浅议信息时代企业档案岗位职业发展建设

徐丽敏

摘 要：档案管理岗位不是可有可无的，而是跟企业发展紧密相连且关键时刻能使企业可持续发展拔高的一项事业。在关键时刻，科学有效的档案管理工作必定能使企业更上一层楼，本文就此进行分析研究。

关键词：信息 企业 档案 发展

中图分类号：F224.33 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）10（a）-0019-02

作为一名档案学专业本科毕业，并且毕业以后从事企业档案管理工作已逾10年的档案工作者，对于档案管理岗位的职业发展，感触颇深。纵观目前国内企业档案岗位的建设和档案人才的配备情况，发现目前很多企业的档案岗位设置情况有以下几种。

1 档案管理意识薄弱

很多公司觉得档案管理工作很简单，行政专员兼职即可。这样一来，档案自然而然被放在了次要的位置上。档案文件不仅内容各异、数量庞大、载体也有不同的类型，这些特点要求档案工作者除了有一定的档案整理专业知识之外，还得专注、专攻。而行政专员一般杂事较多，都是先把其他的行政事务完成，再挤点时间把接收的文件稍微整理下就算了。日积月累，文件越来越多，这些没有系统整理过的文件日后要查找起来愈加麻烦了，而档案在这类企业中也只有在摊上事的时候需要档案做凭证的時候才有一点作用。在这类企业中，由于没有系统整理过企业档案，所需的档案无从查起，必要时必须耗费大量的人力物力去搜刮一份资料，还不一定能找得着。

2 对档案管理的认识流于表面

2.1 认为档案管理就是简单的收集整理和借阅

有部份公司有一定的档案管理意识，如有的上市公司，在进行尽职调查的时候发现需要调阅大量的档案文件，于是专门聘请了档案管理员，对其要求只是企业档案资料收集整理和提供利用而已，没有对此岗位进行适度延伸，如适当对其进行不同档案专业培训和相关培训，使其在企业发展关键时刻能事前介入，准确提供企业发展所需的信息。长期重复简单的企业档案收集整理和借阅利用，这样档案管理员会逐渐变得麻木，其职业生涯也得不到发展，时间长了，或会心灰意冷不积极工作，或造成人才流失。档案管理工作又回到原点，恶性循环。

2.2 对档案管理岗位定位不清晰

有的公司虽然设立档案管理岗位，可是对这个岗位定位不清晰。对于档案管理员个人来说，不明确自己的具体岗位职责，无法针对性提供服务。对于公司层面上说，当其他岗位或部门比较忙的时候，档案员就被安排协助做其他工作。结果，档案工作又被丢到一边，越来越得不到重视。

2.3 档案管理岗位设置普及面窄

许多房地产公司，对档案管理这一块过于重视工程档案这一块，从而忽略了其他类型的档案。他们总是纠结于某个工程节点会产生哪些档案文件，确保收集完整，以便应付地方城建档案局的竣工验收工作。造成档案的信息化建设和全局性的整理显得很被动，档案管理员的重要性也没有得到全面的发挥。

3 档案定位明确，高投入、重产出

目前也有一些有远见的企业，既重视其基本的收集整理和借阅工作，也对档案在企业可持续发展中的作用高度肯定。这些企业会明确档案管理工作在企业管理中的基础地位及发展方向，不仅配备先进的档案管理系统和其他工具，对档案管理人才也适时培养。档案管理工作建立一套科学的体系，从收集、整理、保存、提供利用到对档案文件的知识提炼、企业文化的积淀等都进行精细化管理。既令档案对企业的价值得到升华，又提升了档案在企业中的地位，同时使档案工作者的多种能力得到提升，二者相互促进，相得益彰。

在笔者看来，对于档案岗位的设置，应朝以下方向发展。

3.1 规范档案管理体制，强化档案集约化管理

规范档案管理体制，明确隶属关系和管理责任，加强档案的集中统一管理及监督指导功能，使档案岗位的工作诉求得到及时回应和指导。在人力资源工作层面上认真做好档案岗位的职位设置，明确岗位职责和职业发展规划。档案岗位要求人员有组织、统筹和协调意识，有耐力持久性，有一定的档案管理专业知识。应根据档案工作对象社会性的职业特点、档案的重要程度、要求及享有的权利等指标，制定出明确的职位标准和任职资格条件，使有意者心理上认同此管理目标。

