小企业会计电算化实施进程中的若干问题

许　伟

摘要：我国的会计电算化工作经历了20多年的发展，取得了很大的进步。商品化、通用化的财务软件在大中型企业中得到了广泛的应用。但众多的小企业电算化的实施工作还不理想。本文就当前我国小企业会计电算化实施进程中必须重视和需要解决的几个问题进行阐述。

关键词：内部控制；网络模；管理制度

1 会计电算化工作的组织与计划

良好的组织和计划是成功的一半，所以组织和计划对会计电算化工作很重要，而很多小企业会计电算化工作实施的不成功，往往是因为缺少良好的组织和计划。电算化的工作涉及面比较广，需要企业的人、财、物多项资源，所以最好是单位领导亲自负责组织这项工作，以便于组织和协调。

一般而言，企业应根据本企业实施会计电算化的目标来制定自己的实施计划。对于绝大多数小企业来说，实施会计电算化的目标主要是想用电脑取代手工做账，减轻财务人员的工作负担，提高会计信息的准确性和及时性，促进会计工作的规范化。因此会计电算化工作的实施计划可以包括以下几个方面：

1.1 机构和人员的配置计划

小企业规模较小，经济实力较弱，可以在原有的会计机构的基础上，培训和增加相关的会计电算化人员，可以对原有的会计人员进行电算化的培训。

1.2 硬件和软件的购置计划

计算机及其他硬件设备是电算化会计信息系统的重要组成部分，制定其购置计划是非常必要的。对于小企业来说，可以根据本企业的经济实力和发展计划和对会计工作要求，制定计算机及其他硬件设备购置计划。主要包括硬件模式、计算机、打印机等辅助设施的数量和价格，以及总投资分配等。计算机软件也是电算化会计信息系统的重要组成部分，软件的开发或购置计划的好与坏直接影响至会计电算化的实施。对于小企业来说，最好的选择购买通用会计软件的方式，这样做既经济又可靠。企业应该制定出软件购置计划。

1.3 费用预算

编制好各种计划之后，便要进行费用预算，即测算全部投资的总额，以及各分项计划的费用预算等。

会计电算化工作的组织与计划做好以后，下一步就是要建立会计电算化系统了。

2 会计电算化信息系统的建立

电算化会计信息系统是一个包括计算机硬件、软件、财会人员和会计规范四个要素的信息系统。对于小企业来说关键是硬件和软件的配置。

2.1 硬件的配置

硬件配置是指会计电算化所需硬件系统的构成模式。目前主要有单机模式、多用户模式和网络模式三种。多用户模式因其固有缺限基本是已不太用了。单机系统虽然投资小，见效快，但是其可靠性较差，一旦机器发生故障，会使整个会计工作中断，给企业的正常会计工作带来较大的损失。笔者认为对于小企业来说，网络模式还是一个较好的选择，它可以弥补单机模式的缺限。网络模式主要是指由一台服务器和多台微机用网线连接起来的一个系统，各台微机都具数据处理能力，而且通过网络系统可以共享网络服务器上的硬件和软件资源。安全稳定性较好，容易维护，具有可扩展性。目前计算机硬件的价格不断下降，所以即使配置网络模式，投资也不会太大，一般的小企业都可以承受。

2.2 软件的配置

软件的配置包括系统软件和会计软件，笔者主要谈一下会计软件。会计软件是企业开展会计电算化工作不可缺少的必要条件。一般说来，配备会计软件的方式主要有三种：选择通用的商品化会计软件、定点开发、选择通用商品化会计软件与定点开发相结合。当然对于小企业来说，最理想的方法还是选择通用的商品化会计软件。选择会计软件时要注意以下几点：

2.2.1 选择会计软件时要注意与硬件系统的匹配。一般来讲，目前市场上销售的会计软件有两种版本，单机版和网络版。所以作为企业来讲，要了解自己企业会计电算化的硬件模式，是单机模式还是网络模式，然后再去选用相应的单机版会计软件或网络版会计软件。如果软件与硬件模式不匹配，软件无法正常工作。

2．2.2 会计软件的易用性。目前在市场上销售的会计软件，凡是经过财政部门评审通过的，在功能上应该是符合要求的。各个软件厂商开发出的会计软件功能上大同小异，所以对于小企业来讲，在选择会计软件的时候不要一味求全求大，认为会计软件模块越多越好，功能越齐全越好。所以笔者认为在选择会计软件时，企业应该根据自己的实际情况，与会计软件厂商充分沟通，让会计软件厂商了解自己真正的需求，从而真正找到适合本企业需要的会计软件。

2.2.3 会计软件售后服务工作的可靠性。会计软件售后服务工作的可靠性对用户来说至关重要，对小企业来说尤其如此。因为小企业对软件和硬件的自身维护能力较差，一旦软件或硬件出了问题自身没法解决，而会计软件厂商的售后服务工作到不了位，会给日常会计工作带来很大的不便。所以笔者认为对于小企业来讲，一定要选择质量过硬，售后服务工作做的好的会计软件厂商。这样才不会给日常的会计工作带来不必要的麻烦。

3 会计电算化内部控制的建立

会计电算化的内部控制主要是岗位分工。

会计电算化的岗位是指直接管理、操作、维护计算机硬件和会计软件的岗位。主要有以下几个方面：

3.1 系统管理员。负责计算机及会计软件系统的正常运行协调工作，要求具备会计和计算机知识，可由会计主管兼任。

3.2 系统操作员。负责输入会计数据，运用计算机处理会计数据和输出会计数据。要求具备会计知识和计算机操作知识。

3.3 凭证审核员。负责对原始作证和记账作证进行审核。

3.4 系统维护员。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，要求具备计算机知识。采用网络会计模式的企业需设立此岗位。

3.5 会计档案资料保管员。负责数据盘、程序盘、凭证和账表等各种会计档案的保管工作。

对于小企业来讲，可能不需要那么多的会计人员，这几个岗位可以根据企业的实际情况进行适当合并。例如可以由系统管理员来承担凭证审核员的工作，由系统操作员来承担会计档案资料保管员的工作等等。

4 会计电算化管理制度的建立

电算化会计信息系统的管理，是指对已建立的系统进行全面管理，保证安全、正常运行。它一般包括宏观管理和微观管理。

4.1 宏观管理

这里的宏观管理主要指对电算化会计信息系统正常运行的管理。在电算化会计信息系统的运行阶段，一方面要注意检测电算化会计信息的可靠性、安全性和稳定性，评价系统是否符合要求，检验使用人员对软件操作的掌握程度，不断完善会计电算化的管理制度。另一方面，在企业刚刚建立电算化信息系统后，不能马上扔掉手工账，因为并不清楚到底会计电算化信息系统运行的效果怎么样，所以应该用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，如果取得相一致的结果，才可能证明会计电算化系统的可靠性和稳定性，这时才可以甩掉手工账，完全用会计电算化系统来进行会计核算工作。

4.2 微观管理

微观管理主要指日常使用管理，主要是加强对电算化机房的管理。由于计算机设备的运行正常与否和周围环境关系很大，所以企业要为计算机设备创造一个良好的运行环境，保证计算机设备正常运行。再一个就是要防止各种非法人员进入机房，保护机房内的设备、机内的程序与数据的安全。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。

以上这些问题是小企业会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。这些问题如若不重视或不及时解决，它将严重阻碍小企业会计电算化向更深层次的发展；如若重视并及时解决这些问题，它必然会促进小企业会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高小企业现代化管理水平和提高经济效益服务。

参考文献

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