审，规范合同条款，提高合同执行能力，避免执行合同时因双方误解而产生的经济纠纷。签订的物资采购合同使用公司发布的规范文本或其他规范合同范本，同时签订“廉洁协议书”，建立合同履行情况台账。

3.6 抓好物资采购供应过程中的环节控制

3.6.1 加强物资计划管理

项目技术人员要及时提报工程项目主要物资需用总计划，为物资集中招议标采购提供依据。

3.6.2 把好物资验收关

物资验收是物资管理工作的重要内容，是物资人员依据采购合同、随货凭证及有关技术标准，通过衡量、检测、观察、试验，查数量是否准确、品种规格是否正确、质量是否合格，包括数量验收、技术证件、凭证验收和质量验收。加强物资验收管理，有效控制到场物资的质量标准、验收标准与采购合同中要求的相一致，体现物资集中采购的积极作用，避免因现场验收放松而使物资集中采购毫无效益。坚持质量第一的原则，把“到达价”、“性价比”作为比价依据，统筹考虑交货周期、售后服务，择优选择供应厂商。

3.6.3 加强物资采购信息管理

首先要对采购市场进行详细调查，并对调查情况整理、分析、加工，同时要了解供应厂商的成本状况和服务情况，只有这样，才能充分了解市场状况和价格走势，在议标谈判中处于主动地位。

3.6.4 集中招议标采购要有所创新

要加强与大型供应厂商的联系，积极沟通，建立供方评价机制与标准，落实好供方“事前综合评价、事中动态考核、事后定期公布”的管理制度，健全合格供方等级档案，实行不定期的淘汰政策，与供应质量好、信誉高、合作愉快的供方建立互惠互利、合作共赢、长期稳定的战略联盟伙伴关系，使物资采购管理、采购价格在市场上处于领先地位。

4 加强思想教育与培训，提高从业人员素质

在当前的新形势下，物资采购工作要求从业人员的业务素质越来越高，不仅要求具有与企业同命运、共呼吸、共荣辱的思想观念，还要求具有了解材料基础知识、熟悉现场施工情况、掌握物资采购管理方法等的综合业务素质。一方面，需要大力开展思想道德与廉政建设教育，提高思想境界；另一方面，需要大力加强业务培训，老同志做好传、帮、带，上级业务部门采取年度集中培训、季度业务知识问答、不定期现场指导等方式，针对性地组织所属从业人员进行管理常识、专业知识、岗位技能、职业资格、软件应用等的全面培训，逐步提高从业人员的业务素质。

5 结束语

强化物资集中采购管理，选择先进的物资采购方式，规范物资招议标程序，抓好物资采购过程控制，能有效地降低项目采购成本，提高企业经济效益，提升企业经营管理水平。