推进社保档案管理问题浅议

于光兰

（黑龙江省八五六农场社会保险事业管理局 黑龙江 虎林 158418）

社会保障是为在生产中造成的暂时或永久丧失劳动能力者及其家属提供物质帮助，解决靠公民个人和家属难以解决的困难，使社会保障待遇享受者得以生息和繁衍。社会保障事业是一个庞大的系统工程，它的顺利开展需要大量真实的各种资料作为支撑，而这些资料中的大部分不仅对当时的工作有效保证，也将是今后较长一段时间内的连续工作的保证。因此，了解当前社保档案的管理状况及社会保障制度的变化趋势，有针对性地做好社保档案的管理工作，保障每个公民的合法权利，是档案工作服务于大众、服务于社会的具体体现，也是档案管理部门义不容辞的责任。

一、社保档案的含义及其特点

社保档案即社会保障档案，是指劳动部门、民政部门、社会保障经办部门及相关企业、事业单位，在进行劳动就业管理、社会保险经办、处理民政事业、推广劳动者权益、扶助社会弱势群体过程中形成的专业社会保障档案，一般包括劳动就业、社会保险、社会义助三部分。是社会保险经办机构在具体经办社会保险事务的活动中形成的、作为历史保存以备考查的文件，是全面系统记录单位和个人参保和缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。

作为一项专业的管理工作，社会保障档案具有以下的特点:

1.广泛性。广泛性是指社会保障档案涉及的人员广泛。现在我国的养老、医疗等社保措施主要针对城市居民，伴随着我国社会保障体制的改革，我国参与社会保障体制的人口将逐渐扩大到农村，最终目标是全社会的所有公民，每个人在办理社会保障时都会形成社会保障档案。

2.动态性。动态性是指社会保障档案是处在动态变化之中的。每个人在其参与社会保障后，社会保障档案会随着职工工作单位的变动而发生关系转移，各项社会保障保险的缴费情况也会依据职工的工资增减而相应变化，有些社会保障保险项目如医疗保险、住房公积金等还会经常发生支用、给付等情况，这些变化情况都要在其社会保障档案中形成相应的记录，社会保障工作的这种动态变化决定了社会保障档案的动态性。

3.人本性。人本性是指社会保障档案是以人为基本对象来办理的。个体的人是社会保障档案的最基本的形成单位，在参与社会保障后，每个人都会形成相应的档案，社会保障档案是个人参与社会保障原始凭证，也是维护个人权益的重要证据。

4.规范性。规范性是指社会保障档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在:一是办理活动的规范，即各类社会社会保障保险都有统一的办理程序、缴付费标准;二是形成材料的规范，即各类社会保障保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

二、社保档案在社保工作中的重要作用

社会保障事业是一个庞大的系统工程，它的顺利开展需要大量真实的各种资料作为支撑，而这些资料中的大部分不仅对当时的工作有效，也将是今后较长一段时间内的连续工作的保证。因此，如何收集和管理好社保档案是社会保障工作中的基础环节，甚至可以说档案工作没做好，社保工作也很难顺利进行。

社保档案作用具体表现在以下几个方面。

（一）健全社保档案是社保单位开展日常业务的重要依据

社会保障工作是一项范围广泛、程序复杂的工作。就内容而言，它包括社会福利、社会保险、社会救助、社会优抚、社会互助等，其中社会保险又包括养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险以及衍生的各种其他形式。就程序而言，社会保障工作又包括投保申报、资格确定、资金缴纳、保费发放以及权益维护等环节。而每一项工作的每个环节都需要提供大量的资料作为依据。对于大部分业务来说，所需要的资料都是动态与静态的结合，如果其中的任一环节出现疏忽，都必然产生一系列连锁反应，要么损害参与人个人利益，要么损害其他参与人利益，而这些都是我们不愿看到的，它们都会对社会保障事业的顺利发展产生负面影响。

（二）完善的社保档案有利于社保事业各项工作的发展

社会保障的各项内容从保障范围、保障对象、缴费标准、发放标准等各方面都有详细完备的规定，任何参保人都可以根据自己的条件参照规定得出自己的保障水平。而如果没有完善的各种档案资料，正如我国社会保障事业刚刚起步时，参保人参加某项保险时，对这一保险的各种规定缺乏了解，一般都是由所在单位专人负责集体投保，这就经常出现了由于负责人个人主观原因而产生的各种不合理的保障水平，使一部分投保人对社会保障事业怨声载道。加强社保档案的建立和管理就是一座架在参保人与社保工作单位之间的桥梁，它能使社保工作进一步透明化，减少参保人对社保工作的误会，加深他们对社保工作的认可度，调动他们的积极性，从而有利于解决社保事业所面临的问题。

（三）完备的社保档案为社会保障的研究工作和政府决策机构的决策工作提供依据

社会保障在我国目前还是一项新兴的事业，尽管可以借鉴其他社会保障事业比较发达国家的经验和教训，但历史证明不加消化的照搬照抄必然会失败，因此，我国社会保障事业要想取得成功也必须结合我国的具体国情，探索出中国特色的社会保障之路。

三、加强社保档案管理的对策思考

对社保档案的管理可以借鉴其他档案的管理经验，并同时探索符合自己特点的管理办法。而社会保障制度改革的加快，必然要求社保档案在分类、整理、保管、利用等各方面都要适应改革的步伐。因此，如何做好社保档案管理工作，是我们亟需思考的一个现实问题。

（一）建立统一的社会保障档案管理机构

全国社会保障事业的系统规划管理，综合管理和统一协调，改变目前政策不到位，决策分散，管理混乱的局面，建立统一的社会保障档案管理的机构部门，使其成为统一管理全国社会保障的领导和决策机构，负责拟订社会保障的发展规划、改革计划，重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社会保障基金管理的有关制度，监督检查社会保障基金的征收、管理、经营和使用情况。策划如何确保社会保障基金的保值增值。内设一个部门专门从事社会保障个人档案的管理工作，结束过去多头管理的局面。

（二）制定统一的社保档案管理规范并完善相关的政策法规体系

借鉴其他专门档案的管理规范原则，对于社保档案来说，其法律法规至少应包括社保档案的管理机构与职责、整理与归档要求、管理和保护要求、利用与保密原则和档案鉴定、销毁和奖惩规定等一系列内容。制定相应的规定和出台相关的政策法规体系，将为社保档案工作管理奠定良好的基础，改善目前社保档案管理有着积极的促进意义。

（三）注重档案专业人才培养

社会保障的制度与档案管理原则的有效地结合，需要专业人才来执行。社保档案专业人才培养的解决办法主要是定期对现有的工作人员进行职业培训，使他们逐步达到专业的标准。就是在高校尝试由社会保障专业和档案专业联合培养社保档案专业的专门人才，争取在最短时间弥补没有专业人才的空白，这不仅有利于社保档案管理的科学化，更将促进社会保障事业更好更快发展。

显然，每位参保的人在办理社保手续开始之日，到退休直至死亡，这几十年的参保、续保、享受待遇的过程，都要由社保档案来记录。研究社保档案管理当前的问题，将有利于改进当前的社保档案管理存在的问题，有效地加强社保档案的管理，将有利于社会保障体系的建设。

[1]朱玉媛,彭潇敏.我国社保档案管理现状与对策分析[J]档案学通讯，2008,（5）

[2]周跃忠.开展社保档案工作的几点想法[J]浙江档案，2007,(9)

[3]姜炳槐.社保档案：记录一生，管理一生[J]中国社会保障，2007,（8）