社区公卫档案管理的实践与探索

邱敏

[摘 要]本文就社区卫生服务中心公共卫生档案管理内容分类、整理、保管、业务指导及考核、管理成效及存在的问题等作一实践总结，探索医疗卫生改革的新形势下如何规范公共卫生档案工作，推进社区卫生服务中心各项工作的开展。（“社区卫生服务中心公共卫生档案”以下简称“社区公卫档案”，不含城乡居民健康档案。）

[关键词]社区卫生服务；公共卫生档案管理

社区公共卫生档案是指社区卫生服务中心在公共卫生服务活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公共卫生档案是医疗卫生档案的重要组成部分，在开展社区医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术指导等“六位一体”的服务中具有十分重要的作用。本文作者结合工作实践，对社区公卫档案管理进行探索，得到以下几点认识。

一、准确区分社区公卫档案的内容分类

社区卫生服务中心一般与基层医院、卫生院实行“院站一体化管理”，社区公卫档案纳入社区卫生服务中心的总体分类方案和归档范围。社区公卫档案主要由疾病预防控制类、卫生监督类、妇幼保健类等组成，分别列入分类方案的一级类目设置。（一）疾病预防控制类包括：疫情、急性传染病、免疫预防、艾滋病传染性皮肤病、消毒与病媒、慢性传染病、慢性非传染性疾病、死因监督、人口监测、慢病监测、地方病、寄生虫病、学生常见病、健康教育等。（二）卫生监督类包括：建立乡镇街道公共卫生站所的机构设置、职能、人员、经费等文件，卫生监测检查员的聘任、培训、考核材料，卫生监督所没有归档保管的本地相对管理人名册、经常性卫生监督检查指导材料，群众投诉举报登记本和协查材料。（三）妇幼保健类包括：妇女保健、儿童保健工作材料。

二、严格社区公共档案的整理质量

社区公共档案的整理具体由各社区卫生服务中心的公卫科负责，公卫科长为第一责任人，具体整理工作由科室兼职档案员负责，科室其他人员完成各自分管业务材料形成后的初步整理。按照《归档文件整理规则》的要求，社区公卫档案首先区分年度，年度下按疾病预防控制类、卫生监督类、妇幼保健类分类，再区分内容按问题排列，按“件”整理装订。需要注意的问题：由于公卫档案形成的特殊性，有些“件”页数较多，如登记本（册），为保持文件的内在历史联系，均应以一本（册）为单位装订为一件，维持登记本（册）的封面等原始面貌，每件内页均打印页码，件内设置目录以方便查找利用（特种载体另按要求整理归档）。

根据科室兼职档案员较为熟悉业务工作的特点，归档文件的分类、整理、装订、排列、编号、编目、目录的著录一般由公卫科兼职档案员负责，根据中心档案室提供的EXCEL表格样式进行著录，著录的标准同中心档案室的要求一致。著录完毕后由中心档案员审核，并导入档案室的专门档案管理系统（龙宇数字化档案管理系统单机版，如是网络版就直接著录到档案管理系统中）。中心档案室在档案装订前负责对永久、30年保管期限的社区公卫档案进行数字化处理。

三、强调社区公卫档案的保管要求

鉴于社区公卫档案内容的特殊性，上一年形成的档案与下一年的工作密切相关，时常要查阅或参考，形成材料的科室利用档案很频繁。借鉴会计档案形成后隔年移交的方法，社区公卫档案采取在公卫科先暂存一年后，于次年一季度向中心档案室移交统一保管。中心为公卫科配备标准档案柜用于一年暂存期档案的保管，明确档案保管责任以及平时借阅利用登记制度，特别注意社区公卫档案涉及到疫情、传染病、艾滋病、死因、人口监测等管理，具有一定的保密性，一般只有本公卫科工作人员因工作需要可以借阅利用社区公卫档案，其他人员利用须经得中心领导批准，按制度办理借阅手续方可利用；强调社区公卫档案一律不出借原件，以确保档案的安全。

四、注重社区公卫档案的业务指导及考核

市卫生局每年负责邀请市档案局业务监督和指导人员对各社区卫生服务中心档案员进行业务培训和指导；每年要求中心档案员完成省级档案继续教育培训，不断提高档案业务水平。如有档案员更换，则当年度必须参加省档案管理岗位培训取得上岗证。社区卫生服务中心的档案员负责对公卫科档案整理的监督和业务指导，对兼职档案员进行业务培训，以及年终对公卫科档案工作的检查评分。

市档案局将社区公卫档案工作列入社区卫生服务中心争创市级“合格档案室”的要求；市卫生局将档案工作的考核列入对各社区卫生服务中心年度目标责任制的考核，尤以对公卫档案的考核为重，与奖惩密切挂勾，年终评选系统档案工作先进单位和先进个人；各社区卫生服务中心也将社区公卫档案管理列入中心目标责任制考核的内容，形成环环相扣、层层负责的良好局面，促使社区公卫档案得到较好的管理。

五、社区公卫档案管理的成效以及存在的问题

根据嘉兴市卫生局、档案局关于印发《嘉兴市乡镇街道卫生院（社区卫生服务中心》档案管理办法（试行）及配套文件的通知要求，桐乡市卫生局下属12个镇街道社区卫生服务中心，结合市级“合格档案室”的创建，对于2008年以来形成的社区公卫档案，已在2013年上半年实现规范化管理。各社区卫生服务中心在2012年已全部配备龙宇数字化档案管理系统，基本实现档案信息化管理，这一成果在嘉兴市五县二区中位列前茅。

但对于2008年以前形成的社区公卫档案，鉴于前期对此项工作的重视不够，又因公卫人员岗位流动性大，对档案保管不善，各社区卫生服务中心的公卫档案均有散失和不完整现象存在；2008年前积存的社区公卫档案由于公卫科工作任务重、人员少，一直得不到全部整理和数字化，也不能得到很好的利用；档案信息化建设尚没有纳入社区卫生服务中心整体信息化建设规划之中，龙宇数字化档案管理系统还停留在单机版操作，如能适应信息化管理的发展升级到网络版，将更有利于服务社区公共卫生事业的建设和发展。