信访档案的管理及信息化建设

李伟

摘  要：信访档案作为对信访工作的如实记录，在档案管理中除了要保证信访档案的完整性和安全性外，还必须将其利用起来，以档案作为对照，不断地提升信访工作质量、提高信访服务水平，才能树立信访部门的良好形象。随着时间的推移，信访档案的数量也在不断增加，管理压力也随之上升。通过推进信访档案管理的信息化建设，一方面可以简化信访案件的收集、归档等工作流程，另一方面也为信访档案的利用带来了技术上的便利。该文首先概述了信访档案精细化管理的内涵，随后就信访档案管理信息化的现实意义，以及如何完成信息化建设展开了简要分析。

关键词：信访档案  信息化  管理制度  档案数据库

中图分类号：G270           文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）08（b）-0203-03

The Management and Information Construction of Petition Files

LI Wei

（Longfeng District Letter Reception Center of Daqing City， Daqing， Heilongjiang Province， 163711 China）

Abstract： As a true record of petition work， petition archives should not only ensure the integrity and safety of petition archives， but also be used to improve the quality of petition work and the level of petition service， so as to establish a good image of petition department. With the passage of time， the number of petition files is also increasing， and the management pressure is also rising. By promoting the information construction of petition file management， on the one hand， it can simplify the collection and filing of petition cases. On the other hand， it also brings technical convenience for the use of petition files. This paper first outlines the connotation of the fine management of petition files， then analyzes the practical significance of the information of petition file management and how to complete the information construction.

Key Words： Letters and visits archives; Informatization; Management system; Archives database

1  信访档案的精细化管理

1.1 通过完善管理制度做好收集归档工作

近年来，信访案件的数量呈现出增加趋势，同时由于各级部门对信访工作的高度重视，在信访活动中产生了大量的文件资料。这些资料的来源不同，内容也各有差异。通过完善和细化档案管理制度，明确信访档案的收集标准，从而让档案管理人员可以从海量的文件资料中，挑选出具有留存价值的进行归档。例如：来信来访的登记、记录，以及信访人的申诉、举报、控告材料;上级部门、领导交办的重要信访事项的函、批示及督辦和呈报材料;处理信访案件中形成的各种文字材料;涉及信访案件的其他材料等。这些都是需要收集起来并且在简单整理后留存归档的。只有严格遵循档案管理制度，才能保证信访档案的详细、全面，这也为下一步信访档案的利用奠定了基础。

1.2 通过落实管理责任规范整理编目工作

信访档案的管理是一项专业性极强的工作，应当落实管理责任，才能防止工作交接过程中出现纰漏，最大限度地保证信访档案管理的质量。为此，在档案管理部门内部，要细化责任分工，有条件的部门应当安排专人，分别负责档案的分类、编目、整理等具体工作，做到专人专管，提高信访档案管理的专业化程度。另外，在具体的整理工作中，也要注意细节要点，例如信访案件档案整理采用一案一卷的原则。对办结完毕的信访案件材料可整理成独立的保管单位一卷，每卷信访案件档案由若干份文件材料组成。群众来信来访材料，包括信件正文、附件、信封、来访登记情况、照片、录音带、磁带、磁盘等。

1.3 通过运用信息技术提升保管利用效率

现阶段的信访档案主要纸质和电子两种形式存在。对于纸质的信访档案，应当保证档案管理室内具有防火、防潮、防虫等措施，保证纸质档案的安全。对于电子信访档案，也要做好网络系统的安全防护工作，使用杀毒软件防范病毒的入侵。创新信访档案管理模式，充分发挥信息技术这一工作中的利用价值。比如，用户有查阅信访档案的需求，可以提前通过网络提交申请，档案管理人员在核验用户身份以及确定具有查阅权限后，用户可以在线浏览或下载信访档案。这样就可以保证信访档案的安全，又能够为用户提供便利，对提高信访档案的利用价值也有积极作用。

