浅谈如何加强事业单位档案信息化建设

王丽君

摘  要：要保障事业单位日常工作的有序展开，其前提要建立在机构完整的档案管理工作体制之上，这是保障事业单位充分发挥其社会角色的重要一点。重视事业单位档案管理信息化的建设，以保障其管理系统伴随社会发展模式而不断进行自我更新的能力，这是社会发展的同时保障事业单位积极发展提出的更高要求，实现现代化管理模式和创新发展，积极完善管理系统软件设备以及工作人员实际操作的不足，并完善现阶段缺乏科学合理规划的问题，实现可持续创新发展。

关键词：事业单位  信息化管理  档案信息化

中图分类号：G270.7                                文献标识码：A                         文章编号：1672-3791（2019）04（b）-0198-02

要充分认识事业单位档案管理工作的突出地位，电子信息化的发展促进着事业单位档案管理不断更新，对传统纸质档案的数据收集和保存方面工作效率不高的影响下，不断更新工作方案从而优化传统工作形式，实现在创新型模式的运行体制下达到信息化管理，使相关工作贯穿于整个社会改革发展进程，从而能够更好地为事业单位管理工作服务而不断提高效率并提供进步的动力。

1  事业单位档案管理存在的问题及改进策略

在现有的经济快速发展的大环境下，档案管理工作要符合实际社会发展的趋势。此外，档案人员除了要继续做好档案信息资源的收集和保管工作，更要利用电子信息手段提高档案管理水平和服务质量。事业单位的相关资金有限，多数事业单位并没有单设专门的信息管理部门，通常是调用其他部门工作人员临时担任管理人员，并且没有对管理人员进行专业性培训和必要的上岗考核与培训，缺乏实际操作经验和一系列相应技能，在工作上效率不高，而且增加了工作成本。这就要求事业单位改变这样的档案管理传统模式，进行档案的信息化建设并增设档案管理部门，制定一套模式流程清晰的查询和储存系统。在事业单位不同部门收集相应资料后达到高效率储存，并有经过专业培训的管理人员经过熟练操作而完成数据的高效检出，减少传统事业单位人事管理中在信息查询工作时层层批准等不必要的繁琐手续，从而提高信息化管理工作效率。

2  事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

现阶段各个人事部门即使已经安置人力资源管理系统和人事档案管理系统，工作人员依然习惯于以前的传统管理方式，通常情况还选择进行手工录入和手动处理数据信息，通常受到事业单位管理系统功能上不够完善的制约，工作人员专项技术不熟练，由于管理系统操作技能欠缺等原因，工作人员在完成计算机数据录入也是先要求人事信息手動填充，然后将员工信息手动录入管理系统，大多数人事单位也只是把部分的个人档案与工作资料输入到计算机系统中。人们在需要调阅档案或检索资料时以及日常数据搜索也习惯去档案室进行手工操作，档案信息化的全电子运行模式在实际上也没有得到全方位的实行，在某种程度上来说这样的档案管理并不能适应新时代的要求。如果不能对数据收集、数据录入以及数据管理等方面实现全方位改进，提升整个事业单位管理系统高效运行，尽可能避免档案管理人员没有完全明确了解其日常工作的任务与具体注意事项就到管理系统工作，信息管理人员不仅要掌握最基本的信息录入工作， 还要以系统专业的档案管理方式保证信息的准确度。

3  如何提高事业单位档案信息化工作效率

利用信息化管理模式改变传统的档案管理，从而对事业单位档案管理信息的建设起到了积极的推动作用。由于传统的档案记录方式多使用纸质档案进行储存管理，档案的保存受到时间和环境的影响程度很大，除此之外，在长时间不保护和处理的情况下极易造成档案内容的破损影响到事业单位信息的保存。除了难以保存完整的信息之外，传统的档案储存方式占用空间较大，通常事业单位需要设立专门的档案信息管理部门对其进行管理和保存。在这样纸质的应用管理过程中逐渐发现其不足之处，在需要进行档查询时就会发现纸质档案在查询借阅时需要进行繁琐的检索过程，从而耗费大量人力和精力降低了工作效率。想要保证整个工作管理体系达到到规范程度，就必须在建立科学完整的体制前提下实现强力度的约束工作。建立科学完善的档案管理制度，并以严格的工作规范标准进行档案管理。根据单位的实际情况制定可行性度高的人员聘用标准和考核指标。在系统规范完善的前提下，加强对传统工作人员到现代化电子信息化约束和培训，提高管理工作人员的技术操作能力并采取一定的奖惩措施，进一步激发有关人员的工作积极性和主动性。这样就能在一定程度上有效提高事业单位全体工作人员对档案管理的关注程度，常常分析制度管理的体制，让工作人员最大限度地对整个工作流程有深刻认识并且能够熟悉操作、应用。所有的事业单位运行过程都是紧紧跟随社会的发展和信息科技更新而一同进步。因此，选择建立档案信息网站应注意到整个系统的升级功能以及再开发的能力。这是为了保障在后续事业单位的档案信息化管理操作过程中，能够实现一个全方位、多元化的传递效果，实现尽可能高效地提升网络信息资源共享的效率，同时也能降低成本投入。

4  电子信息化时代事业单位档案的创新型管理

在市场经济体制下企业间竞争越来越激烈，在不断的竞争中，为了提高档案工作管理水平，要积极响应大数据发展的技术更新，全面落实相关的档案管理工作，利用电子信息化技术，不断推动发展建立好事业单位的信息化管理建设基础，为后期档案管理工作顺利进行提供完善的前提保障。招聘相关软件开发的技术人才，根据不同事业单位的实际情况进行软件开发和系统维护等专业性较强的工作。不断完善档案信息管理系统的标准化程度，实现信息密集设置，提高档案的整体安全性，并且在系统管理体制上制定详细的密集标准，定期对事业单位档案管理部门的人员进行提高其熟练程度、提高相应操作的培训，严格关注相关流程的操作环节准确性。社会经济链条多元化发展都依据电子信息化模式展开，多元化发展链条中事业单位档案管理部门必须遵循沟通其他各个社会服务部门共同工作以及各个领域的协调交流，得以实现各种技术为服务前提的情况下多元化展开相关的管理工作。即使是人事变动幅度较小的事业单位的管理体系下，也应摆脱传统模式的束缚，逐步将现代化理念和大数据处理方式引入到实际工作中，从而提高整体效率，改变传统工作人员的行为意识，从而利用更加方便快捷的现代化数据管理模式进行创新，建立有特色的档案管理模式并充分利用创新科学技术。一切创新管理模式都是建立在基础条件之上，要想很好地实现创新型档案管理模式，就应加强基本的档案管理水平，遵循一切事物所必须遵循的发展规律，充分利用好各种新型软件和技术支持的优势，使事业单位人事档案管理的各个环节有机结合在一起，在真正的创新管理模式平台下促进提升档案管理水平的不断提高。

5  结语

在社会竞争中首先需要解决的就是效率问题。事业单位想要跟随社会一同进步就必须实现电子信息化对数据的处理工作，实现人事档案管理向电子信息化过渡过程，人事档案管理反映着职工个人履历并记录了人员的全方位的实际情况，计划好传统管理方法向电子信息化管理方式过渡的具体措施，在各种技术、软件的辅助下根据人事档案管理特征结合实际情况进行管理。网络信息化时代在信息管理工作方面出现了挑战的同时也带来了新的机遇，创造了新的生命力，实现创新型管理模式。

参考文献

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