文书档案管理中存在的问题及对策

范君梅

摘 要：文书档案管理对单位的发展起着重要的作用，能够体现出一个单位的档案管理水平，因此就需要提高文书档案管理的水平，让管理实现规范化和标准化。在实际的文书档案管理中，还存在一些问题，影响了管理的水平，需要积极地找出应对策略，提高文书档案管理水平，让单位更好地发展。该文分析了文书档案管理中的问题和对策。

关键词：文书档案管理 、存在问题 对策

文书档案管理工作内容涉及多个方面，包括文件的收集、整理、催办、归档、利用等，这其中包含的内容非常多，只有保证文书档案管理的水平才能让单位更好地发展，因此需要对管理中的问题进行分析，并找出有效的解决策略。

1 文书档案管理中存在的问题

1.1 文书工作与档案工作衔接方面存在问题

文书和档案工作二者之间既有联系又有区别，各有分工又相互统一。在实际工作中，二者应该配合好，形成分体式的管理体系。在实际管理中，文书和档案采用的是分块管理的制度，但是其却在一定程度上使得文书和档案工作有距离[1]。文书人员在工作中缺乏强烈的档案意识，档案人员通常也不会考虑文秘的工作，这就导致文书和档案之间的衔接出现了问题，当前在衔接主体上，就是公文的格式和处理办法上还不够规范，存在很多不足。

1.2 档案员素质偏低

一些档案管理员并没有经过专业的档案培训，在对档案的处理上缺乏专业知识，如分类、立卷等，管理员存在素质较低的问题，无法满足当前档案培训工作的需求。还有一些档案管理者虽然有上岗证，但是却没有进行继续教育，觉得自己对这方面的知识有一些了解就可以，没有及时地更新知识体系，限制了档案管理的发展。计算机网络发展迅速，在文书档案中也得到了应用，使用微机进行管理也是必然的[2]。档案员需要加强相关知识和技能的培训，实现管理工作规范化和标准化。

1.3 领导重视不够

我国的文书档案管理工作发展时间较晚，在企业行政管理中也是最近几年才加入的，很多员工对于这方面都缺乏全面、正确的认识，在实际工作中就会出现管理不规范的问题[3]。一些企事业单位在这方面虽然也有投入，但是具体的效果并不好，这是因为企业工作中缺乏科学、合理、有效的计划和流程，浪费了不必要的人力、物力以及财力。

2 文书档案管理中问题的解决策略

2.1 注重文书工作与档案工作之间衔接的规范化

在文书档案管理的过程中，要注重文件和档案的质量，二者之间具有紧密的联系，因此要让文书和档案工作实现规范化衔接，确保文书档案的质量[4]。在实践中，需要提高对文书档案管理的重视程度，认识到其重要性，保证文书材料能够进行正确归档、立卷等，實现文书工作和档案工作相统一。比如在审核文件材料时，要严格地检查纸张，包括大小、文体以及格式等，确保其规范、标准的，减少和避免文件材料中出现乱涂乱改、字迹不清晰等问题。要想提高管理的水平就需要保证文书档案工作的完整性和价值，这就需要相关人员能够做好材料收集的工作，准确发放文件，按照相关的要求进行档案的登记和补充。

2.2 加强各部门的互动，有序开展文书档案工作

只有确保实现文书档案的有效收集，才能最大化地对其进行利用，保证档案的质量，这就需要各部门能够加强彼此之间的互动，文书档案管理人员需要主动地去了解每个部门的信息，能够及时地掌握材料，让文书档案管理工作水平不断提高[5]。另外，文书档案工作需要保证有秩序地开展，就需要满足单位未来发展的需要，结合单位的发展方向和目标，保证为单位的决策提供有效的参考，实现文书档案管理工作的现代化发展。

