如何加强科研项目档案的收集工作

张玉霞

摘 要 在各行业发展过程中，有关科学研究的内容采集、收编与档案建制是否完善妥当，都将直接影响到其科研项目的有序进步。因此，有关人员应当以自身为原点，努力提高思想认识，明确工作责任，切实做好日常工作当中的科研档案建制与收编采集工作，确保为各行业的发展，做出正向收益。本文将指出如何在实际工作中纠正不足点，加强有关项目的档案采集与建制工作，提出了几点建议。

关键词 科研项目 项目档案采集 加强档案收编

中图分类号：G644 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.10.024

Analysis on How to Strengthen the Collection Work of

Scientific Research Project Archives

ZHANG Yuxia

（Binzhou Polytechnic， Binzhou， Shandong 256603）

Abstract In the process of the development of the industry， the scientific research content acquisition， incorporated with the file system is perfect or not properly will directly affect the orderly progress of the scientific research project. Therefore， relevant personnel shall on its origin and strive to raise the awareness of thinking， clear job responsibilities， and earnestly do a good job the daily work of file system and incorporated acquisition work， ensure for the development of the industry to make positive return. This paper points out how to correct the deficiency in the practical work， strengthen the archives collection and construction work of the project， and put forward some suggestions.

Keywords scientific research project； project archives collection； strengthen the archives incorporated

所谓科研档案的具体含义与工作内容，便是在日常工作当中通过对有关科学研究项目的实际操作过程中形成的有价值的原始记录资料、最终结果以及多种方式进行内容的收集、采集、撰写等工作，通过规范的记录形式，存档保存，对最后科研项目成功与否以及经验信息的积累。档案收集工作是整个档案工作基础和开始，它不仅来源于科研活动，通而且还是科学研究的重要条件，有着非常高的科研价值和经济价值。通过努力完善档案建制采集编写工作，这有助于我国各类科研行业的全面发展脚步。目前我国在此领域的进展情况还存在一定的欠缺，以旧有的模式进行相关日常工作，不仅降低了工作效率，同时还对其研发结果产生了一定的影响。

1 目前在科研内容上收编采集的不足

1.1 所采集信息不达标造成整理效率低

在日常工作当中，相关管理工作人员对于档案建制存在掌握较弱的情况，档案从采集、整理、归类、存档等一系列环节当中，没有一个严格的规范标准，导致许多档案在存档后，难以梳理与整合化管理，导致有关信息在存放多年后，工作人员在有所需要的时侯，还要重新对其翻阅整理，严重影响工作效率与使用的时效性。同时，伴随着我国各领域科研项目的不断发展，各行业的进度都在先进化、国际化，在这样的大前提下，使得许多内容的存档操作手法已经被淘汰，无法跟进时代脚步进行跟进，也造成了有关内容整理效率低下等客观事实。

1.2 相关人员工作能力较弱，思想过时

部分工作者，在对档案进行一系列工作的过程当中，因个人的工作能力较弱，导致在对档案进行分门别类的划分时，存在疏漏与错误。导致在档案需进行调整与查阅时，无法第一时间使用和查找，严重影响了各科研项目的研究进度。同时，因其思想层面较为落后，思想认识过时，在工作当中无法做到创新性的工作进展与调整，导致此类问题的恶性循环，无法得到有效的解决。

1.3 有关人员无法适应工作转型

目前，我国在各相关领域的科研成果不断增加与进步，随之而来的则是有关档案采集与收编进程逐渐从全面型转变为独有型态势，既有关档案存档的有关内容，划分不同工作人员进行单独管理，以配合目前我国各领域的发展需求。在此情况下，有部分工作人员，在日常工作当中无法适应其工作转型，在系统化的工作进程中，缺少相应的处理办法，导致无法在规定时间内对各项科研情况的信息资料进行有效处理，从而降低了整体项目信息档案的采集与提取工作。

2 解决目前不足之处的几点建议

2.1 加强工作负责人的思想认识

为切实加强有关档案建制工作的诸多细节，要求相应负责人，在工作管理的过程中，应当加强自身思想认识，建立起一套行之有效的规范管理模式，运用在不同领域、不同时段的科研信息采集、划分、整理、存档等工作过程当中，提出“负责人一抓到底”的工作思路与理念，要求负责人在相关工作中，能够全面管理好手中应处理的内容，明确自身责任，加强与各级层领导思想沟通的情况。

