论城市电子档案管理的特点及对策

时间：2024-04-24

任丽

（黑龙江省哈同高等级公路管理处佳木斯管理所黑龙江佳木斯 154007）

一、电子档案定义及其管理综述

（一）电子档案及其特点

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机系统存取并可在网络上传输的文件，将电子文件归档后即形成电子档案。也称为“数字式档案”。电子档案相对于其他载体的档案，具有如下特点：信息的非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多种信息媒体的集成性系统依赖性。目前，电子文件的存储介质主要有磁盘(硬磁盘、软磁盘)、磁带和光根据信息存在形式和用途，电子文件，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件等类型。

（二）电子档案管理实务

1.电子档案的收集方式

电子档案的收集方式有两种：一是机关档案室接收各部门具有查考利用价值的电子文件归档；二是档案馆接收各机关形成的具有长久保存价值的电子档案统—保存。

2.电子文件归档制度

（1）电子文件的归档范围。电子文件基于其自身的特征，从而在归档范围上与传统档案有所不同。一方面，总体上讲，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的电子文件都应归档，这与传统档案是一致的；另一方面，还要将其支持软件归档。具体的有以下几个方面：第一，在行使本机关职能以及行政管理、业务活动中形成的各种文本文件；第二，利用计算机辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件；第三，本机关制作的各种数据库文件；第四，与本机关制作的文本文件、图形文件、模型文件、数据文件有关的各种命令文件；第五，设备运行所需的操作系统文件；第六，与电子文件有关的纸质文件，包括产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件及在电子文件形成过程中产生的纸质文件。

（2）归档时间。电子文件的逻辑归档可采用实时方式，其物理归档可定期完成，即管理性文件在次年年初归档，技术文件在项目完成后归档。

（3）归档方式。电子文件的归档有逻辑归档和物理归档两种形式。所谓电子文件逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。所谓电子文件物理归档是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上而实现的向档案部门移交的过程。

（4）归档要求。电子文件归档的要求主要有：第一，完整齐全。电子文件归档应齐全完整，凡是归档范围内的电子文件都应及时归档，不得分散保存。除文件外，必要时还应将相关软件参数、压缩算法、管理数据等一并归档。第二，真实有效。电子文件是否真实有效直接关于其价值，必须注意，基于文本文件应将最后定稿归档，如果曾经多次修改，重要的修改稿也施加版本号后。与最后定稿一并归档；对于图形文件，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档保存，如果原稿很重要，也应归档；电子文件应采用电子文件签署技术，以确认其有效性。第三，经过整理和划分保管期限。归档的电子文件应经过整理，并划定其保管期限。这项工作由文件形成部门完成。第四，统一规定载体形式和质量要求。归档电子文件的载体、规格、格式等应统一规定，集中后应拷贝至耐久载体上，且一式两套，异地保存。归档电子文件应与其机读目录在同一载体上，且应注明其编号、名称、密级、保管期限、硬件与软件环境等。第五，填写归档电子文件登记表。归档电子文件登记表主要包括形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、作用性质、信息类别、载体、保管期限等项目。第六，履行归档手续。电子文件归档时应进行全面的检验。其内容包括电子文件载体状况、有无病毒、完整性和有效性，相关材料是否齐全等。验收合格后，在移交清册上签字盖章。

二、城市电子文件管理特点

（一）自从世界进入了知识经济时代，政治、经济、文化和自然环境与过去相比竞争更加激烈，从而使城市档案管理面临着严峻的挑战和许多难以预料的事件

这个时代城市档案管理的主要特征是：1.管理结构发生变化，纸质档案管理逐步向电子文件档案管理转变；2.科学技术水平不断提高，推动和加速了档案管理水平的发展，同时也加深了城市档案管理的难度；3.全球性竞争日益激烈，既给城市档案管理提供了新的机遇，也给城市档案管理带来巨大压力。4.由于信息化、经济化，社会、政府、顾客对城市电子文件档案管理提出了更高的要求，也有许多限制；5.各类电子文件及其保管过程中突发事件不断出现，使城市电子文件档案管理成为一种特别庞大的、复杂的、不熟悉的、变化的、难以预料的工作，面临着许多严峻挑战。在这种情况下，对城市电子文件档案管理进行深入分析，采取新的管理方式，谋求发展，强化战略管理势在必行。

（二）城市电子文件档案管理指管理人员运用专门方法提供各类城市电子文件档案资料，帮助管理者分析和了解情况，形成和评价战略，从而创造竞争优势，以达到部门有效适应内外部持续变化的目的

与传统纸质档案管理相比，城市电子文件档案管理具有以下特点：1.长期性。城市电子文件档案管理的宗旨，是为了取得长期持久的竞争优势，以便城市立足于长远的战略目标，得到长期发展。而传统的纸质档案管理则立足于短期的管理，未从长远策略上考虑，属于战术性管理。2.全局性。城市电子文件档案管理以全局为对象，根据城市总体发展战略而制定，它把城市内部结构和外部环境进行了综合。因此，城市电子文件档案管理从城市所处的竞争环境出发，其管理不仅包括城市内部的状况分析，而且包括竞争对手状况分析和所处各行业的状况分析，从而达到知己知彼，洞察全局的目的，并由此形成各种发展战略。

三、城市电子文件档案管理应采取的对策

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，要求档案工作者深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置、存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息。也就是说，通过技术处理，将已归档的电子文件收为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件—样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

（三）使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，构成三维空间，形成了立体化的管理结构。