“互联网+”背景下高职院校教务管理信息化体系的构建研究

李秋惠 陈几香 江燕

摘要“互联网+”背景下，高职院校构建适合学校发展的教务管理信息化体系至关重要。本文通过分析现有高职院校教务管理信息化体系存在的问题，确定“互联网+”背景下优化教务管理信息化体系的构建原则，提出构建基于“互联网+”的教务管理信息化体系包括设施子系统、支持子系统和应用子系统三个方面的内容。通过完善组织机构、制度体系、教务管理信息平台建设、信息技术手段和信息反馈机制得以实现。

关键词 互联网+ 高职院校 教务管理 信息化体系

中图分类号：G717文献标识码：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.16.010

Research on the Construction of Educational Administration Information System in Higher Vocational Colleges under the Background of "Internet plus"

LI Qiuhui， CHEN Jixiang， JIANG Yan

（School of Applied Science and Technology， Beijing Union University， Beijing 100101）

AbstractUnder the background of "Internet plus"， it is very important for higher vocational colleges to construct educational administration information system suitable for school development. By analyzing the problems of the educational administration information system in the existing vocational colleges， this paper determines the principles of optimizing the educational administration information system under the background of "Internet plus"， and proposes thattheconstruction of educationaladministration informationsystem basedontheInternet plus includes threeaspects： the subsystem of the facilities， the subsystem of the support and the application subsystem. It should achieve through the improvement of organization， system， educational administration information platform construction， information technology means and information feedback mechanism.

KeywordsInternet+； higher vocational colleges； educational administration； information system

教務管理在高等学校管理中占有特别重要的地位，它主要的工作内容涉及学校的每一位师生，它的效率和准确性直接关系到学校教学的正常开展与否。近年来，随着高职院校的招生规模的不断扩大以及“互联网+”背景下我国教育现代化的建设速度不断加快，高职院校的服务对象不断增多，服务内容也不断增加，教务管理工作内容和方法也有了前所未有的挑战。面对挑战，高职院校如何有效利用信息化和网络化手段提高教务管理效率，优化或改善现有的教务管理模式，构建完善的教务管理信息化体系，提高教务管理质量和水平，促进教学和人才培养，已成为高职院校发展过程中亟待解决的关键问题之一。

1现有高职院校教务管理信息化体系存在的问题

近年来，高校非常重视教务管理信息化建设工作，在研究方面也已取得了一定成绩。王纳共结合厦门兴才职业技术学院教务管理信息化建设的实践，对教务管理信息化建设提出了若干建议。[1]张蓓探讨了高校教务管理信息化建设的重要性，剖析了高校教务管理信息化建设存在的问题，并提出了高校管理体系的重构思路。[2]陈蒙结合福建商学院成功经验探讨了一系列教务管理信息化建设的长效机制。[3]而针对高职院校教务管理信息化的体系构建的理论和实践研究均较少，现有高职院校教务管理信息化体系存在如下问题。

1.1教务管理信息系统数据未与其他业务部门数据交互

高职院校的教务管理信息系统构建模式是相对独立的，未能与学生处、财务部处、校医院和人事处等部门管理系统数据交互、未实现各个系统数据之间的动态处理。在学生发生学籍异动时，因数据不统一，导致业务部门间的信息反复沟通和核对；教学工作量数据和教研数据未与人事管理系统关联，在教师年终考核和聘任考核时只能通过教务工作人员线下确认签字反馈给人事部门，耗费大量的人力。

1.2某些教务管理工作的信息化程度不高

目前教材预定、补办学生证、系统外重修教学和各种数据报表等等工作不能通过教务管理系统完成或自动生成，需通过线上和线下同时进行。虽然教务管理信息化的初衷是为了减轻教务管理人员的工作负担，但实际上线上线下同时进行反而增加工作量。例如培养方案发生变化导致部分课程没有后续课程，只能开展系统外重修教学，教务管理人员从系统导出不及格课程数据，通过EXCEL编辑、筛选和制定系统外重修教学计划，现场组织学生报名选课并将报名信息录入EXCEL，期末组织系统外考试并汇总和录入重修成绩。依赖EXCEL编辑和录入大量数据，这不仅增加了教务管理人员的工作量，而且因人为因素，很难保证数据的绝对正确性，教务管理人员的用户体验差。

1.3教务管理信息传播渠道不够畅通

部分高职院校的信息传播渠道主要通过公共邮箱和微信传播。一般教务管理人员将通知推送给系部教学主任或班主任，然后再将信息间接传达给相关教师和学生。系部教学主任和班主任均是任课老师兼职，教学和科研工作繁多，琐碎的教务信息传达会导致工作压力，经常出现信息延误或遗忘通知的情况。

