浅析信息化建设中常见问题及应对技巧

李　爽

摘要:企业的信息化建设是企业提高竞争力的必由之路，利用计算机网络实现企业信息化是企业提高管理水平的重要途径。本文结合开展信息化建设的实际，分析了信息化建设中容易出现的问题，提出了应对的技巧，以期为企业信息化建设提供有益参考。

关键词:网络；信息化；问题；技巧

随着计算机网络[1]及通信技术的发展和应用，信息化已成为企业可持续发展和提高市场竞争力的重要保障。信息技术应用地不断深入使信息化建设显得越来越重要，成为企业生产、销售、服务等各环节的核心平台。但信息化建设中错误的决策和实施可能带来比未进行有效信息化建设更大的风险,在项目建设中必须引起高度注意。

信息化建设的现状

信息化建设的目的是将企业的各类信息通过网络进行集成，提供快捷的信息传递和利用。信息化项目建设是大型的系统软件工程，不是简单的购买成型管理软件，开展信息化建设必须根据企业实际，结合企业规模、通讯系统、网络、电子商务、客户资源管理和质量管理等多方面详细分析，系统实施。

对普通企业而言，信息化项目的功能并不复杂，但普通企业开展信息化建设的基础相对较差，专业的项目开发管理人员较少，经验匮乏。事实上，信息化项目在管理、技术、时间、资金、实施和维护等方面存在诸多风险，在我国信息化建设[2]失败的案例极其常见，尤其是在CRM(Customer Relationship Management,客户关系管理)和ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)领域。以ERP为例，据统计在项目建设中按照工期和预算成功实施的比例仅为15%。为了成功实现信息化项目的系统集成，在系统过程控制中要分析开发方容易暴露的问题，及时应对，提高项目建设的成功率。

项目建设中容易暴露的问题

信息化项目开发建设中，企业与开发方的默契是项目成功实施不可或缺的因素。由于开发方多从追求自身利润的角度出发，建设过程中极易出现一些问题，企业要清晰辨别，确保项目建设过程的可控和系统功能的实现。

容易出现的问题分析如下：

1 不考虑自身实力，仅以拿下项目为目的

随着IT业的发展，软件开发商的数量迅速增长，但其实力莨芥不齐，造成软件实施效果大相径庭。有些开发商为了拿下项目,对难以实现的条款也满口应允，比如提供系统源代码、数据字典等。我们知道，对于IT企业，源代码涉及企业的知识产权，是企业核心技术的体现，属于商业机密。项目建设需要开发方提供源代码的时候，他们多以各种理由拒绝，造成项目进展受阻。

2 不依照协议内容完成项目

不完全依照协议内容完成项目似乎成了信息化建设中的潜规则。由于行业差异，企业与开发方对信息化系统的理解高度不同，开发方作为IT企业，专业优势明显，清楚了解系统软、硬件实施、功能实现等方面的玄机，而系统的开发建设对企业而言则是新的领域。开发方利用专业不对等，很容易欺瞒企业，在实际实施过程中对协议规定

的实施项目常常以功能没有意义、实现成本太高等为由简化、减少功能模块。

3 仅实现系统软件拷贝，缺少二次开发

开发商为了成功中标常常压低报价,开发方在实施过程中出于成本考虑只安排少量人员，以安装相关管理软件为目的，不进行系统的二次开发。

目前一些典型的信息化产品在技术上确已缜于成熟，但不同企业实际情况不同，适用的信息化系统也不一样。建立与企业个性相契合的系统，二次开发尤为重要，它是信息化建设中关键的部分。按照软件工程[3]的要求，开发方需在与需求企业沟通融合、开展详细需求分析基础上，制定系统总体方案，细化功能模块，合理安排实施计划，以实现企业业务流程的重组，实现业务流程资源的有效利用。但开发方为了力推软件，没有严肃地分析调研，只要求企业改变原有流程去适应软件，不进行二次开发，这不是真正的业务流程重组，信息化系统不可能为企业解决根本问题。

以推销软件为目的的信息化建设不是真正的信息化建设，会最后导致项目失败。

4 开发方不及时提供全面的软件文档

软件文档是系统软件开发人员、软件管理人员、维护人员、用户以及计算机之间的桥梁，信息化系统建设中各阶段文档不可或缺。项目建设实际中，开发方往往在项目过半时仍不能提供全面的设计文档。由于IT人才的流动性强，不全面及时的文档在系统实施人员发生变动时极易造成项目建设的脱节，同时给系统维护和版本升级带来困难。

主要应对技巧

1 详细调研开发方的成功案例，谨慎选择

对开发方成功案例的调研中要注重考查系统功能的实现和软件文档编制情况。良好的信息化系统功能强大，文档全面，涉及软件工程的各个阶段,内容具体、格式规范,是信息化系统维护、版本升级的依据。

2 签订条款清晰的技术协议

为防止开发方不依照协议内容实施项目[4]，以技术协议规范项目内容，约定项目建设方式。企业与开发方是甲乙方的关系，要有产生法律纠纷的思想准备，协议条款必须清晰，涵盖整个项目：明确系统建设各阶段应实现的功能和提交文档的内容，标明时间节点；明确需求分析报告和总体设计报告经甲方认可后方可开展下步工作；最好约定发生纠纷时到企业所在地法院处理解决。

3 明确阶段成果，建立严格的成果审核制度

为了避免开发方单纯拷贝系统软件，保证系统二次开发，实施过程中既要有明确的项目实施总目标还要有明确的阶段成果，要制定达到这些阶段成果的具体时间表、实现方法及标准。

项目实施过程中，按照实施方案中确定的时间进度和标准严格审核项目实施成果。如果因偶然因素或突发事件使计划方案发生变化，导致实施结果偏离计划目标,项目实施小组要及时分析偏离原因，确定相应的处理方法，保证项目顺利实施。

项目款项的支付应与阶段成果相对应，按实现情况确定该阶段相应款项的支付方式。

4 建立严格的过程控制制度

除建立项目建设各阶段相应的文档外，项目实施小组还要定期对项目建设分析研究，对双方参加的会议要留有双方签字的会议纪要。双方文档来往应以文本文档为主，严格签收手续，尽量减少以电子邮件方式传递重要文档，电子邮件在法律上难以作为有效证据，要十分谨慎。严格评审开发方提出的更改项目实施计划的意见，如果是开发方原因所致，要有备忘记录在案，为项目结算提供参考。

另外,在开发中要注重项目的基础工作，详细、整体规划企业管理信息系统，为企业与其他信息系统的集成预留数据接口，满足企业进一步发展的需求，保证企业整体目标的实现。

面对企业开展信息化建设中容易出现的一些问题，与开发方的沟通、应对是有技巧的。在系统建设中，敏感地识别开发方伎俩并尽快解决，通达严格的过程控制成功实现企业信息化建设的目标。以上所述以期给将要或正在开展信息化建设的企业提供有益帮助，在信息化项目建设中深入挖掘开发方资源，促进项目建设，为企业的生产管理及未来发展提供有利支撑。

参考文献

[1]潘爱民.计算机网络,清华大学出版社,2004.

[2]罗鸿.ERP原理、设计、实施,电子工业出版社,2005.

[3]杨林等.实用软件工程,电子工业出版社,2006

[4]卢向南.项目计划与控制,机械工业出版社,2007.