政务协同办公系统应用研究

时间：2024-05-17

潘洪华

随着信息技术日益发展和成熟，电子政务建设深入推进，信息化管理能力大幅提升，传统的办公模式已无法满足新形势下办公的需要，各部门迫切需要用自动化手段来提高办公效率。我们充分利用信息技术和网络技术，基于工作流建设应用了政务协同办公系统，建立了部门之间、部门内部协同处理办公业务的机制，加强了部门之间及部门内部的信息共享，实现了机关办公业务系统化、自动化高效运行。

一、政务协同办公系统概况

（一）系统建设意义

政务协同办公系统作为电子政务的重要内容，是政府部门人员办公的重要支撑工作平台，用来处理各类日常办公业务，包括公文收发、审批及流转、信息报送、个人事务等。协同办公系统的建设，将能够有效提高政府部门间及部门内部的协同办公及事务处理的能力与效率。

（二）系统构建原则

该系统是各部门通用的网上办公信息系统，具有用户量大、使用频率高、操作实时性强的特点，在系统总体架构设计时，必须充分考虑系统稳定性、安全性、可扩展性、可管理性等方面要求。

稳定可靠。协同办公系统一旦投入运行使用，就必须确保系统长期稳定地不间断运行，需要从系统软件规划设计、硬件配置及运行环境等方面综合考虑，确保系统正常运行。

安全保密。在实现业务协同、信息共享的同时，必须高度重视系统内公文及批阅意见的安全问题，从数据传输、存储等环节做好技术防护措施，还要制定明确的管理制度，从技术和管理两方面确保网络和信息的高度安全，使信息安全流转并得到充分利用。

技术先进。系统设计应有一定的前瞻性，采用业界成熟的先进技术和产品，在满足现有功能需求的情况下，必须充分考虑到当前软硬件资源的充分利用，确保在以后的升级中减少投资。

可扩展升级。为适应应用功能增加的需要，系统应具备平滑可扩展性，实现快速开发、业务参数配置及业务功能升级等，支持不断变化的需求。

易管理维护。由于政府部门机构和人员的调整时有发生，不同角色的用户在系统中就要相应调整，因此要求系统具有良好的可管理性和可维护性。

（三）技术基础

1.SOA架构

面向服务架构（SOA）体系，通过把现有的资源和应用转化为服务共享出去，每一个服务之间通过松耦合、基于消息的通讯机制进行交互。具体的某个应用通过组合剪裁这些服务构成一个个具体的应用程序，在此基础上创建应用系统，基于SOA架构，也极大地便利了应用系统的重构。

2.J2EE技术

J2EE作为市场上主流的企业级分布式应用平台解决方案，其核心是一组规范和指南，它定义了使用Java语言开发多层分布式企业应用系统的标准平台。J2EE技术的应用，极大提升系统的可移植性、安全性和可重用性。

3.工作流技术

工作流管理联盟给出的关于工作流的定义是：工作流是一类全部或部分自动执行的经验过程，它根据一系列过程规则将文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。概况来讲，工作流是业务过程的计算机实现，包括了一组活动及活动间的顺序关系，同时也包括流程与活动的启动和终止条件及对活动的描述。

（四）典型核心业务流程设计

公文管理作为政务协同办公系统的重要功能模块，其中公文流转又是公文管理的核心业务流程，在系统中各类公文处理都是以流程方式进行的，在公文流转过程中，涉及信息多，类型复杂，单靠人工去处理效率很低。因此，在电子政务办公自动化中引入工作流技术，制定标准和定义流程，对各部门的业务流程再造，自动执行公文流转流程，提高办公效率。

公文管理包括收文管理和发文管理，公文流转有部门间的流转，也有部门内部的流转，下面以收文后在部门内部的公文流转为例，详细阐述按照工作流模式进行的流程设计过程。办公室文书作为流程起始点，签收文件后转办理，将文件流转给办公室主任，办公室主任签批意见流转回文书，文书根据签批意见将文件流转给部门领导，部门领导签批意见后由文书流转给相关业务科室，由业务科室具体办理文件相关工作，办结后文件流转回文书，由文书结束整个流程。

二、政务协同办公系统应用存在的问题

下面从用户和办公系统两个方面，详细阐述政务协同办公系统应用中存在的问题。

（一）用戶层面的问题

1.个别部门信息化思维还未建立

个别部门思维模式还未转变，不善于运用信息化手段办公，仍习惯于面对面沟通工作，采用传统的纸质文件进行办公业务批阅流转，导致部门办公效率低下。

2.个别部门办公自动化重视程度不足

有的部门重业务，轻信息化应用。未将采用信息化手段辅助办公提到工作日程，对自动化办公缺乏积极引导和推动，没有形成全员自动化办公的良好氛围。

3.个别部门人员老化，无法适应自动化办公

个别部门由于整体工作人员年龄偏大，对信息化知识接受程度低，对计算机操作也不熟练，导致了协同办公系统的应用推广较为困难。

4.部门人员调整频繁，导致系统操作不熟练

政府部门由于机构改革或内部科室调整等原因，导致人员调整的情况时有出现，特别是办公室文书一旦换人，新任办公室文书又不熟悉办公系统的应用，导致公文流转和其他办公业务推进出现脱节断档，新任文书需要从头学习办公系统的应用，系统操作不熟练，影响了系统应用成效。

（二）系统层面的问题

1.需要移动办公系统作为PC端补充

PC端协同办公系统的应用，发展到现在已经较为成熟，迫切需要移动办公作为补充。目前移动办公虽已投入应用，但功能上还存在优化空间，应用范围和深度还不够，需要进一步加强移动办公的功能提升和推广应用。

2.部门个性化功能需求未能统筹兼顾

政务协同办公系统在功能和流程设计上充分考虑了部门通用性，而各部门由于业务职能和科室设置不同，办公业务也不尽相同，有的提出了个性化系统功能需求，导致在某些业务功能上不能满足部门的要求，需要进行个性化定制开发。

三、政务协同办公系统问题解决对策

（一）加强用户使用引导和培训

政府部门采用信息化方式进行办公，已成为机关内部事务处理的必要手段。可分批分类组织各部门领导、办公室工作人员和普通工作人员，通过专题讲座、座谈会、系统应用培训等方式，使各类人员了解计算机与信息化相关知识，掌握政务协同办公系统应用技能，推动各部门领导和工作人员树立信息化思维，重视运用自动化手段进行办公。

（二）优化提升系统功能和性能

政务协同办公系统应用已比较深入，但随着政府机构改革和部门职能的深入调整，可考虑在各部门通用功能基础上，针对有些部门提出的个性化需求，进行功能定制开发，同时持续优化完善系统原有功能，尽量满足不同部门不同业务需求，提高系统的稳定性和响应速度，提升用户体验感和便利度。

（三）深入推动移动办公系统应用

目前智能终端的普及和网络的飞速发展，为人们移动办公提供了有利条件。下步可在政府部门持续拓展移动办公应用范围，通过移动办公，打破时间和空间的限制，部门领导和工作人员可随时随地处理机关内部办公业务。