电子文件对档案管理工作的影响及对策

张 彤

（黑龙江省烟草专卖局 哈尔滨 150001）

一、电子文件定义及其主要特点

所谓电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。与纸质文件比较，电子文件主要有以下几个特点：

1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。

2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

3.电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。

4.电子文件文件结构不同于纸质文件，其物理结构和逻辑结构是不一致的。

5.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案管理不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案管理工作的影响

1.电子文件易于修改，而且改动后可以不留痕迹。虽然已有一些技术可以防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大的多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

2.电子计算机软件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断改变自身结构和格式来适应新技术。在改变的过程中信息容易失真，而且由于没有“原本”或原本无法读出，其失真程度难以核对。一是人为破坏导致电子文件内容失真；二是由于电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。一般说来，磁盘的寿命是3-5年，光盘也不超20-30年。载体材料的氧化和变质、磁场的影响，很容易抹去载体上存储的数据。由于电子文件的载体对硬件和软件的依赖性很强，当读出设备或软件早己更新多次，载体中的信息可能永远无法读出。即使定期对载体进行数字格式转换，使它永不过时，但是格式转换是丢失数据作为代价的，这样将无法保证档案信息的完整和准确。

3.电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采取不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判断这份电子文件的原始性。

4.电子文件在制作过程中的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件不像纸质文件那样容易分辨出原件和复印件，有时它可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上。在不同时间不同地点由不同的人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是原件，哪个是复印件。

三、采取的对策

1.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件档案管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

3.建立电子文件全过程管理制度。电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪个环节的职责不清，制度不明，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性、完整性的重要措施。

4.实行纸质和电子文件双套归档。目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，纸质文件和电子文件“同时服役”的状况存在合理性和必要性。一方面在没有充分的技术保障、相关立法和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件；另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义，这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看做不必要的重复。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。原则上电子档案的管理应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨。比如，归档时间可基本相同，价值鉴定、著录标引实行统一操作等；不能并轨的就分别操作，如分别保管、分别利用等。

5.提高电子档案信息安全意识。由于电子文件具有上述特点，对利用过程中的控制比纸质档案要困难得多，档案工作人员又缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。目前对提高电子档案应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式（如限档案室内阅览、转换成纸质文件等），以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子档案，禁止在有互联网的计算机上阅览。

6.档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案管理工作迎接信息技术革命最根本的对策。

[1]倪丽娟，于元元.文书与档案管理.黑龙江人民出版社，2002，6.

[2]徐义全.电子文件与档案的管理[J].安徽档案，2001，（2）-（6）.