2  信访档案管理信息化建设的现实意义

2.1 有利于信访档案的实时更新和动态维护

以往的信访工作中，往往存在信访资料收集不及时的问题，这种情况下一些重要的信访资料可能无法第一时间归档，造成了信访档案的不完整、不连续。通过推进信访管理信息化建设，管理人员可以随时从各个部门、科室，收集相应的资料文件，这就提高了档案信访档案收集的时效性。同时，在计算机上设置信访资料的筛选范围、归档时间和归档要求。利用信息系统实现对海量电子信访数据的自动筛选，既可以提高信访档案收集效率，又能够保证档案本身符合规范，具有使用价值。

2.2 有利于发挥信访档案的决策参考价值

信访工作内容通常是群众最关心、最现实的利益问题。在信访档案中，不仅包含了来访者提供的书面材料，而且也有大量的关于信访活动的办理过程、处理结果的详细记录。以信访档案的信息化建设为契机，能够对以往信访工作的开展情况进行全面的了解。对于信访工作中存在的问题，要汲取经验教训;对于信访工作中好的方法，要注意积累借鉴。另外，还可以采用关键词检索，或是按照时间顺序检索的方式，找到一些特定的信访档案，这样就可以为当前信访工作的开展提供全面的支持，有利于进一步增强领导决策的科学性，显著提高了信访工作水平，也反映出了信访档案信息化建设的价值所在。

3  信访档案管理信息化建设的可行性路径

3.1 强化思想认识，夯实信访档案管理的信息基础

信访档案的信息化建设，不仅仅在于提高信访资料收集、编目等具体工作的效率，更重要的是利用信息手段把信访档案的利用价值挖掘出来，从而推进信息时代信访档案管理工作水平的不断提升，支持信访工作的可持续发展。因此。信访部门要强化思想认识，并且以实际行动支持档案管理部门信息管理系统的建设。除了提供必要的物质的保障外。还可以有选择性的借鉴其他行业、其他部门在档案管理信息化建设方面取得的成功经验。同时要结合信访工作的特点，编制信访档案信息化建设的具体方案，从而以更少的资金投入、更短的建设时间，建立起一套完善的信访档案信息管理系统。

3.2 构建信访档案数据库，实现数据信息的共享

从信访资料的组成形式上来看，有文字、图像、声像等不同形式。传统的信访档案管理中，这些存储于不同载体上的信息，很难得到有效的管理和集中的利用。为此，在信息时代要建立信访档案数据库，遵循数据库的统一格式和数据标准，将存储于不同载体上的信息，统一转换为计算机可识别的电子数据。这样就可以实现信访档案资源的无障碍交流，为更好地进行信访档案整合利用，提供了一个良好的平台。此外，利用信息管理平台的监督反馈机制，还可以对信访当事人进行回访。询问对信访工作是否满意，以及有哪些改进的建议，这样就可以推动信访工作的持续优化。

3.3 培育具有较高信息素养的复合型档案管理人才

推行信访档案管理信息化，对档案从业者带来了深刻的影响。特别明显的一点就是，除了要掌握档案管理知识和熟悉信访工作流程外，还必须能够熟练运用信息技术、操作信息软件。这对于许多习惯于传统工作模式的档案管理的人员来说，是一种新的挑战。因此，信访部门要想支持档案管理信息化建设，就必须在复合型档案管理人才培训上下足工夫。尝试运用多种方法，例如，信息化人才引进，或是组织交流学习等，让信访档案管理者具备更强的环境适应能力和职业综合素养，紧跟档案信息化发展趋势，支持信访档案管理更好地开展。

4  结语

信访档案是信访工作全过程的详实记录。保证信访档案的完整性，信访资料归档的及时性，可以为信访档案的使用奠定扎实的基础。以开展信息化建设为依托，在加速信访档案各个环节的工作效率的基础上，也要进一步提高对档案资源的利用和价值的挖掘，为当前信访工作的开展与优化，提供有实际意义的参考和借鉴。

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