探究提升档案管理工作科学化水平的途径

李慧芬

摘 要：时代的发展下，信息技术已经广泛应用于各种领域，我国的档案管理工作也不例外，而就档案管理工作的现状分析，受传统档案管理工作的影响，其科学化的管理仍处于初级阶段。该文就以提升档案管理工作科学化水平为目的，针对目前我国档案管理工作现状提出几点针对性意见。

关键词：档案管理 管理工作 科学水平

中图分类号：R71 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）07（a）-0122-02

档案管理，是组成我国档案事业最基本也是最重要的部分，即指对我国和社会的信息资源进行必要的整理和归纳，并提供相应的利用服务。随着发展，档案管理工作已具有一定的规模性，但是随着新时代的不断更新，现有档案管理工作已无法满足新时代下对于档案管理工作的要求。

1 我国档案管理存在的问题分析

1.1 缺乏对档案管理的重视，观念陈旧

一方面是人们对于档案管理工作的不重视，存在误解，认为其工作就是归纳、收集、整理、保管和统计等日常工作，是和经济效益无关的工作。档案管理工作最后成了只要保证档案正常使用，无丢失、无遗漏即可。所以，造成了工作人员消极散漫、无积极性的现象。另一方面，是单位领导对于档案管理工作的不重视，致使大部分档案管理工作停滞不前。另外，我国现有档案管理工作的理念过于传统陈旧，造成档案无利用性，丧失了档案应有的价值。用户的需求是档案管理机构得以继续发展的导向，但各档案管理机构并没有重视这一点，机构之间也缺乏相应的沟通和合作，这在很大程度上限制了档案管理工作的效率，也成为其长期发展的阻碍。

1.2 缺乏健全的档案管理制度

不健全的档案管理制度造成了目前管理工作上的不严谨，过于的随意性。就现有的档案管理制度而言，内容上过于笼统，缺乏细节性，只针对大面积的工作范围，细节上缺乏明确的规定，如责任追究制度、奖励惩罚制度的不足，尤其是针对某些基层单位的档案管理，其标准和质量要求是最为薄弱的环节。不健全和标准的管理制度，很容易造成庞大数量的档案数据丢失，加上存放的无秩序，也浪费了大量的查询时间。另外，由于缺乏完善的管理制度，导致有些基层单位对档案不重视，存在随意篡改或破坏的严重问题。

1.3 缺乏高综合素质的档案管理工作人员

信息资源的储备是档案的主要工作内容，而基于时代的不断发展，推动了档案信息更新的速度，这对档案管理工作人员提出了更高、更多的要求，在具备较高专业技能的同时，良好的综合素质在档案管理工作中越发体现出重要性，是直接影响档案信息质量的关键。与目前的科学化发展相比，我国的档案管理队伍的综合情况仍然存在很多问题，具体为：首先，专业人员的匮乏，现有工作人员缺乏系统专业的知识和技术，普遍存在文化程度较低的情况；其次，创新能力匮乏，对信息技术的操作技术较低，缺乏较高的外语水平；最后，思想观念落后，现有管理水平较低，无法满足发展需求。以上的问题都在很大程度上制约着档案管理工作的发展，严重影响到其效率的提高。此外，时代的发展推动新技术新方法不断出现，而有限的水平造成了学习掌握力不从心，这些都是制约着档案管理工作长远发展和创新的主要问题。

2 针对档案管理工作科学化水平的提升途径

2.1 提升档案管理工作观念，做到与时俱进

转变档案管理工作的工作观念，并给以应有的重视。首先，档案管理人员要做到紧跟时代发展步伐，更新观念与时俱进，正视自己的工作，做到细致服务。其次，充分利用档案信息，发挥档案信息应有的服务价值，提高可利用率。最后，收集档案资料时，要遵循做到“整理应系统，分类应科学，归档应分类分主题”，将档案的价值最大化地发挥出来。此外，加大对档案管理工作的重视度，建立资源共享网站，让各档案管理机构为用户提供更加全面和系统的服务。

