浅析电子文件对档案工作的影响及对策

庞艳

随着办公自动化逐渐普及，人类交流的手段已经从纸质文件走向电子媒体，尤其是电子文件的管理、储存、利用成为档案信息化建设的重要内容。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。所以，如何做好电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性，是档案信息化建设的一项重要工作。

一、电子档案的特征及对档案工作的影响

（一）电子档案是数字化信息的产物

电子档案的形成是在计算机、扫描仪等设备下完成的。传统的档案以纸质档案为工作对象，一般一年归档一次；而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机或光盘中，改动后不留痕迹。由于计算机换代更新比较快，长久保存的电子文件可能在多年以后与最初保存的格式不同，这就需要定期复制。由于文件没有了固定的载体，也就无法判断它的原始性了。

（二）电子文件的稳定性差，易损坏

利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。为防止磁盘丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存储磁盘的数量，同时也增加了费用支出。电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，但是对环境的温湿度、防磁条件的要求很高。

（三）对传统的档案分类法的影响

档案的原始记录性能充分体现当事人的亲笔手稿、领导的亲笔签署，能够表现出真正的原始性，也正是档案的原始记录性才使档案有别于图书、情报、资料等其他信息，因而具有法律凭证的作用。在办公自动化中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行。它虽然便于修改、复制，但却使得最能体现档案原始记录的内容与形式不复存在。电子文件是计算机处理系统中最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本和副本的差异，很难界定一条人为的界限。人们可以随时方便地复制电子文件，这样档案是由文件转化来的这一概念就变得让人难以理解，电子档案作为档案是否具有法律凭证作用便成为新课题。

（四）对档案来源的影响

随着大量的电子档案的产生，传统的观点认为档案的来源必须建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及文件的基础上。只有根据来源才能正确整理和理解档案文件，从而确定适合本单位的分类方案。而电子文件在形成过程中不再严格现存的机关、组织、，机构这一现象人们可以随意打乱重新组合，破坏文件的本来顺序。

二、电子档案应具备的条件

由于电子文件的可操作性，信息与载体可分离等特性，作为历史原貌的记录凭证。电子档案还必须满足真实性、准确性、可靠性、稳定性、有效性、完整性等条件。先于纸质文件产生的电子档案究竟是不是“档案”，就要看它是不是具有保存价值和原始记录性，是不是具有历史再现性，以及是否满足以上所应具备的条件。

（一）原始性

文件经运行才能发挥其直接参与活动的工具性作用，进而由文件转化成的档案才具有原始记录性。当前，随着办公自动化系统的应用逐渐引向深入，“双轨制”模式已日益成为文件运转的主流模式，电子文件成为文件信息流转的重要载体。在实际工作中，“双轨制”模式有诸多操作方式，但不论采取哪种方式，在“双轨制”模式下，电子文件都会或多或少地参与某项事务的办理过程。与纸质文件共同组成文件运转的整个流程。直接参与文件运转流程的电子文件上都留下了“原生痕迹”，它们和参与其他运转环节的纸质文件共同记录着文件的运行流转过程，经归档处理后共同构成一份完整的档案，完整记录该文件的历史原貌和产生过程。

（二）真实性、准确性和稳定性

在流程改造后的办公系统中，电子文件必须先行办结归档才可打印。那么，如何确保提前产生的电子档案真实、准确、稳定，成为档案管理者必须考虑的问题。版式文件技术和电子印章技术是解决上述问题的关键。在改造后的系统中，文件签发后进入“文件格式转换”环节，承办人需先将可编辑文件转换为版式文件具有所见即所得的特点，一旦将可编辑文件转换为版式文件，文件内容及格式即不可再更改，在此基础上加盖电子印章的电子文件，将与后续环节产生的纸质文件完全一致，这样就使提前产生的电子档案满足了真实性、准确性和稳定性的要求。

（三）有效性

《中华人民共和国电子签名法》于2004年8月28日正式通过，2005年4月1日正式施行，国家以法律的形式确定了“电子签名”的有效性，使其具备了与传统印章同等的法律地位。电子印章技术作为数字签名技术的一种，可赋予电子文件法律效力。在不可编辑的版式文件上加盖电子印章后，文件即具备了法律效力，将其做归档处理转化而成的电子档案同样也是合法有效的。

（四）完整性

文档一体化系统中，虽然文件管理系统内的电子文件可根据需要导入档案管理系统，但一般来说，导入的文件仅为文件签批稿及未加盖印章的电子文件终稿，缺少了“印章”这一证明文件效力的重要因素，还不能算是一套完整的电子档案。通常的做法是运用双套制归档模式，将纸质文件数字化，然后导入系统加以补充。由于加盖电子印章的电子文件在内容及形式上与后续产生的纸质文件完全一致，且具有了与纸质文件相同的法律效力，将其直接归档不仅操作方便，而且文件效力也优于双套制归档中的电子复制件。此时，加盖电子印章的电子文件与电子形式的签批过程共同构成一套完整的电子档案。

三、针对电子文件不利因素采取的对策

（一）加强制度建设

电子文件从文件形成、整理到归档、利用，是连续的、不间断的，对电子档案全程管理，实施前端监控。文档一体化的核心是在文件形成过程中，制定相应的工作细则，保护电子档案的原始信息，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写和更改的文件，从而达到电子档案的科学性、通用性、规范性。

（二）加强电子档案的管理

要积极创造良好的保管条件，从温湿度环境，防磁、防有害气体、防擦划伤、防变形等方面采取措施，确保信息与载体的完整与安全。采用再生性保护措施延长载体寿命，以保证电子信息长期利用。

（三）建立一支过硬的档案室队伍

开展电子档案也要以人为本，依靠原纸质档案立卷的骨干力量，充分利用他们的优势。常年的工作积累使他们容易与档案部门在电子文件归档上达成共识，要通过业务学习和技术培训，尽快使他们掌握信息管理自动化的基础知识和技能。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，拥有广博的知识，适应信息技术发展的需要。加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

（四）“双轨制”的必要性

鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改特质，有必要将重要的电子文件硬拷贝存档。目前电子文件、纸质文件转化为档案一般采用“双轨制”归档内容形成两套档案，其归档使用不同的编目方法和贮存装具，在纸质档案的归档目录和备考表上标明电子档案的编码及保存位置，在电子文件归档目录上也注明相同内容。

（五）实施监督检查，确保信息资源安全

经常性的检查包括：检查人员的安全防护意识；检查各项规章制度的执行情况；检查机器设备和网络的安全运行情况；检查网上数据的流动情况；检查数据接受和备份情况等。