企业档案信息化建设面临的机遇与挑战

时间：2024-05-17

高淑英

（哈尔滨市群力投资有限责任公司，黑龙江哈尔滨 150000）

随着中国企业档案信息化的不断发展，众多企业对于档案信息化的理解和认识不断深入。但是在企业信息化建设过程中，存在信息资源开发不足，对信息化重要性的认识有待普及和深化等问题。因此，企业档案信息化建设面临众多的机遇与挑战。

1 企业档案信息化建设是历史发展必然趋势

1.1 企业档案信息化建设是历史发展必然趋势。首先，国际先进的企业，应用信息技术，针对提高企业的管理水平，降低企业成本，提升企业的核心竞争力作了大量卓有成效的工作。而国内先进的企业，凡是档案管理比较好，其信息化水平也都比较高，如果把眼光放到更多的行业，档案信息技术已经成为生产力提高的重要支撑条件。应该说，档案信息化是历史发展大势所趋。其次，档案信息化战略是我国的发展战略。工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化是我国的国家发展战略。而企业的发展是国家的发展基础，企业的实力是国家的实力根源，国资委、其他部委、省市也都要求相关企业加强档案信息化建设工作，将企业档案信息化建设纳入企业建设要求也是理所当然的事情。第三，档案信息化是提升企业核心竞争力的必然选择之一。企业档案信息化是企业应用信息技术改造企业的过程，是企业深化改革，转变企业经营思想，重新设计企业运营模式，业务流程再造，优化企业组织，合理设置工作岗位，规范企业管理行为，严格企业规章制度的过程，这是企业档案信息化的指导思想，也是企业档案信息化的基本要求。而我们的资质管理正是我国目前优化建筑市场的重要手段，调整结构，增加效益，打造档案事业的金字塔。

1.2 打造国际先进企业，推进档案信息化行业发展才是真正目的。首先，从目前实施档案信息化的情况来看，部分企业未从企业实际出发，结果只会是浪费人力和财力，造成资源浪费，违背了档案信息化的初衷，因此，作为企业我们应该用更多的时间去调整和完善自身的管理。要用科学发展观，推动企业档案信息化产业结构优化升级，这是关系国民经济全局紧迫而重大的战略任务。坚定不移地保护和发展档案信息化，淘汰落后方式，整合生产要素，拓展发展空间，实现保增长和调结构、增效益相统一。其次，调整行业结构，优化档案信息化。在目前我国市场经济体制还处在逐步完善的这样一个历史时期，如果企业不能很好地理解信息化含义，而是“投机取巧”来满足自身要求，这对企业档案信息化起不到任何优化和提升作用。

1.3 正视档案信息化管理现状是发展的前提。我国企业的档案信息化水平虽然存在着差异，但在档案信息化建设上的状况却存在相同之处，如企业、特别是中小企业信息化程度普遍较低；企业领导对企业信息化缺乏统一的认识和理解；企业信息化人才匮乏等。具体来说，我国企业信息化建设过程中所面临的问题还有很多。首先吗，缺乏一体化、集成化的信息系统。由于企业在档案信息化建设早起缺乏总体的信息化规划，虽然国内很多企业围绕某一项业务工作，开发或引进一个个独立的应用系统，但一般不会统一考虑数据标准或信息共享问题，进而导致“信息孤岛”的不断产生。从而导致各个应用系统数据的一致性无法保证，各个应用系统间的信息无法及时共享、反馈难；还使企业数据中存在很大的冗余、大量的垃圾信息；同时信息重复多次的输入需要额外的劳动而且还会导致失真。其次，管理基础信息获得不及时、不准确。由于我国企业的档案信息化水平比较低，大部分企业尚缺少统一的管理系统，因而在对企业的各种基础管理信息的获取上不及时、不准确。通常无法将正确的信息及时反馈，导致信息失真。第三，企业生产与计划和市场信息滞后。在市场经济情况下，市场对产品的需求处于不断变化中，企业不仅要对不断变化的市场需求做出反应，变更企业配套的生产计划，更重要的是要能够对市场的变化做出预测，进而正确的组织生产。目前国内很多企业还没有一个功能完善的市场预测和生产计划系统，因此不仅不能预测市场需求，对企业的生产、场地、设备及物资等方面做预先安排，就是订单来了也很难迅速地安排生产；在生产过程中难以实现与生产中心模式相匹配的计划管理与工作流程控制；难以模拟、分析计划进程，对人力、设施进行资源平衡。因此，造成档案信息系统也难以与市场实际相吻合。

2 21世纪企业档案信息化建设机遇与挑战并存

2.1 彻底消除企业“信息孤岛”问题。如前所述，企业在档案信息化的过程中，通常会出现“信息孤岛”的问题。而信息化作为一种集成的管理信息系统，可以很好的实现数据共享性。企业各部门都依据同一数据信息进行管理，任何一种档案数据变动都能实时地反映给所有部门，做到数据共享。在统一数据库支持下按照规范化的处理程序进行管理和决策，改变过去那种信息不通、情况不明、盲目决策的现象。

2.2 提高企业对市场的应变能力。档案信息化的实施可以提高企业对市场的动态应变能力。信息化把客户需求、企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，体现了完全按用户需求制造的思想。这使得企业适应市场与客户需求快速变化的能力增强。它要求跟踪、控制和反映瞬息万变的实际情况。管理人员可随时根据企业内外环境条件的变化迅速做出响应、及时决策调整，保证各项计划正常进行。另外，它可以及时掌握各种动态信息，保持较短的生产周期，因而有较强的应变能力。为了做到这点，必须树立全员的信息意识，及时准确地把变动了的情况输入系统。同时，档案信息化还可以预测市场需求，进一步提高应变能力。

2.3 是提高企业核心竞争力的体现。为了解决企业在发展过程中所面临的各种问题，信息化为企业提供了一个比较完善的解决方案。信息化可以促进企业信息化的发展，为企业提供一体化的信息系统，解决企业信息化过程中出现的任何问题。因此，企业档案信息化是企业生存和发展的必由之路。我国企业在档案信息化的过程中存在着这样或者那样的问题，都可以通过实施信息化系统得到逐步地解决。企业在信息化的实施过程中，本着统一规划、分步实施、领导参与的原则，同时做好软件的选型和基础数据的准备，相信企业一定会最大限度的发挥信息化系统的作用，真正实现企业的信息化，进而提高企业的核心竞争力。

2.4 ERP是实现企业档案信息化的必由之路。ERP是一种系统工程，它把企业所有与经营生产直接相关部门的工作联系成一整体并整理归档。每个部门都从系统总体出发做好本岗位工作，每个人员都清楚自己的工作质量同其他职能的关系。其主要宗旨就是将企业各方面的资源充分调配和平衡，使企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力，从而提高企业的核心竞争力，取得更好的经济效益。ERP的实施可以实现计划的一贯性与可行性。ERP是一种计划主导型的管理模式，计划层次从宏观到微观，从战略到战术，由粗到细逐层细化，但始终保证与企业经营战略目标一致。“一个计划”是ERP的原则精神，它把通常的3级计划管理统一起来，编制计划集中在厂级职能部门，车间班组只是执行计划、调度和反馈信息。计划下达前反复验证负荷与能力平衡，根据及时反馈的信息，调整处理好供需矛盾，保证计划的一贯性、有效性与可执行性。企业全体人员都以实现企业的经营战略目标作为基本的行为准则，从而确保实现档案管理信息化的具体实施。