论企业档案管理规范化的实现

李春燕

摘  要：企业档案是对各个时期企业各项工作发展目标、战略规划、经营发展、任务完成等各项情况的综合记录，在企业发展历程中起到了重要的参考作用，是企业重要的无形资产。对档案管理工作的规范化与否，直接关系到这些珍贵的档案是否能够继续作用于企业经营决策、风险防范、市场拓展、权益维护等工作。为此，无论在任何时候，我们都要注重对企业档案管理工作的规范化建设，确保档案的服务效能得以充分发挥。为此，该文以企业档案管理工作为研究对象，以推动企业档案管理工作的规范化发展为出发点，从档案管理理念、档案管理制度以及档案管理体系3个方面，对企业档案管理规范化的实现路径做出了研究与探讨。

关键词：新时期  企业档案管理  性质  现状  策略

1  革新企业档案管理理念

在推动企业档案管理工作得以规范化发展的过程中，企业档案管理人员需要做到理念先行，并使用正确理念指导企业档案管理实践。具体而言，企业档案管理理念的革新，对企业以及企业档案管理人员提出了以下几点要求。

首先，企业需要引导档案管理人员树立正确的档案管理观。认识到企业档案管理工作的价值、提升对企业档案管理工作的重视，是推动企业档案管理工作规范化发展的重要基础，为此，企业需要引导档案管理人员认识到档案资源在企业生产、科研以及经验积累、凭据考察、权益保护中的作用，从而确保档案管理人员能够肯定档案资料的信息价值与工具价值，并通过规范化地开展档案管理工作，释放自身在档案管理岗位中的潜能、彰显企业档案资源所具有的价值，促使档案资源能够在提升企业效益等多个层面发挥出应有作用。

其次，企业需要明确档案管理部门定位。企业档案是企业资产体系中重要的组成部分，而企业档案价值的实现则要求企业能够拓展并明确档案管理部门定位。具体而言，传统的企业档案管理部门的主要工作包括档案的收集、分类、编目与保管，而为了能够进一步推动档案管理工作的规范化呈现、充分实现档案管理资源价值，企业档案管理部门还应当重视对档案资源价值进行深度挖掘，并依托档案资源为企业决策、企业管理以及企业持续发展提供依据，从而强化档案管理与其他其他工作之间的关联，在拓展档案管理部门职能的基础上为档案管理工作的规范化发展奠定良好的基础。

最后，企业需要重视构建全员参与的管理文化。虽然企业档案管理部门与管理人员在推动企业档案管理规范化构成中发挥着难以替代的作用，但是企业档案管理的规范化却不能仅仅依靠档案管理部门与管理人员来实现。为此，企业需要引导全体成员提升对档案管理工作的重视程度，在全员参与、全员努力的基础上，为档案管理工作的规范化发展提供保障。如在档案收集方面，企业有必要明确档案移交形式、移交时间，要求各个部门在档案收集过程中予以配合;在档案利用过程中，企业则需要提升全体成员的档案利用意识，规范档案提取与利用流程，从而推动档案资源利用率的提升。

2  完善企业档案管理制度

制度具有规范与约束行为的作用，在企业档案管理工作中，完善的企业档案管理制度能够确保档案管理人员能够明确自身职责，在档案管理工作中遵循必要原则与流程，并做到有所为与有所不为。具体而言，企业档案管理制度的完善，需要从以下几个方面入手。

首先，企业有必要围绕档案管理工作构建责任制度。如果仅仅重视强化档案管理工作者的责任意识而忽略职责制度的建设，则难以确保档案管理工作者能够积极履行自身职责并充分发挥自身潜力。为此，企业有必要以提升档案管理规范化水平为出发点，在明确档案管理工作流程、工作要求的基础上，构建部门责任制度、岗位责任制度与个人责任制度。在此基础上，企业可以有效避免档案管理工作者出现怠慢与倦怠现象，一旦出现管理不规范的现象，也能够明确责任人，避免产生权责纠纷。

其次，企业有必要完善档案管理激励机制。仅有责任制度、惩处机制而忽略激励机制，则容易导致档案管理工作者产生逆反心理，进而制约档案管理规范化水平及其成效的提升，为此，激励机制的构建对于档案管理的规范化发展也至关重要。在此方面，企业需要针对档案管理队伍做好需求调查，并通过使用精神与物质融合的激励方式来确保激励机制充分发挥出应有作用，从而有效激发档案管理工作者在履行自身职责、遵循相应管理流程与管理要求的积极性，进而推动档案管理工作的规范化发展。

最后，企业需要推动档案管理制度呈现出动态性。档案管理制度的动态性体现为企业能够根据自身发展对档案管理制度提出的要求以及档案管理工作环境的变化等，对档案管理制度进行适当调整。推动档案管理制度的动态性发展，能够确保档案管理制度与档案管理工作实际情况实现良好对接，促使档案管理制度得以与时俱进的发展，进而充分发挥出档案管理工作制度在推动档案管理规范化发展中的作用。

3  优化企业档案管理体系

在企業档案管理体系的优化中，企业有必要完善档案管理工作标准、借鉴档案管理工作方法并构建科学的档案管理工作考评办法，从而在明确档案管理工作要求的基础上，为档案管理工作要求的落实以及档案管理工作的持续发展提供良好保障。

从档案管理工作标准的完善来看，档案管理工作的标准化发展，是档案管理工作规范化发展的重要表现，而确定档案管理工作标准，不仅能够为岗位职责的界定、档案管理工作岗位责任的明确提供依据，也能够为后续的档案管理工作考评奠定良好的基础。在档案管理工作标准的制定中，企业需要避免出现拿来主义倾向，而应当在遵守国家标准与行业标准、参考行业内其他企业的档案管理工作标准基础上，对自身档案管理工作特点和需求等进行充分考虑，从而确保档案管理工作标准具有可操作性。

从档案管理方法的借鉴与创新来看，档案管理方法与管理技术的发展，能够为档案管理工作的规范化提供有力支撑。为此，一方面，企业有必要对行业内其他企业的档案管理工作方法做出积极借鉴;另一方面，企业有必要将先进的档案管理技术引入到档案管理实践当中。如企业需要重视依托计算机、互联网等构建档案管理平台，提升档案管理工作的信息化水平，促使档案信息能够在有效存储和共享的基础上展现出自身价值，进而在满足企业发展需求的基础上，促使档案管理工作得以与时俱进的发展。

从档案管理工作考评办法来看，档案管理工作标准的完善能够为档案管理考评工作的开展提供依据。为此，企业有必要围绕档案管理工作标准构建档案管理考评指标体系，并合理确定各个指标所具有的权重。与此同时，企业需要构建评价主体多元化的评价体系，引导企业管理层、基层员工以及档案管理部门共同参与档案管理评价，从而全面地反映出档案管理工作成效，进而为探索档案管理工作持续优化路径、规范化实现路径奠定良好基础。

4  结语

综上所述，企业档案管理工作的规范化发展，对于提升企业档案管理工作成效、充分发挥出档案管理在推动企业发展中的作用具有重要意义。为此，企业有必要引导档案管理部门以及档案管理工作者革新企业档案管理理念，完善企业档案管理制度并且对档案管理体系进行优化，从而为档案管理规范化的实现提供良好保障。

参考文献

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