网络环境下加强医院人事档案的管理举措

张辉 王莹

（黑龙江省第二医院 黑龙江 哈尔滨 150010）

由于信息技术的迅猛发展，互联网的广泛应用，带来了文档管理、存储和利用方式的革命，档案管理正面临着现代科学技术的挑战和难得的历史发展机遇，信息资源在管理模式上正在实现网络动态改变，在网络环境下进行医院人事档案管理能使档案管理标准化和规范化，并提高劳动效率和工作质量。

一、现代化人事档案管理是必然趋势

成熟的信息及电子技术已经普及到各行各业，我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，用现代化、科学化的手段做好人事档案管理工作，更好地为医院的建设，发展服务，这是新时期人事档案管理工作的需要，也是国家信息化工作的必然趋势。

二、规范化管理人事档案的需要

在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，这部分信息一直以来都是用手工管理的，这就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学。要改变这种情况，这就需要建立一套完备的信息管理系统，用现代化方法管理人事档案信息，从而提高信息的规范化程度和利用效率。

三、能为领导提供较全面的档案信息

建立人事档案数据库，人事档案管理系统提供了人事管理过程中人员需要的多方面信息，我们可以快速获取库内人员的基本情况，简历，德能勤绩等方面的信息，还可以对这些信息进行分析，很快为领导和有关人员提供相关信息，改变了纸质档案的局限性，并提高劳动效率和工作质量。

四、人事档案管理的现状

医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。

（一）人事档案管理制度相对落后。随着人事制度不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化，由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动，派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事代理。但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

（二）人事档案管理方式和手段落后人事档案。管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起，由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档管理，存在档案资料不完整的情况。

（三）人事档案管理人员配备不足，专业能力有待提高。由于人事档案管理要求管档人员须为中共党员，干部身份，要有高度的责任感和无私奉献精神，对工作严谨，求实，综合素质好等高要求，而在待遇上又没有特殊的规定，因此，符合条件的人都不愿意主动干这项工作，愿意干的人又不符合条件。总之目前医院人事管理工作繁杂，量大，人员编制不足，没有专人管理人事管理，或者作为老护士退休前的过渡岗，人员流动性大，管理档案人员不安心，档案专业知识缺乏，责任不能落实到人，致使人事档案材料不能及时整理归档并装订成册，存在档案资料遗失，不完整的情况，久而久之人事档案管理问题会越来越突出，安全隐患也会逐渐增大。

五、医院人事档案管理的设想

人事档案管理目的和意义。人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益，通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务，同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

（一）加强和完善人事档案管理制度，实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

（二）加强干部人事档案管理，有效利用人才资源。干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配，人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调方面都将发挥重要作用，所以加强干部人事档管，实行干部人事档案的社会化，开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

（三）建立卫生技术人员业务档案。人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升，干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括（1）基础材料。个人基本情况：学历，学位证明，继续教育及专业技术进修证明，证书，专业技术工作总结，参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。（2）专业技术任职材料，专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表，专业技术职务资格证书，聘任证书和聘任合同。（3）卫生技术成果材料：著作、专题研究报告，学术论文（分级），专业技术成果鉴定书，典型病历，抢救成功的病案，手术分析等。（4）其它材料：三基、三严，考核及医德医风评价材料；参加专业学术会议的证书，证明，优秀医务工作者的材料，证书和奖状，专业技术失误差错材料。

（四）实行人事代理，促进人事档案的社会化开放化。管理人事代理是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应，相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事代理有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化，随着知识经济的发展，人才资源的比较优势越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强，而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。

（五）建立以人力资源信息为基础的医院信息管理。系统建立有效的人力资源，信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命，人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益。

（六）提高档案管理人员的素质。（1）档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习，掌握档案管理工作的新知识，新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。（2）倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性，主动性和创造性，从而提高工作效率。（3）引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。（4）医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

（七）加强人事档案管理的现代化手段，增加资金的投入。引进现代化技术和设备，实现档案现代化管理，提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调，除湿机，档案密集架和电脑，设置防火、防盗的自动监控系统，引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

结束语

人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡，通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都有了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。

[1]唐微微，李秀艳，医院专业技术人员业务档案管理初探[J]，中国医院管理，2006，21（4）：50

[2]周渝霞，董文富，新形式下医院信息化建设的几个问题[J]，现代医院，2005（8）134