气象“管理信息化”浅析

文|沈文海



气象“管理信息化”浅析

文|沈文海

一、引言

单位或部门是为实现某一目标而组建的，从这个意义上说，单位或部门是实现目标的工具或手段。而要想通过这些单位或部门实现既定目标，对其进行管理是必须的。陈春花教授认为：管理最为重要的作用，就是把人们联系在一起，共同完成实现目标的工作过程。人类为了生存和发展，需要有管理，这是因为管理有潜在的优势：它能使单个人做不到的事情由集体来予以实现；它能通过分工，取长补短，从而取得比各个个人所能取得的效果之和大得多的整体效应；它能超越个人的生命而持续不断地发展。因此，如何提高组织的整体力量就成为管理中永恒的主题之一。

管理在实践上拥有很长的历史，一部人类社会发展史，从某种角度考察，也是一部人类社会组织管理制度和方法的演进史。虽然人类活动中管理实践的历史十分悠久，但管理作为一门学科而被设立，却是近几十年的事情。

人类社会已进入信息社会，信息技术的有效运用将许多原本不可能的事情变为可能，极大地改善了管理的效益和效能，并催生了一系列各有特点，也各有其成功实施领域的管理理念和方法。

在新一届政府大力倡导信息化，力图通过有效运用先进的信息化理念、方法和技术促进中国经济和社会的可持续发展的大趋势下，气象部门也在积极探讨本部门信息化的发展战略和思路。在前一时期集中探讨气象业务工作信息化的基础上，目前开始逐渐重视并启动对气象管理工作的信息化探讨和设计，并以当前业界谈论较多、实践时间较长的电子政务做为其主要参照蓝本和工作对象。

笔者拟在下文中，就气象管理领域信息化工作的目标、主要内容、需要重视的核心理念以及与通常意义下的电子政务之间的异同进行分析，并提出自己的观点。

二、管理浅述

（一）管理的职能

管理有其固有的职能，斯蒂芬 P 罗宾斯先生将其概括为：计划、组织、领导、控制四个部分，周三多先生在此基础上增加了第五项职能：“变革和创新”。而陈春花教授从绩效的视角出发，归纳出发挥绩效的七个要素：决策、计划、组织、组织结构、领导、激励、管理等。几位专家各自归纳的结果虽存在彼此差异，但实际内容基本相仿；为简洁计，采用计划、组织、领导、控制、变革和创新的归纳方法，其中：

1. 计划

计划是对未来行动方案的一种说明，它告诉管理者与执行者未来的目标是什么，要采取什么样的活动来达到目标，要在什么时间范围内达到这种目标，以及由谁来进行这种活动。概括起来就是“5w1h”：What，Why，Who，Where，When，How。

计划工作是一种预测未来、设立目标、决定政策、选择方案的连续程序，通过这一系列彼此关联的工作，期望能够尽可能经济地使用现有资源，尽可能有效地把握未来发展，以及获得最大的组织成效。计划是指挥的依据，是降低风险、掌握主动的手段，是减少浪费、提高效益的方法，是控制的标准。计划为目标服务的，在所有工作中，计划带有普遍性和首要性，同时，计划必须讲求经济效益。

2. 组织

组织是为了达到某些特定目标，经由分工与合作及不同层次的权力和责任制度而构成的人的集合。一个组织必须有目标，必须有内部的分工与合作，必须具有不同层级的权利和责任制度。

组织与环境是相互作用的，组织依靠环境来获得资源，环境给予组织活动某些限制，而且决定是否接受组织的产出。组织环境包括许多要素，如人力、物质、资金、市场、文化、政府政策和法令等。由于环境总是处于变化中的，当环境变到足以阻碍组织发展时，就必须对组织实行调整和改革，以适应环境的变化。

3. 领导

指管理者指挥、激励下属，以有效实现组织目标的行为。它包含领导（指挥）的工作模式、激励下属的方法和时机，以及如何选择有效地沟通渠道，以增强人们的相互理解。此外，领导的内容中还包括协调，即：通过沟通等方法，化解组织内外部的各种矛盾和冲突，为组织的正常运转创造一个亲密合作、团结一致的内部环境，并争取一个共同发展的外部环境，使组织与它面临的内部和外部公众之间的关系处于一种和谐的状态，让组织在与公众的沟通、协调中建立和发展良好的形象。

