公路档案管理信息化的建设研究

张万民

（嫩江县公路管理站 黑龙江 嫩江 161400）

公路档案管理信息化的建设研究

张万民

（嫩江县公路管理站 黑龙江 嫩江 161400）

做好档案的管理工作，是开展一切工作的基础，不管是企事业单位还是国家政府机关，档案管理工作都是未来工作规划以及战略目标制定的基础性工作，公路档案也具备这样的重要作用。同时，计算机及网络技术的快速发展，使得整个社会都逐渐的步入了信息化社会，对公路档案管理工作进行信息化建设，将更有用力于提高公路档案的利用率，增强公路信息的共享性，这对我国公路未来的发展具有十分重要的现实意义。本文中首先对我国公路档案信息化管理的现状及存在的问题进行了分析，并提出了具体措施来加强公路档案管理信息化建设。

公路；档案管理；信息化建设

现代社会也可以称之为信息社会，这为档案管理工作提供了一定程度的便利性条件，同时档案管理实现信息化管理也是未来档案管理工作的必然发展方向。我国地域辽阔，且公路建设工程以及遍及到全国各个地区，这使我国的公路网络中所包含的公路数量巨大，结构也十分的复杂，仅采用原有的人工形式的公路档案管理已经不能满足如此大量的公路信息的管理需求，也无法真正的发挥出公路档案的数据记录及查询等功能。因此，公路档案管理方式及方法应紧跟公路建设及发展的速度，将信息化功能融入到公路档案管理中，可以有效的提高公路档案管理工作效率及质量。

一、档案管理信息化建设的现状

1.管理尚未标准化，缺乏规范性

公路档案管理起步晚，缺乏基础业务办理的相关经验，而管理制度也尚未形成一定标准，在实际操作中，容易造成管理混乱。这使得大部分的档案管理工作在利用数据信息时质量不过硬，很多数据的引用和建立出现错误或者是明显漏洞。由于缺乏规范性管理，也使得各个时期和各个类型的公路档案信息之间兼容性差，在某些关键点上无法衔接与统一，造成重要资料以及关键数据的缺损与流失，这将是公路档案管理信息化建设的一个重大挑战。

2.管理缺乏系统的数据库信息

所谓数据化信息，其要求的就是对网络数据的搜集、整理与运用的一体化和效率化。从目前我国公路档案管理的现状来看，信息传递不及时，共享仍存在一定难度，其很大原因在于将纸质信息转化成数字化信息的能力不足，造成数据库信息的缺乏。当用户在通过计算机网络进行数据检索时，由于缺乏系统的数据，常常是找不到相应的信息，或者获得相应的信息已超过时效，这些都是很普遍存在的问题。这个问题的存在一部分原因源于硬件设施跟不上，数据存储不及时，但更多的是对数据的搜集、整理以及转化能力差，无法更新和完善档案数据。

3.管理人员缺乏相应的专业素质

我国目前从事于公路档案管理的工作人员普遍存在对新技术掌握不到位的现象，同时，对什么是档案管理信息化工作了解的不深，档案管理能力欠缺，缺乏专业的档案信息化管理工作经验，这都严重的阻碍了我国的公路档案管理信息化建设工作的开展。同时，从事公路档案管理工作的人员流动性较大，专业素质差别较大，无法全面的胜任档案信息化管理工作，特别是在一些基层单位，任人为亲的现象较为明显，从而降低了档案管理工作的效率，信息传递不及时，数据库长期得不到更新，造成档案管理信息化建设进程缓慢，成效不显著。

二、加强公路档案管理信息化的措施

1.健全相关制度，健全公路档案管理的机制

公路档案管理的信息化建设必须要配合以健全的规章以及制度并且严格的进行实施施行，确保公路档案信息管理的安全。合格的管理体系当中必不可缺少的就是严格规章制度的实施与遵守，因此公路档案信息的有关管理部门可以通过建立完善的管理制度的方式优化公路档案管理的机制。已经存档的公路档案与信息，要对其安全性、有效性以及完整性都给予高度的重视奖。合理有效的惩罚制度必不可少，工作人员的执法行为应得到严格的规范，管理部门的执法形象应当得到明确的树立，实现管理人员的自律，同时对自身责任有明确具体的认识。除此之外，还应当及时积极的进行新型管理模式的探索与学习，不断的完善现有的管理机制，实现公路档案管理信息化建设的不断发展。

2.提升公路档案管理人员的素质

公路档案管理人员的素质高低，直接关系到公路档案管理工作是否优质高效。各公路档案管理信息化的建设，必须要使相关工作人员在掌握传统的档案管理知识的基础上，能够对信息化的技术有较为深刻的了解并掌握有关的技能，能够使用新型现代化的管理与通讯设备对公路档案进行录入、管理与维护。因而公路档案管理部门必须重视管理人员的素质提高和培养，采取定期的培训和教育，使管理人员能够充分的掌握信息化管理公路档案的操作技能和理论基础知识。在培训后要进行定期的技能考核与计算机操作技能考察。

3.建立公路档案的信息库，实现公路档案信息共享

公路档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将旧有的书面纸质档案改变为电子文件档案，还要建设建立公路档案信息库。这样一来，在解决了纸质档案占地面积大并且记录信息少以及工作效率过于低下问题的同时，还能够满足档案管理部门以及其它部门对于信息和资源的需求，能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。与此同时，公路档案管理部门可以充分的利用互联网的通讯优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，做到资源与信息共享。公路档案与信息的获得渠道大大的拓宽，部门自身也能够得到完善与发展，人民群众也能够通过共享平台对公路工程及建设有深刻的了解，对政府的信赖程度能够得到提升。有利于管理部门与人员的廉政和工作效率的提高，公众对社会的发展将充满信心，对于国家的长足发展也有极大的好处。

三、结语

综上所述，公路工程事业是国家想要快速发展的必然条件，要想实现公路事业有条不紊的发展，就要对相关的公路档案进行科学的管理及利用，从而为公路规划及建设工作提供更加可靠且及时的参考信息，而将信息化技术融入到公路档案管理工作中，就可以很好的实现以上目的。在公路档案管理信息化建设的过程中，上级公路管理机构要对这项工作给予足够的重视，对下级公路管理部门给予技术支持及人才扶持，从而实现公路档案信息化建设更加规范化，操作流程等也更完善，从而更好的促进我国公路事业的快速发展。

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[2]康素梅.加快高速公路档案的信息化建设[J].档案天地.2011(09)

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