人事档案管理工作探析

胡春丽

[摘 要]档案作为社会文明发展的产物，有着深刻的社会影响，是社会发展进步的标志之一。人事档案的有效管理是人事工作的基础，提高人事档案的管理效率对人事工作的开展有着重要意义。所有我们要用科学的眼光来分析人事档案的问题，逐步提升人事档案管理的效能。在现阶段中人事档案管理工作有着许多新问题，新情况，关系到未来人事制度的深化和改革，我们应该认识人事档案管理中的问题并对这些问题进行有效的处理，从而大大提高人事档案管理的效能。本文主要分析了人事档案管理的重要性，人事档案管理的现状及问题，提升人事档案管理效能的途径等内容，希望有一定的借鉴意义。

[关键词]人事档案；管理；工作探析

一、提升人事档案管理效能的重要性

随着改革开放的不断发展，人事档案管理不仅在国家机关中发挥的重要的作用，在其他社会组织中也有着重要的作用和影响。企业的快速发展，带动着人事档案管理的进步，对其提出了更好的要求。管理专家西蒙曾说过，管理就是决策。不管是在国家机关还是社会上其他的组织，在进行决策的时候都要依据人事档案中的个人工作生活及工作经历，日常工作情况和生活思想作风等方面进行抉择。在进行人事决策的时候，人事档案就提供了大量客观，真实，可靠的信息。特别在社会市场经济高速发展的过程里，由于企业的迅猛发展，人事档案管理的效能逐渐得到重视和认可，成为企业不断发展的动力之一。提高人事档案管理的效能有助于减少企业发展的阻力，促进企业决策的优化选择，提高企业的管理绩效。同时，人事档案管理水平的提升也有助于促进企业的生产效率，提高市场竞争力，对人事资源管理的发展也有着深刻的影响，为企业的发展提供优秀的服务。所以不管是国家机关还是企业，都应加强对人事管理工作的重视，加强人事档案管理的效能，做到科学的进行人事管理。

二、人事档案管理的现状及问题

（一）缺乏档案规范指导性。要提高人事档案管理的效能，首先应提高人事档案的规范管理水平。目前主要缺乏对人事档案管理工作的检查指导，并没有形成科学有效的规范管理方法。此外，也没有建立相关的领导小组，存在业务不精，人手不齐，缺乏人事档案工作的宏观指导。加上一些单位缺乏对于人事档案管理人员的重视，没有给这些员工进行有效的工作培训，也是导致人事档案管理工作低效，滞后的原因。

（二）档案管理意识淡薄。企业人事档案管理是企业活动中最基本的工作之一，但许多基础事业单位对于人事档案管理的认识不足，一些领导对人事档案管理的重视不够，存在落实不到位，应付了事，检查随意，监督不及时等现象。还有一些工作人员认为现在提升干部只重视能力的德行，至于人事档案没什么用处。这些都显示现在许多企业单位缺乏对人事档案管理工作的重视，管理的意识不够强烈。此外还有许多毕业生对人事档案管理的地位，性质，作用了解不清，意识比较单薄，弃档的现象非常多，导致人事档案管理工作一直处在被动的状态，很难高效的开展人事工作。

（三）档案管理手段和方式落后。人事档案管理是一项需要耐心，细心的专业人事来负责的工作，有着机密性，政治性，专业性等特点。人事档案管理需要专门人员进行管理，单独存放。但现在很多基层单位管理人事档案的工作人员都身兼数职，有些还是半路出家，没参加过任何人事档案管理的培训。还有很多单位存在手工整理档案资料，即使是在这个计算机十分普及的时代，许多查阅档案的方式还是以人工为主，无纸化办公还没实现，缺少适合人事管理档案的计算机系统。就是因为人事档案管理信息化低下导致了企业档案管理水平和行业要求相差甚远，与科学的管理要求也不符合。

（四）人事档案管理缺乏时效性。在目前很多企业的人事档案管理过程中，存在许多档案资料过于陈旧，记录事件久远等情况。由于长期搁置，归入人事档案内的很多资料没有得到有效的鉴定，常出现信息过时的情况。同时，还有很多人事档案资料只是走个过场，没有进行真正有效的管理，对真实人事现状和工作情况反映较少，阻碍了人力资源部门的工作进展。

三、提升人事档案管理效能的办法

（一）建立规范化、信息化的人事档案管理制度。高质量、高水平的人事档案管理需要科学的方法和手段，由于传统的档案管理方法有许多局限性，也不符合实际情况，所以迎合时代的趋势，淘汰落后的人工化档案管理方法，逐步建立起规范化，信息化的人事档案管理系统，提高人事档案管理的效能。

（二）充实认识档案管理的内容。从企业科学用人的角度来看，企业为了能在激烈的竞争环境下脱颖而出，需要对自身员工有充分的了解，知人善任，才能有针对性，更有效的给员工安排适合的工作。为了提高企业人力资源部门的工作质量，在编写和记录人事档案内容的时候就要尽量把个人工作经验，工作经历，专业特长，性格优势，道德水平等都记录在档案内，提高人事档案的价值，为企业用人决策提供可靠的依据，也可以适当加一些更具个人特色的内容在里面，作为参考。

（三）完善监督机制。人事档案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要严格依照人事档案管理的制度来办事，做到有法可依，有章可循。人事档案需要制度来维护，用管理来保证工作质量，需要定期对人事管理工作进行监督指导，成立人事档案工作的领导小组，制定出相应的工作计划，每年不定期的检查人事档案管理的真实情况，提出有效的改进建议，进一步提升档案工作的管理效能。

除了制度手段上的改进，企业档案管理人员也应不断增强自己的学习意识与学习能力，不断适应新的行业要求，在新环境中迎接新的挑战。在信息化的时代中，计算机软件已经逐渐深入到我们的日常生活工作中，人事档案管理也应擅于利用新技术，有效提高人事档案管理的效能，为企业更好的发展铺平道路。

参考文献：

[1]李瑞东.浅析如何提升人事档案管理效能[J].华章，2013（10）.

[2]富铎.浅析如何提升人事档案管理效能[J].现代营销，201212）.