4. 控制

管理中的控制职能，是指管理主体为了达到一定的组织目标，运用一定的控制机制和控制手段，对管理客体施加影响的过程。在管理中构成控制活动必须具备三个条件：要有明确的目的或目标；受控客体必须具有多种发展可能性；控制主体可以在被控客体的多种发展可能性中通过一定的手段进行选择。

在实际管理过程中，控制可分成多种类型。如，按业务范围划分：生产控制、质量控制、成本控制和资金控制等；按控制对象的全面性划分：局部控制、全面控制；按控制作用环节划分：现场控制、反馈控制和前馈控制等。

5. 变革和创新

环境是多变的，管理者必须不断地变革管理才能保证组织的生存和发展。组织的变革一般分为三类：结构变革、技术变革和人员变革。变革是组织必须面对的现实，是无法避免的，唯一能做的就是尽可能“走在变革的前面”。

创新是指不断调整组织活动的内容和目标，以适应环境变化的要求。组织外部环境和内部要素的变化要求组织进行创新；此外组织在向社会取得某些资源的同时也要为社会做出贡献，组织的生命力取决于社会对组织贡献的需要程度和组织本身的贡献能力，而组织的贡献能力又取决于组织从社会中获取资源的能力、利用资源的能力以及组织对社会需要的认识能力。要提高组织的生命力，扩展组织的生命周期，就必须使组织提高内部的上述能力，并通过组织本身的工作，增强社会对组织贡献的需要程度。组织不断改变或调整取得和组合资源的方式、方向和结果，向社会提供新的贡献，这正是创新的主要内涵和作用。

管理创新的基本职能包括：目标创新、业务创新、技术创新、制度创新、组织机构创新以及环境创新等。

（二）对管理的理解

陈春花教授在《管理的常识》一书中，将对管理的理解归纳为以下五点：

1. 管理就是让下属明白：什么是最重要的。

2. 管理不谈对错，只面对事实，解决问题。

3. 管理的要义是“管事”，而不是“管人”。

4. 衡量管理水平的唯一标准就是能否让组织目标与个人目标合二而一。

5. 管理就是让一线员工得到并可以使用资源。

在此基础上，陈教授将其管理观归纳阐述为以下三点：

第一，管理只对绩效负责。亦即：就功劳与苦劳而言，功劳更重要，因为功劳产生绩效，苦劳不产生绩效。就能力与态度而言，能力更重要，因为能力产生绩效，而态度必须转化为能力方能产生绩效。就才干与品德而言，才干更重要，因为才干产生绩效，而品德必须转化为才干方能产生绩效。

第二，管理是一种分配；是将责任、权力和利益三者平衡分配的一种方法。管理者在将责任分派下去的同时，必须为责任承担者配备相应的资源，并使其能够享受完成责任所获得的结果；否则这种责任分派要么无法完成，要么不可持续。

第三，管理始终为决策（目标）服务。决策和管理，一个是如何做对的事，一个是如何把事做对。管理做什么，必须由决策来决定；管理不能超越决策。

进一步地，陈教授将劳动生产率最大化、组织效率最大化、个人效率最大化正三个方面的管理方法和手段归纳为：

（1）使劳动生产率最大化的手段是分工。

（2）使组织效率最大化的手段是专业化水平和等级制度的有效结合。

（3）使个人效率最大化的手段是营造激励个人创造的组织环境，满足每个员工的合理需求，不断挖掘每个员工的工作潜力。

就一个相对独立的部门或单位而言，其管理的具体内容包括：计划管理、流程管理、组织管理、战略管理和文化管理；其中：计划管理解决资源与目标的匹配问题，流程管理解决人与事的匹配问题，组织管理解决权力与责任的匹配问题，战略管理解决部门核心能力问题，文化管理解决部门持续运营和发展问题。

三、气象部门管理工作的特点及信息化

（一） 气象部门与地方政府之间的差别

地方政府的职责，是对所辖地区的社会公共事务的管理，所强调的是公共服务和社会治理。而做为中央政府公益事业单位的气象部门，固然也具有一定程度的服务社会职责，但更主要的是对所辖行业内部的整体管理，使本行业的专业业务能力不断增强；确切地说，就是气象预报准确率的不断提高，以及各种气象专业服务能力的不断增强。