1.4教务管理信息反馈机制不完善

高职院校教务管理信息反馈的主要方式是教务管理部门通过开展教学检查、召开座谈会或和组织学生评教了解教师的教学情况、学生的学习情况以及教师和学生对教务管理和教学环境的满意程度。教学检查一般在开学初、期中和期末进行，信息反馈不能反映整个教学环节过程。座谈会和学生评教多为事后反馈、信息滞后，未能及时反馈在课堂教学及教务管理过程中出现的问题。此外大多数高职院校对反馈的问题在执行过程中没有及时进行纠正，或不能提出有效解决方法的情况，这逐渐让师生失去对信息反馈的重视。

2“互联网+”背景下高职院校教务管理信息化体系的构建原则

鉴于目前高职院校教务管理信息体系的现状问题，阻碍了教务管理信息化的发展，因此，有必要对现行的教务管理信息体系进行优化，优化考虑以下原则。

2.1共享性原则

“互联网+”背景下，通过优化教务管理信息系统环境，实现校内部门间数据互联互通以及业务之间的协同。实现与财务部门、就业部门和学生部门共享学籍管理数据；实现与人事部门共享教师信息管理数据；实现与图书馆和档案馆共享教务管理文件。同时整合校内外优质教学资源和课程资源，实现学校间优质资源共享，课程互选，学分互认，最大成程度的发挥信息化的效应。

2.2以人为本的原则

“互联网+”背景下，构建教务管理信息化体系，必须坚持以人为本，实用为本的原则，应从教务管理人员、教师和学生的需求出发，利用教务信息化平台建设与之相对应的服务，易于操作，增强各级用户对于信息化体验的满意度，全面推进教务管理信息化进程，提高教务管理效率。另外，还要注重特殊学生特殊内容的教务信息化建设，如学籍异动学生的异动申请、结业生的进修和延长学制学生的学业管理等等，保证教务管理信息化体系的建设满足各级用户的需求。

2.3时效性原则

高职院校教务管理的多项工作是彼此相连的，其中一项工作滞后会影响后续工作的实施。例如未按时录入成绩会影响学籍处理和重修数据的筛选，甚至影响专接本推荐和毕业资审，引起学生投诉和教学事故。“互联网+”背景下教务管理信息化的目标是及时将工作信息传达给师生，及时监测各项工作的异常，在工作异常时能给予预警提醒或采取有效补救措施，以保证后续工作顺利开展。

2.4全面性原则

教务管理信息化的目的就是全面推进教务工作的信息化进程。教务管理的各项、各个环节的工作应广泛地使用网络技术和多媒体等先进的手段进行管理，用尽量少的人力、物力，更有效、更优质地完成更大量的工作。

3“互联网+”背景下高职院校教务管理信息化体系的构建

“互联网+”背景下，高职院校将互联网与教务管理工作有效结合，以实现教务管理工作的信息化和数字化为目的，完善教务管理信息平台建设以及整合现有的系统资源，构建一个先进有效、科学全面、切合实际的教务管理信息化体系（见图1），这个体系主要由教务管理信息化设施子系统、教务管理信息化支持子系统、教务管理信息化应用子系统三个子系统构成。

3.1教务管理信息化设施子系统

教务管理信息化设施子系统主要有信息网站建设、信息网络建设和数据库服务器建设等。基础设施的建设是教务管理信息体系运行的基础，其稳定性和可靠性直接决定教务管理信息化体系的正常运行。基础设施的建设水平在一定程度上反映着教务管理信息化的建设水平，做好基础设施的建設才能为教务管理信息化的发展打好基础。

3.2教务管理信息化支持子系统

教务管理信息化支持子体系基于“互联网+”环境，以管理制度、信息技术和信息人才的建设为支撑，为教务管理信息化有序开展和有效运行提供保障。

管理制度建设，主要是通过文件和工作管理实施细则明确教务各级各类人员的信息管理职责和权限、制定信息化管理的流程和信息安全管理准则等。建立覆盖教务管理信息化工作各要素的工作制度，明确信息系统、教务数据、管理服务等方面的要求。

信息化人才建设是实施教务管理信息化的关键。在推行教务管理信息化的过程中，首先要把对教务管理人员的信息化培训放在首位，应尽可能地为教务管理人员多提供信息化学习和培训机会，让教务管理人员不断地了解、熟悉、掌握相关的计算机、网络系统、电子处理软件等信息化知识，利用各类信息化技术来处理各种教务信息，从而有利于推动教务管理信息化建设的健康发展。