2.3 建立完善管理机制，提高文书档案管理效用

当前我国的市场经济体制正在不断地优化，要想保证文书管理工作能够顺利地进行，就需要有完善的管理机制，因此应该建立健全的管理机制为具体的工作提供标准和指导。这就需要将相关程序和规定尽可能地细化，保证实现较强的操作性和实用性，满足当前发展的需求，真正发挥出监督和约束的作用。比如签发公文时，需要按照相关的公文签发条例，确保文件的有效发放，在经过复审和核对的程序后再送到相关部门。在检查时发现要修改的文件，就需要依照相关程序进行复审，在字体字号、装订要求等方面要严格检查，实现规范化的管理，进而提高管理的整体水平。可以看出，要想确保管理工作的质量，就需要注重发文稿纸、文件处理单等，确保内容要满足简单、准确和扼要的要求，提高文件发放范围的合理性，控制好文件的数量[6]。

2.4 加强文书档案管理人员培训，提升综合水平

要保证管理工作能够顺利地进行，就需要加强管理人员的队伍建设，对他们进行培养，强化他们文书档案管理工作和学习新型管理理念，提高他们的综合水平，保证管理工作的质量，对于新员工，单位应该要对他们进行系统性的岗前培训，让所有员工能够持证上岗。具体来说，首先需要注重文书档案的收集工作，在收集中要严格检查文字的规范性、字迹等内容，检查合格后，才能进行下一步，对文件进行分类，对文书档案进行组卷、整理和利用等。其次要实现文书和档案管理工作的统一，需要认真核对相关内容，包括文号编发、发文范围、标题制作、主题词标示、附件、标题文字等，核对之后需要按照相关的程序对文件进行登记、立卷和传阅等，实现正确归档[7]。最后，就是要重视目录编号的科学性，这是为了能够更方便的查阅文书档案。将计算机技术应用到管理中，文书档案的目录、检索条件等需要有明确规定，这可以有效地提高文书档案的利用率。在信息时代的背景下，管理人员也需要不断提高自身综合技能，保证对网络系统进行优化和完善，坚持优化文书档案结构，让管理的水平能够不断地提高。

2.5 加强对文书档案管理的重视

一些单位的领导对文书档案管理工作缺乏足够的重视，使得管理工作受到限制，因此要想改变这一问题，提高管理水平，就需要提高对其的重视程度，只有思想得到改变，行动才会改变。单位领导应该全面认识到文书档案管理的价值，加强重视程度[8]。比如要实现档案业务“用”的要求，就需要使用多种检索方式，实现快速检索档案目录，在借阅请求通过的情况下，需要提供全文查阅或下载服务。

2.6 提高电子档案保存的安全性

在文书档案管理工作中应用计算机，有效地提高了工作的效率，节省很多时间，但是在保存档案时也需要注重安全问题，要加强安全保障体系的建设力度，制定信息安全制度，和相应的安全保护措施，比如在电脑中安装防火墙，以提高信息保存的安全性。

3 结语

综上所述，文书档案管理水平体现出单位的档管理水平，关系到单位的发展，这就需要领导能够正确、全面地认识到其价值，加强对管理工作的重视程度，实现档案资料的完整性，体现其实用价值，提高文书档案管理工作的质量。这就需要各单位能够结合自身的实际情况，对文书档案管理的需求，注重有效的文书档案收集，不断完善管理规章制度，为档案管理人员提供培训，提高他们的专业水平和综合技能，在文书工作与档案工作上实现有效的衔接，保证文书档案能够得到最大化的利用，让单位能够更好地发展。

参考文献

[1]何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].东方企业文化，2014（14）：97，100.

[2]谭禄.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].赤子（上中旬），2014（19）：245.

[3]卢思宇，赵兰凤.新时期文书档案管理存在的问题及对策[J].林区教学，2015（5）：117-118.

[4]杨永翠.浅析高校文书档案工作存在的问题及其对策[J].档案，2015（9）：59-60.

[5]李佳琳.优化文书处理，实施现代化档案管理[J].现代经济信息，2012（13）：246.

[6]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008（1）：91.

[7]刘延玲，李春竹.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2013（S1）：218.

[8]俞锦福.浅谈文书档案管理中存在的问题及对策[J].人力资源管理，2013（11）：202.