地方政府由于其公共服务和社会治理的职责所决定，为驻跸于当地的部门和单位服务、为本地区企业和社会团体服务、为所辖区域内所有社区家庭个人服务等，并尽可能使所有组织和个人各得其所、往来和睦，是其最主要的工作目标。因此，提高社会治理水平，解决办事难、提高公共服务的办事效率等，便是地方政府需要解决的首要问题。当前互联网+浪潮中涌现出来的互联网+政务，就是从技术、模式和思维等诸方面提出来的新的途径，即：运用于计算、大数据、移动互联网、物联网等新技术，改善政府的公共服务实现形式；推动公共服务和社会治理模式的变革，大力发展跨部门的综合服务型电子政务应用；树立互联网思维，正确认识政府治理变革的必然趋势，为互联网+政务创造体制条件。通过上述新途径，大幅提高当地政府在决策、执行、应变、驾驭市场和行政治理等方面的能力，以更好地服务于当地社会。目前业界通认的电子政务，便是上世纪九十年代随着互联网的兴起而涌现出来的新时期互联网+政务的政务信息化基本形态。即：电子政务主要关注的是政府机构通过使用信息技术，赋予政府部门以独特的能力，以转变其与公民、企业、政府部门之间的关系。这些技术可以服务于不同的目的，如：向公民提供更加有效的政府服务、改进政府与企业和产业界的关系、通过利用信息更好地履行公民权，以及增加政府管理效能。因此而产生的收益可以减少腐败、提供透明度、促进政府服务更加便利化、增加政府收益或减少政府运行成本等。

而气象部门由于其主要职责是气象预报水平的持续提高，以及气象专业服务能力的不断增强，其管理层的主要工作，应当是保证部门内部各级业务单位工作运行的稳定、工作质量的保持和不断改善、工作成本的不断降低和工作效率的不断提高。当前和今后一段时期内，气象部门信息化工作的评价标准，是整体工作在效率、效益和效能的大幅提升。

因此，气象部门信息化工作（尤其是管理领域的信息化工作）与通常意义的电子政务是有显著差异的。

（二）气象管理的信息化

1. 气象“管理侧工作”信息化

对于气象部门而言，管理和业务是工作属性的一种约定俗成的归类方法。在当今信息时代，管理和业务两者彼此水乳交融，难以截然拆分；业务工作离不开管理，而管理做为一种实践型工作，更无法与业务实际相脱节。就信息化而言，既没有完全脱离管理的纯粹意义上的气象业务信息化，也没有抛开业务的且在内容上较为完备的气象管理信息化——尤其是在已经完成资源建设，正在进入技术应用和协调发展的今天。例如，业务系统集约化整合以及业务流程优化（或曰“流程再造”）等，既是业务领域的信息化工作，又无疑属于管理职责范畴，属于运用信息技术手段完成组织和组织机构的优化和变革，因此当然也属于典型的“管理信息化”工作。如此还可举出很多实例。因此管理和业务两者有如磁铁的南北两级，虽属性不同却同属一体，单独强调任何一方都是不全面的，都会出现较大的遗漏和缺失。笔者更愿意从“管理侧”和“业务侧”这两个视角来讨论气象信息化问题。为简约及尊重习俗计，下文中仍将气象“管理侧工作”信息化简称为“气象管理信息化”。

2. 气象管理信息化的目的和主要内容

然而管理和业务还是存在本质区别的，管理统摄业务，并通过业务来实现组织目标。

早在本世纪初，气象部门就已基本完成全员装备和办公环境的计算机化；因此，气象部门管理领域的信息化工作，绝对不止限于职能部门办公环境及公文流转的电子化，更不是用信息技术来固化业已形成的一个个职能单位的信息孤岛。当前及今后一段时间内气象部门管理领域的信息化工作，应当以气象事业现代化发展纲要为指导，以智慧气象为理念和目标，通过计划、组织、领导、控制和变革创新等各个方面的信息化工作，推动气象业务向既定目标的快速发展。简言之，所谓气象管理信息化的目的，就是从管理的职能出发，合理运用现当代先进的管理及信息化的理念和方法，以持续提高气象部门业务的品质、效率和效益为终极目标而所进行的一系列信息化工作。具体有如下内容：

就管理的“计划”职能而言，气象管理信息化应当在气象事业发展规划及气象信息化发展战略的指导下，完成气象业务架构设计、气象数据架构设计、气象应用架构设计和气象IT架构设计。这一系列设计和计划的完成，将为管理工作提供明确的目标、工作内容和具体的管理依据。