3.2 使档案岗位成为人们的一种职业选择

企业档案是企业的无形资产，保管利用好档案，既是维护组织记忆，又为企业可持续发展提供资源保障。因此，要把档案工作当成企业必不可少的一项事业做起来。档案岗位也不应该执着于埋头集中整理档案，要站在企业管理和为企业体现价值的角度来重新定位档案管理的工作方向。档案学属于应用学科，让更多的人了解档案、认同档案、形成重档用档的氛围，让档案岗位成为人们的一种职业选择。

3.3 合理制定档案岗位的可持续发展战略

从社会大环境看，当前，全球迈入大数据时代，数据的重要性成为应用服务创新的重要源泉。以官网、OA系统、ERP为代表的现代企业新型信息管理系统的广泛应用，提供海量数据，成为档案开发与利用的资源。档案工作者应抓住机遇，在大数据背景下开发利用信息资源，改进与完善档案信息化工作。随着企业管理的不断加强，档案工作越来越成为企业基础管理、专业管理、资产管理和风险管理的重要组成部分，对档案科学规范管理的要求必然越来越高。档案产生的主体、服务的对象、工作的环境将会不断变化，档案管理的理念、模式、手段必然也与时俱进的发生深刻变化。这就要求档案岗位的设置要有前瞻性，向服务性岗位、知识性岗位、信息化岗位等方向发展，需要合理制定档案岗位的可持续发展战略，档案工作者与时俱进，积极投入信息化浪潮，丰富知识结构，使档案岗位良性发展，为企业持续发展保驾护航。

3.4 档案管理岗位流程精细化

档案岗位精细化管理是指对档案工作的各个环节进行细化分解，将精细化管理融入档案工作的工作方法。档案管理业务流程长，从先期的文件材料—归档、移交至档案室—通过鉴定、电子档案载体有效性测试和复制、整理、系统分类、著录、编目、数字化、信息化、装订、上架、提供利用等，这一流程至少需要10个以上的工作环节，每个环节又包含3～5个工作步骤。形成档案以后，还要进行档案安全管理、提供查询利用和档案编研等后续工作。

3.5 提高档案岗位的在企业中核心竞争力

长期以来，大家都认为档案工作是收口的工作。实际上无论在历史上还是在现实中，人们处理日常工作或者相似的任务时，如能查阅档案知历史，以史为鉴，便可事半功倍。所以档案工作既是上一件事情的结尾，又是下一件同类事情的开头。档案工作人员要有先行思维，先行介入，先行服务，当先行者，提前服务，引领有关工作。根据时下热点向企业公众号推送相关档案信息，提高档案利用意识。一个企业各个部门不断融合发展，必然有职能交叉，而档案岗位恰恰是职能交叉的补充。档案工作者长期收集归档企业档案，是企业发展见证人，熟知企业各项工作的关键人物及其支持者，所以，当企业出现问题，需要协助决策时，档案工作者能及时、准确地提供关键信息，起到重要作用。

3.6 加强互联网形势下的档案安全工作

在信息越来越公开透明的趋势下，档案作为企业的重要无形资产，必须要得到安全的保护。档案工作人员必须提高信息安全意识和技能，在新形势下加强防范，防止窃档、窃密，维护企业的核心竞争力。

总之，档案管理是企业管理中的一个基础环节，档案岗位合理科学的设置对企业的可持续发展有深远的影响。只有重视档案岗位的建设、创造好的发展环节、提供好的平台、树立好的形象、规划好的前景，才能更好地推动档案事业健康、科学、有效发展。

参考文献

[1] 马孝国.用科学管理方法减少档案人员无序流动[J].贵州档案，2000（5）：31-32.

[2] 杨国庆.大型央企档案队伍管理创新探索[J].当代石油石化，2012（12）：37-39.

[3] 王瑾.企业档案精细化管理的实践与探索[J].浙江档案， 2012（6）：54-55.endprint