2.2 档案建制有法可依

在有关工作的开展过程里，应当建立起一套“外圆内方”的处理管理办法，既在工作当中，在针对不同信息的采集过程中，要做到“外圆”，根据不同情况，创新改变旧有的思想认识与实际操作手法，灵活转变工作方式、方法，深入所针对领域进行信息的有力采集与了解，同时还要做到“内方”，既无论对于何种信息的门类与存档工作，都要严格按照相关工作要求进行正确操作，保证各类信息的收编进程能够快速有效进行。

2.3 步步为营，革新超前管理模式

在实际工作当中，我国一般采用的信息采集与收编模式，是在有关科研项目得出研究成果后，再进行统一的管理与存档。这种方式在目前的实际工作里，已无法适应其行业快速发展的进展势头。因其科研项目，一般情况下研究周期较长，以年为记的项目更是不在少数，在这样的实际状况下，最终的信息采集与整理工作，在过程当中极容易造成信息的流失、采集不完整、存档不规整、内容不完善等情况的发生，使得有关项目的知识成果和有关数据遭到遗失和浪费，带来严重的损失。因此，应当努力改变管理模式，提出两个完善点。

第一点：应设立有关工作小组，在各领域有关科研项目的进展过程里，实时进行跟进，对项目任一环节的信息采集，做到全面细致的信息管理，步步为营，确保项目从开展、进行到获得成果之中的每一阶段性的小成果、新经验都能完整收编，纳入档案，进行规范管理。

第二点：应健全现有管理模式，努力革新，采用“超前”的工作方式进行内容的收集与整理。既“前端采集，后端管理”的模式方法，同步进行工作中的各环节配合，对已采集信息，及时整理、编写、存档。保证在科研项目的进程中，紧跟脚步，每一步新产生的有用数据资料信息，都能够做到快速处理，快速存档，不积压，不滞后。

2.4 加强有关人员自身工作素质的建设

从根本上说，只在管理体系上做文章，无法从根源处解决我国在此领域的进步与创新。最重要的，是要提高有关工作人员的自身工作能力与素质能力。新时期新格局下，有关处理档案建制工作的负责人，要熟悉并精通我国在相关领域内的法规体系，严格按照规范化要求开展有关工作。应当丰富自身专业知识，提高专业素养，同时将现代化发展当中的互联网领域操作，纳入工作学习的重要环节。

2.5 保证已存档信息的高质量

在有关科研内容的存档工作中，拥有多种方式，目前较为常用的方式为电子文件类采集与存档，以及书面文字类文件采集与存档。在以上两种方式的信息处理与存档工作中，要求有关工作者应当细致检查应存档内容在文字正确率、段落划分、字迹清晰、装订成册等内容里是否达到行业标准与要求。这类工作必须严格按照我国在相关领域的有关法律法规来执行。

2.6 提高并加强电子类文档的使用率与操作方式

目前，我国各领域建设步伐日益加快，相关科研项目与成果的采集与存档内容日渐繁多，相比于传统式的文字型记录与装订存档，电子信息化的信息记录方式更为高效快捷，同时各领域的研发过程里，许多信息的基础模式便是以电子文档的形式加以生成与保存。因此，有关工作者加强电子版文档的收编能力与使用率，是极为重要的。

首先，还要加强档案管理部门的信息化建设，对相关部门的工作，配套完善计算机等电子化产品，利用信息化技术的全面性，对所要存档的项目内容，利用图片、音频、文字、编码等多种形态进行有效保存，再对其进行分门别类，做到信息多样化的采集与存档。

其次，要加强有关部门的网络平台搭建以及数据库建设，通过搭建良好的网络平台，紧密结合各领域的科研项目研究所与科研小组，利用互联网数据传输快且较为稳定的优势，提高信息的采集效率与准确度，再通过自身良好的数据建设，对不同传输信息进行划分与整合，最后存入数据库，安全保存。

3 结束语

科研项目档案的收集是项系统工作，能否有效加强对相关科学研究成果的采集与存档工作，是保证我国各领域快速稳定发展的重要环节，各档案收编工作的有关负责人，应积极加强自身认识，提高工作能力，创新工作意识，只有完整地收集有关项目的档案资料，才能为档案的整理必归档打下坚实的基础，为项目顺利完成验收和鉴定，最终实现成果和效益最大化，努力为我国存档收编领域的发展做出积极贡献。

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