就管理的“组织”职能而言，气象管理信息化应当就上述顶层设计的具体落实及战略目标的实施，在环境和资源（含人力资源）组织的变革和创新等方面进行相应的一系列信息化工作，如：“气象大平台战略”、“气象大数据战略”和“互联网气象+战略”的组织实施，以及诸如“气象数据治理”、“气象IT治理”和“气象业务治理”等项工作的组织和实施。

就管理的“领导”和“控制”职能而言，气象管理信息化应当运用先进的管理及信息化的理念、方法和技术，对组织内部和各组织之间进行以管控、激励和协调为主要内容的行之有效信息化工作，打通业务单位、部门之间的壁垒，打通业务单位、部门与职能部门之间的实时信息通道，实现组织内部和组织之间工作运转的正常和高效。

就管理的“创新”智能而言，气象管理信息化应当充分运用“云物移大智”等先进的信息技术、成果和方法，营造良好的创新环境和平台，以行政手段和技术手段双管齐下的方式，逐步改造陈旧的、束缚手脚、抑制创新的各种制度、思维和方法，使气象部门在科技创新、业务创新、服务创新、管理创新和制度创新等方面出现一个生动活泼的崭新局面。

近年来，政府和中央各部门在国民经济可持续发展理念的贯彻落实方面反复强调顶层设计的重要性，而“气象大平台”、“气象大数据”、“互联网气象+”等战略的拟定，业务架构、数据架构、应用架构的规划设计，IT治理和数据治理等工作的具体落实和组织实施，无一不是气象部门顶层设计、统筹规划的主要内容，因此无一不属于管理领域信息化的重要工作，理应纳入气象管理信息化的工作议程之中。

四、服务意识和措施的重要性

（一）气象部门的工作性质

对于当代先进工业制造而言，在拥有了必要设备的前提下，只要提供完整的技术参数、工业原料和充足能源，就一定能够生产出预期的工业产品。气象部门则不同，人类对气象这一自然规律的认识程度远未达到对机械制造和化学反应认识掌控的水平，气象业务是一个尚未完全成熟的业务，充满着诸多不确定性，即便提供了目前所能提供的所有数据和处理工具（如观测数据和高性能计算机），一些典型业务（如气候预测）高质量产品（准确的气候预测）的产生仍然是一件十分艰难的、需要深厚知识功底和丰富实践经验的工作。因此，气象业务具有很强的研究色彩，是一种十分特殊的科研型业务。对于气象部门而言，身处第一线的业务人员最为宝贵的不是双手，而是头脑，是这些业务人员丰富的业务经验、高超的认知能力、缜密科学的分析判断能力和娴熟的业务技能。如何有效地培养和激发这些能力，使其能够充分发挥出应有的价值，是气象管理部门和管理者需要正面回答的问题。

（二）气象管理中的服务意识

气象工作者在工作中贡献的主要是他的知识或技能，而不是体能；从这个意义上说，气象工作者的主体是知识工作者。而提高知识工作者的生产率的关键是让他们将精力集中在真正的任务上。这既是老生常谈，也是气象管理工作所始终需要直面解决的实际问题。工作氛围中浓厚的官本位和森严的长官意识、工作环节中令人不胜其烦的繁文缛节、工作关系中冰冷的彼此封闭和单位间无形的壁垒等等，无一不在损耗着气象工作的效率，以及气象工作者知识价值的发挥。我们一方面殚精竭虑地挖掘人才、培养人才、建立人才梯队，而另一方面，在实际工作中却又在无情而且不动声色地暗暗消耗着人才的价值。

决定知识工作者工作成效的不是组织提供的工具、机器和资本，而是在知识上投资。在信息社会里，所有组织对知识工作者的依赖程度远大于知识工作者对任何组织的依赖程度，即便现在不是如此，将来也必定如此。因此，知识工作者与组织的关系越来越呈现出相互依赖的关系，组织必须了解知识工作者的需要、要求和希望，并尽可能予以实现，就像知识工作者必须了解组织的需要，并为之工作一样。现代管理大师彼得？德鲁克曾说过：“管理的主要工作是帮助同事（包括上司与下属）发挥长处，并避免用到他们的短处。” “管理就是承诺：承诺目标、承诺措施、承诺合作。”

