浅谈高校人事档案管理的现代化

时间：2024-04-24

姜慧琳

（黑龙江省技工教师进修学院黑龙江哈尔滨 150040）

浅谈高校人事档案管理的现代化

姜慧琳

（黑龙江省技工教师进修学院黑龙江哈尔滨 150040）

高校人事档案是高校教育工作的重要组成部分，是高校发展，社会进步的需要，在信息技术高速发展的今天，高校人事档案工作也必须要坚持与时俱进，实现管理现代化，更好的推动高校教育事业的发展。

高校管理；人事档案；现代化

前言

作为高校教育的基础性工作之一，高校人事档案工作的重要性不言而喻，所谓其管理的现代化就是在管理过程中建立科学的信息管理体系，运用现代化的管理手段为学校管理提供准确、及时的信息，为学校发展决策提供依据，提高管理水平。

1.当前高校人事档案管理工作中存在的问题

档案工作一直较为神秘，处于极度的保密状态下，但近年来，随着技术水平的提高，人们观念的转变，人们对人事档案工作也有了新的认识，大大提升了其工作效率，提高了其利用价值，但是从目前的高校人事档案管理情况来看，仍然存在诸多问题亟待完善。

1.1 对人事档案的认识上存在观念偏差

一直以来，人们都将档案神秘化，档案资料过于重视历史、政审，但对其成绩却不够重视，受到历史因素的影响，档案材料主要记载个人的政治、历史结论，内容过于空翻，但对其能力的描述少之又少，从整体来说，无法将高校教师的真正情况呈现出来，降低了其利用价值。

1.2 管理方法过于陈旧

一直以来，我国高校人事档案管理都采用旧的模式，不仅制度不够完善，而且在人员配备上也不够专业，对档案材料的收集重视不够，使得材料失真情况颇为常见。同时，我国高校人事档案一直处于封闭状态，没有建立相对完善的归档制度，使得人事档案常被束之高阁。在材料方面，人们对其核实、审查工作认识不足，常会敷衍了事，导致材料失实，内容虚假，增加了后期工作的麻烦。

2.实现高校人事档案管理现代化的意义

世界经济的发展，信息化成为衡量一个国家发展情况的重要标准，高校人事档案管理的现代化是适应社会主义现代化建设对高校档案事业的要求，运用计算机等现代化设备进行档案滚利，实现现代化目标，使其可以更好的为学校教育事业服务。

2.1 现代化是时代发展的必然趋势

信息技术的发展使得传统的人事档案管理模式已经无法满足发展需求，过去的档案所记载的内容不够全面，查阅也不够及时，降低了档案的利用价值，但是随着计算机技术的运用，大大提高了处理效率，实现了人事档案检索、统计等方面的现代化，使档案人员从复杂工作中解脱出来，提高了其利用率，改善了工作质量。

2.2 实际工作的需求

科学技术是第一生产力，成为各行各业发展的原动力，人事档案工作亦不例外，必须要实现现代化的目标，运用计算机将人事档案管理的重心从实体向信息管理转移，建立不同类型的数据库，满足工作需求，提高人事工作的效率，促进学校工作质量的提高。

3.实现高校人事档案管理现代化的有效措施

从上文的分析中我们不难看出，当前，实现人事档案管理现代化已经是时代发展的必然趋势，但从发展情况来看，尽管自动化水平在不断提高，但是对现代化的设备的利用程度却仍然停留在初学阶段，造成资源浪费，对此，人事管理部门必须要结合具体情况，不断地提升现代化水平，逐步实现高校人事档案管理的现代化目标。

3.1 加强高校教职工的档案意识

唯有意识提高，才能实现质量的提高，所谓的档案意识就是指人们对档案工作客观事实的主观反映，也是对档案性质、构成与价值的认识。高校人事档案是广大干部教师与科研工作者的智慧结晶与聘用的凭据。但目前高校教师对档案的认识过于浅薄，认为其只是记录材料而已，缺乏归档意识。因此，高校人事档案管理部门必须要加大宣传力度，增强领导重视，提高档案工作效率，促成档案工作的良性发展。

3.2 增加投入，建立档案信息化建设的支撑体系

相对而言，高校档案管理技术相对较为落后，这就要求高校管理部门有计划、有步骤的增加投入，完善现有的设施，提高技术水平。信息资源库的建设时高校档案管理的核心，因此，必须要结合学校的发展情况建立高校人事档案信息通用数据库，实现档案管理的数字化目标，将人事档案原始材料通过现代化的设备进行转换，提高其利用率，发挥其利用价值，为决策层做出正确决策提供信息支撑。同时要建立并完善现有的档案数据管理系统，建设档案信息网站，实现信息化的管理目标，提高人事档案的利用率。

3.3 实行开放性管理，实现资源共享的目标

一直以来人事档案都过于神秘，仅有少数人可以看，仅供特定部门使用，百姓是无法看到的，但事实上，大部分内容完全是可以公开的，是可以实现共享的。从人事档案内容来看，主要包括履历、自传、专业、工资、奖励等等，简单来说可以分为业务档案与人事档案，业务档案完全是可以公开的，人事档案中的奖励、考核等也可以公开，这样就实现了资源共享，减少了不必要的麻烦，同时也可以接受监督，不断的改进工作质量。

3.4 强化工作人员的业务水平，提高其业务能力

为了适应工作的需求，必须要不断拓宽工作人员的知识面，学习现代化的技术，学习与档案工作相关知识，拓宽视野，增长自身的技能，提高其工作能力。学校的管理人员也要结合自身的情况，开展岗位培训工作，提高在岗员工的能力，同时对新进职工也必须要严格审核，确保其资质符合工作需求，从人员素质上确保档案工作质量。对于在岗员工也要加强其现代化技能的培训，更新其知识素养，使学校的档案工作跟上办公自动化的脚步，实现档案科技水平的提高，推动档案事业的发展。