浅谈档案服务工作

刘学军

[摘 要]档案是一个社会时代的宝贵信息和文化精神财富。档案利用服务既是档案工作的永恒主题，也是档案工作生存、发展的前提和基础。随着时代的进步，人们对档案的利用需求越来越多，对服务要求越来越高，以往传统的档案服务工作已难以满足当今社会发展的需要。档案部门和档案工作者应当与时俱进，积极创新档案服务工作机制，才能使档案事业焕发出新的生命活力，实现可持续发展。

[关键词]档案服务；工作探析

一、传统档案服务存在的主要问题

传统档案服务存在的主要问题大致表现在以下几个方面：一是服务观念差，服务意识淡漠。对馆藏资源偏重于保管而轻于利用，甚至是藏而不用，把自身等同于机关衙门，对于普通档案利用者一副居高临下的姿态；二是坐等上门，被动服务。“体现在为读者服务上就是坐等读者上门，读者问什么就答什么，馆里有什么就提供什么。”缺乏服务的主动性和积极性；三是馆藏档案门类单一，利用率、查全率和查准率不高。馆藏档案大多是历史资料和机关公文档案，民生档案、科技档案、特色档案等资源少，影响到档案资源的有效利用；四是服务内容、服务形式和服务手段单调落后。传统档案馆大多在服务上提供的是：一间用于查阅的阅览室，一套流水账本似的案卷目录，一种你查我调、不冷不热的服务流程；五是服务对象单一，服务面狭窄。各级档案馆的利用服务对象大多仅限于党政机关及其工作人员，满足其工作查考之需。中小单位、私营企业和普通百姓能走进其中的很少，基本不在其服务之列。

以上情况严重制约着档案事业的发展，使得档案工作与时代的要求差距较大。如果说这样的服务在计划经济条件下还可以维持的话，在市场经济条件下，特别是当今信息时代就很难适应了。创新服务机制，必须打破这种看家守摊的传统服务方式。

二、创新档案服务机制的必然性

首先，就事物发展上来讲，历史在前进，社会在发展。当今21世纪，是一个快速发展的知识经济和信息时代的社会。就我国来说，特别是改革开放以来，国家政治、经济、文化等各个方面都发生了前所未有的新变化。在知识经济和信息化时代的大背景下，我国实施了以经济建设为中心工作的战略转移，提出了依靠科学发展建设小康社会、和谐社会的奋斗目标。由于档案是重要的信息资源，在当前信息化时代这一大背景下，无论是国家领导、政府机关还是单位集体、普通公民，都对档案服务表现出前所未有的渴求与需要。面对新的形势，档案工作者必须解放思想，与时俱进，注重档案资源的开发利用，全面创新服务机制。

其次，就档案服务本身来讲，社会对档案的利用服务也随着客观变化了的生活需求、环境和物质条件而出现新的变化。“时代的发展要求档案在内容上越来越多，在利用频率上越来越高，在服务领域上越来越广，在服务方式上越来越活”。具体说来，一是对档案资源内容的需求，不再仅限历史研究资料，而是更多地转向与经济建设和日常生活紧密相关的材料；二是档案利用群体的变化和扩大。随着计算机的普及和网络技术的广泛应用，传统简单的进馆查阅、手工检索等形式已不能满足用户的要求，需要引入新的技术手段，依托电脑和网络信息技术，实现利用服务上的数字化、自动化、现代化和网络化。

由此可见，创新档案服务机制是应对时代变革，推进档案工作开创新局面的必由之路和必然选择。“档案服务机制的创新和实践是科学发展档案事业的内在要求，也是档案工作适应改革发展，更好地实践档案经济社会作用的根本保证”。

三、创新档案服务机制的基本切入点

首先，就广义上来说，应当包括以下几个方面：一是政策法规上的创新。档案服务工作要加强法律、法规和制度上的建设，使档案利用服务做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。二是工作理论上的创新。随着我国市场经济体制的确立和发展，以及现代信息技术的广泛应用，以新型信息数码技术为特征的新型电子档案的出现，带来了对传统档案理论的冲击与挑战，有待档案理论工作者做大胆的理论创新，以适应和指导档案服务工作的新实践。三是管理体制上的创新。档案工作的基本业务内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管和开发利用，是一套紧密相连的工作流程。要创新，必须有健全、完善的工作机制来保证，以克服和防止工作中的随意性、盲目性。要有一个系统完整的程序来约束和规范，真正形成一套职责明确，程序严谨，落实有力，运转灵活的工作机制。

其次，从狭义上讲应包括以下几点：一是服务思想和服务意识的创新。要解放思想，更新重藏轻用的传统观念，革除看摊守店的习惯思维，打破坐等上门、被动服务的陈旧思想，增强服务的主动性、积极性。要“大力弘扬紧跟时代、开拓创新的精神，进一步树立改革意识、竞争意识、服务意识、超前意识、文化意识、科技意识、效益意识、法律意识和开放意识，为创新服务机制打下良好的思想基础。”努力做到党和政府的工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里；社会事业发展到哪里，档案工作就保障到哪里；人民群众需要什么服务，档案工作就提供什么服务。二是服务内容与形式的创新。既要注重围绕党和政府的中心工作为各级领导决策服务，又要注重为建设和谐小康社会满足广大人民群众的需要服务。加强科技档案、专业档案和特色档案的建设，提高服务的主动性、针对性和及时性。既提供查简单阅服务，又提供深层次编研服务，逐步扩大特色服务和上门服务，举办“档案下乡”、“档案进万家”等活动。

总的来说，创新档案服务机制就是要紧紧围绕党的中心工作，围绕全面建设小康社会奋斗目标，落实科学发展观，坚持解放思想、与时俱进，努力使档案工作更加贴近社会经济发展，贴近群众生活需要，满足社会多方面的服务要求。最终实现档案管理主体由封闭型向开放型的根本转变，管理职能由保管型向利用型的根本转变，服务理念由被动的要我服务向主动的我要服务的根本转变。

参考文献：

[1]陈伟国.档案利用服务就在百姓身边[N].中国档案报，2011年.

[2]马小凡.民生档案利用服务实践中的问题反思[A].档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集[C]，2011年.