与其它任何工作一样，管理无疑拥有自己的工具和方法，但管理的本质不是方法和程序，而是让知识体现出价值，“管理就是贡献价值。”气象部门是以信息为基础的组织或部门，气象工作的主体是知识型工作，知识工作者是知识价值的提供者，满足其需求和愿望，消除其工作中的各种障碍，排解其工作中的各种矛盾和冲突，以最大限度发挥其知识的价值，是气象管理工作的目的和检验标准之一。因此，“服务”是当前气象管理工作中最需要具备的工作意识和工作目标之一。而就管理方法而言，“激励”比“驱使”更加有效，也更具有长远的战略意义。

（三）管理信息化中服务理念的体现

管理服务于决策，这是指在大政方针上，管理由决策确定其工作方向。管理服务于知识工作者，是指在方向明确的前提下，最大限度地挖掘知识工作者的贡献价值。而管理领域的信息化工作，应当使这两方面的服务效果在信息技术的推动下发挥得更加完美——尤其是后者，因为后者时常被管理者所忽视，也是诸多当代管理大师为此而一再呼吁重视的。

事实上，气象信息化目前已被部门内外广泛认同的相关工作，如：数据资源的集约标准化管理应用、业务系统集约化整合、业务流程的优化（或曰“流程再造”）、运用云计算实现基础设施资源的快速部署和高效应用等，其目的和结果都是工作效率的提升，有助于知识工作者工作环境的改善。

组织在以信息为中心重新整合组织本身时，大多数管理层次都成为多余的设置，因为这些管理层次只是信息的中继站。消除冗余的管理层级，大幅提高管理效率和效益，也是服务理念在气象管理信息化中的具体体现。

与此同时，在工作成效和考核机制方面，适当改善冰冷森严的目标考核方法，适当引入更加人性化的激励机制和培育机制，并运用信息技术手段予以实现；在工作环境方面，在完善的共享互惠机制下，运用先进的信息化理念，按照大平台微应用思路，打造业务和科技创新平台，营造具有良性生态环境特征的工作平台，使蕴藏在员工头脑中的知识价值得以充分释放；明确每一个员工（包括知识工作者和管理者）的信息责任，通过信息系统建设，提供丰沛流畅的信息资源和信息应用平台；如此等等，都可做为气象管理信息化工作中体现服务意识和理念的具体思路和措施。

综上所述，由气象部门的职责所决定，气象管理工作的核心目标，是持续提高气象部门内部业务工作的品质、效率和效益，而气象管理信息化则是为实现这一终极目标而所进行的一系列信息化工作，其内容包括架构设计、组织调整、平台建设、气象信息化治理等各个方面，这其中服务意识和理念在工作中的建立和落实是需要特别强调的。

由此亦可知，无论就目标、范围还是从内容而言，气象管理信息化都与电子政务有着显著差别。因此，常规意义上的电子政务难以涵盖气象管理信息化的全部内涵。

五、结语

团队或组织是实现目标的工具，管理是运用这一工具以最佳效果实现目标的实际措施和方法。自上世纪中叶以来，管理方法可谓层出不穷：从上世纪40年代的人际关系训练，到50年代目标管理的提出和普及应用，到60年代的分权化、70年代的企业战略、80年代的企业文化，直到进入90年代因互联网的普及所带来的电子商务，以及随之被引入的各种方法如ERP、CRM、BI等等……管理能够创造价值，正如劳动创造价值一样，绩效管理、全面质量管理等现代管理理念和方法的广泛而有效的应用，曾经起到复兴一个战败国家的实际效果。气象管理信息化，首先要达到管理理念的先进性和适用性，其次需要实现管理路径的可行性和方法的科学性，方才能够达到理想的效果。而提高服务意识、在实现组织目标过程中最大限度地发挥出每一个员工的价值，应当成为气象管理信息化的宗旨。

刘强教授在归纳其信息化工作的“三要三不要”心得中，提出了“不要在落后的管理基础上搞信息化”的原则，笔者深以为然，因为这等同于新瓶旧酒，只限于粉饰而已。同时笔者认为，评判一个组织的管理工作是否先进或落后，关键要看这个组织在管理实践上的实际效果。在这方面，需要气象工作者的认真研究和大胆实践，抱残守缺和不假思索地盲目照搬等都是不可取的。

但愿气象管理领域的信息化工作能够将想象变为现实，将不可能变为可能，大幅提高气象部门的管理水平，以更加有效地实现气象现代化战略目标。

作者单位：国家气象信息中心