3.3教务管理信息化应用子系统

教务管理信息化应用子系统建设包括教务管理信息平台和教务管理资源建设。

教务管理信息平台建设是指学校的邮件系统、学校门户网站（OA）和教务管理信息系统等的建设，既能通过网络版登录，也可通过手机客户端登录处理工作。教务管理信息化平台建设应该是动态的、持续改进的。借鉴PDCA全面质量管理的思想基础和方法，教务管理的核心工作信息化建设应包括计划P、执行D、监控C和反馈A四个阶段。P计划，根据教务管理的信息化目标，对照目标用户的需求分析，确定教务管理信息化实施的范围和教务管理信息化平台战略，规划实现目标并确定构建教务管理信息平台所必要的建设内容；D执行，在一定条件下建设教务管理信息与教务管理数据的内容；C监控，指对教务管理信息平台建设的内容和过程进行监督；A改进和优化，指根据监控情况采取一系列优化措施，持续改进教务管理信息化实施效果。

教务管理资源建设就是把教务管理过程中所涉及的教学以及师生的各种信息、数据和教学资源等资源综合于一个教务管理信息平台，使不同的信息数据和学校其他部门之间可以实现共享与交互，并使其作为一个集成的系统整体运作。资源建设直接为教学和教务管理服务的，资源建设水平和实际的应用情况可以反映出信息化的发展水平。

4构建“互联网+”背景下高职院校教务管理信息化体系的实现路径

4.1完善组织机构和制度体系，规范教务信息化建设

“互联网+”背景下高职院校要想提高教务管理效率，必须高度重视教务管理信息化工作，可以将先进的管理理念融入高职院校的教务管理的具体实践中，完善组织和制度体系，成立由主管教学院长参加的工作领导小组，健全学院教务管理信息化制度和行为准则，加强领导，规范工作，明确责任，保障教务管理的方方面面、各个环节工作都能通过信息化技术手段有序开展。

4.2完善教务管理信息平台建设内容，满足不同用户的需求

教务管理信息平台使用者主要包括领导、教学网络中心工作人员、教务管理人员、教师、学生和班主任等，通过调研和分析不同用户的需求，提出完善平台功能建设的解决方案并安排专业人员处理问题，尽可能为不同用户提供合适的功能需求，在方便师生对日常工作的查询外，还能进行交流互动，提升教务管理效率。“互联网+”背景下，同一教务管理人员可能会同时开展几项工作，教务信息化的建设，避免了较多的当面或电话沟通，教务工作人员可以免受打扰集中精力处理手头的工作，然后根据工作的轻重缓急通过信息平台给予信息反馈。

4.3完善教务管理信息技术手段，畅通信息传播渠道

在互联网+背景下，高职学院应当把当前先进的信息技术和网络技术手段引入到教务管理的服务和管理机制中。在发布通知时不再局限于OA和邮件发布，可将通知同步到移动教务APP、企业微信群、工作微信群和蓝墨云班课等。在收集系统外重修选课信息时，不再沿用传统的线下报名、EXCEL录入学生报名信息的管理方式，而是借助问卷星小程序自动生成报名信息表，避免使用办公软件未及时保存而导致的信息遗漏，避免人为的错误。

4.4完善教务管理信息反馈机制，畅通信息反馈渠道

“互联网+”背景下，通过“检查+主动”的方式建立师生和教务管理部门之间的沟通，完善教务管理信息反馈机制。在教务管理工作的整个過程中都要保持充分的沟通，如遇问题可以通过视频会议召集相关人员，及时处理和改进，不断提高教务管理的水平。

总之，“互联网+”背景下，高职院校实现对教学的有效服务，健全教务管理信息化体系至关重要。教务管理信息化体系的构建应以高职院校的发展战略为导向，综合考虑信息技术与教务管理的发展趋势，以实现“互联网+”教务管理信息化发展，使教务管理工作井井有条。

基金项目：北京联合大学2019年度校级教育教学研究与改革项目：基于“互联网+”的高职院校教务管理信息化体系构建研究（项目号：JJ2019Y039）

参考文献

[1]王纳共.探索民办高职院校教务管理信息化的实践研究——以厦门兴才职业技术学院为例[J].广东交通职业技术学院学报， 2018（17）：12-13.

[2]张蓓.论知识经济和信息化时代高校教务管理体系的重构[J].现代营销（经营版），2018（6）：198-199.

[3]陈蒙.高校教务管理长效体系的探索[J].江西电力职业技术学院学报，2020（33）：112-113.