2.2 建立健全的檔案管理制度

维持单位可持续发展的核心就是要有健全的管理制度，管理制度的存在是管理单位每个员工的基本法则，反之，没有或不健全的管理制度则很容易造成人心涣散，当有问题出现，就可看出管理制度的重要性。所以，管理制度在任何一个企业单位中都一直居于高位，档案管理也不例外，它可以让档案管理工作顺利有序地开展，而档案管理制度的健全和完善，则可以保证档案数据的真实性、有效性及完整性。

（1）针对实际情况和细节制定管理制定，每项工作中都进行落实和跟进，通过日常实践，对不足和不当之处加以改善。

（2）侧重于奖惩制度的制定，规定应详细、明确、有力，提高奖励，档案信息管理要细心、整齐有序，坚决禁止出现档案信息篡改、遗漏、丢失等现象。

（3）为防止出现问题时出现责任推卸问题，应制定明确的责任追究制度，提高工作人员的责任感。

（4）加大执行力度，尽全力将制度落实，杜绝流于形式，只做摆设而无用处。

2.3 强化技能学习，提升综合素质

信息资源不管对于单位来说还是国家来说，都是至关重要的，这就是档案管理的工作，也就是说档案信息具有一定的保密性，档案管理人员的综合素质高低关系到档案信息的丢失或者泄露，导致严重后果的产生。所以说，提高档案管理人员的综合素质至关重要。在信息化时代的背景下，推动了档案管理工作更为科学化，而现代科学化档案管理工作具有更加丰富的内容、更加科学先进的技术、更加专业系统的分工等，这就要有档案管理工作人员具有较高的专业素质和综合素质。不仅要有单纯、扎实的理论知识，更要有熟练、灵活的实践技能，同时，加强学习，了解时事，不断提高自己的文化水平和操作技术，以便可以更快地掌握科学先进的新技术，只有如此，操作管理技术才能更加有效灵活，以此提高档案管理效率。才因此，作为档案管理工作中的一员，应加强自我学习，提高管理能力和综合素质，成为符合档案管理要求的综合性工作者。

科学技术的不断发展，使得信息化技术已经深入到人们的生活和工作当中，不同领域中信息化技术的运用也得到了超乎预期的效果，所以，档案管理工作也应跟随发展需求，培养档案管理人员成为既有专业知识，又懂得操作信息化技术，同时具备综合素质的全方面的科技人才，推动档案管理工作更加科学化地开展，稳定其长期发展，并提供有力的技术和人才支持，使我国档案管理更加健康长远地发展。

2.4 提升档案管理的信息化水平

受传统管理方式的影响，我国还有很多地区延续这种方式，相对于信息化的管理方式，是比较落后的。由于缺乏统一性的标准作为衡量，所以，尽管档案管理系统软件不少，仍然无法跟上信息技术的发展脚步。基于信息化的迅速发展，现有的档案管理方式已无法满足现在的管理需求，这就推动了管理方法上的更新，所以说，为满足信息化管理的新要求，必须提高档案管理信息的水平。另外，档案工作的发展和科学化水平的提高，都与其信息化水平的高低有着莫大的关联。

（1）加大对档案管理硬件的投入力度，首先就是要对档案管理基础设施进行完善和优化。

（2）加大信息技术的应用范围，推动档案电子化和自动化水平的提高，构建计算机档案管理系统。

（3）利用网络传递档案信息，实现档案信息传递网络化、为大众带来更多便捷的服务。

（4）提高保密性，开放利用档案的同时，加大监督力度，提高管理人员对于保密性的重视度。

参考文献

[1] 郭芳.提高档案管理科学化水平的途径分析[J].中外交流，2015（35）：6.

[2] 王春华.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].城市建设理论研究：电子版，2016（5）：47.