档案管理工作现代化亟需加强

时间：2024-04-24

门陆斌

（黑龙江省重竞技运动管理中心黑龙江哈尔滨 150000）

随着信息技术的快速发展，特别是进入20世纪90年代以来，档案管理部门的计算机应用由以往的使用单机向网络化方向发展，网络正在把不同行业、不同部门的档案工作有机地联系在一起。档案工作现代化也是随着科学技术的发展逐渐形成和逐步实现的。

一、档案工作现代化的两个重要阶段

第一阶段，计算机辅助档案管理阶段。即对已归档的传统档案采用计算机模仿传统的手工工作方式，建立“计算机辅助档案管理系统”，目的是开发档案信息资源，保护档案原件。这一阶段的特点是：档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对档案的利用体现出档案的价值。通过计算机辅助档案管理系统；将纸质档案的模拟信息转换成数字信息，实现了传统档案的数字化或称电子化。因此，把这一阶段称为“传统档案的电子化阶段”。

第二阶段，电子档案工程阶段。电子文件的诞生，标志档案工作开始进入新的时期，并在新的理论方法指导下完成电子文件的归档及电子档案的管理。从工程学观点看，电子文件的生产、形成、使用、积累、整理、归档和管理，是在一定的技术环境下(例如网上办公、网络CAD、电子商务、电子在线支付、银行网络等)进行并完成的，电子文件的特征和属性也是在它形成的工程环境中研究并得到认识的。

二、档案管理工作现代化的特点

（一）档案数字化

档案数字化是与传统档案工作相对而言的，它是档案信息化、现代化的重要内容之一。从概念上说，档案数字化就是借助各种现代高新技术，实现各种档案资源数字化存储、加工、流转、利用与控制的过程。档案数字化的核心是数字档案馆的建设。从业务内容上看，档案数字化建设包括三个主要方面：1.档案资源数字化整理。即使用数字模拟整合技术将馆藏各种档案数字化。这是档案数字化的基础。2.建设档案馆数字化信息资源库。包括数字档案管理系统、数字目录中心管理系统、数字文档管理系统、数字文件管理系统等。3.建设档案数字化信息网络。目的是把数字化的档案信息在互联网上发布、传递。

（二）档案网络化

即将传统的计算机辅助管理不断扩大和完善，实现档案管理网络化。进入网络环境。计算机辅助档案管理是在传统档案工作基础上建立起来的，不是开放式的，信息的流动还属单方向。在企业中，企业的内部网(Intranet)将成为企业管理的支柱，而档案信息是举足轻重的，它是企业的科技和管理工作的精华，理应进入网络管理。实现传统档案计算机辅助管理系统的网络化，一项非常重要的工作就是扩大其功能。例如，消除传统的“检”与“索”的概念，将查询、浏览和获取三合一，扩大档案检索功能。

此外，还应继续采用新技术保护档案原件，研究库房模型、计算机缩微系统和光盘存储系统，不断完善原件的保护措施。

三、推进档案管理工作现代化进程的措施

针对现代档案管理工作呈现的新特点，结合工作实际，应做好以下几项工作。

（一）分清主次，循序渐进

档案管理的一个重要目的是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的正是为了提高档案的利用效率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况，对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样，就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）分级次著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录。即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能更好地揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。