资产清查环境下高校文献信息资源管理模式的创新

陈 琳，解登峰

（中国海洋大学图书馆，山东 青岛 266100）

高校资产管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，直接影响着教学、科研任务的完成和发展速度以及办学的质量、水平和经济效益。高校资产管理的好坏，是高校办学水平的重要标志[1]。2016年财政部在全国范围内部署了一次行政事业单位资产清查工作。根据《中央行政事业单位固定资产管理办法》（国管财字［2000］13号）第九条规定，图书资料也属于国有资产管理的范围[2]。各高校在评估本校信息文献中暴露出很多问题。本文针对出现的问题，探讨高校在资产清查环境下，如何对文献信息资源进行有效的管理。

1 高校文献信息资源的内容和分布范围

本文所涉及的高校文献信息资源中纸质文献信息资源包括中外文图书、中外连续出版物（报纸除外）、专利文献、科技报告、标准资料、政府出版物；电子文献信息资源包括电子图书、电子期刊、数据库、声像资料等。

这类资源主要分布范围为：图书馆馆藏各类纸质和电子资源；各学院资料室为教学科研馆藏各类文献资源；学校各行政单位职能部门所需各类报刊资源；团委、组织部、研究生院等单位向师生发放作为学习材料的纸质文献信息资源；教师利用科研经费购买的文献资源。

长期以来，对于教师科研经费购买的图书资料没有进行严格资产管理。2012年开始，国家加大了科研经费管理和监控力度，一年内下发了《教育部关于进一步贯彻执行国家科研经费管理政策，加强高校科研经费管理的通知》和《教育部和财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》等一系列文件，各高校开始配套修订制度，加强科研经费管理工作，减少科研经费浪费和防范科研经费腐败[3]。2017年起本校将科研经费购置的图书资料也纳入整个管理体系中。

2 高校文献信息资源采购和管理中存在的主要问题

2.1 采购途径多样性

资产评估清查中发现，各单位采购文献途径具有多样性特点，有招标采购、竞争性谈判、单一来源、询价采购等方式。尤其是小额度采购具有一定的随意性、盲目性。一些院系采购主体分散，存在交叉重复订购现象，造成资源浪费。

2.2 管理方式不规范

高校普遍对文献信息资源管理重视程度轻于其他资产管理，管理模式不统一，各自为政。一些单位资产管理手段传统滞后，常常由于部门拆分、合并、搬迁等因素造成统计数据不够准确，很多资源信息无法被查询。全校和各单位没有相应的规章制度和细则对这项工作做出规定，没有设立机构统领部门资产管理，对各类文献信息资源也没有很明确的性质划分。

2.3 没有专职管理人员

多数单位文献信息资源管理人员都是兼职完成，一般由某位教师或行政人员兼职担任。他们通常更关注于其工作中所需资产的投入和使用，对于资产的日常管理与维护重视程度不足，缺乏一定资产产权意识和责任意识[4]，对经费预算、系统运用、账实核对、盈亏分析、数据上报、问题处理等步骤的认识模糊[1]。

3 构建规范的现代化文献信息资源管理体系

做好文献信息资源管理工作，首先要健全管理体制。高校资产管理体制主要包括高校资产管理机构的设置、高校资产管理机构管理职责权限的划分、高校资产管理规章制度和高校资产管理原则等[5]。2017年，财政部颁发《中央部门所属高校国有资产处置管理补充规定》和《财政部关于＜国有资产评估项目备案管理办法＞的补充通知》，加强各高校对资产的评估管理，要求对学校资产实施统一管理，归口管理。具备条件的高校对现有的分散和多头管理的格局进行调整，成立单独设置的一级国有资产的管理机构统一管理学校的国有资产[6]。根据文件的规定和要求，以资产清查评估为契机，在取得的经验和教训基础上，本校主要单位经过多次讨论形成新的管理方案，制定出《中国海洋大学文献信息资源采购管理实施细则》。

3.1 改进和规范文献信息资源采购方式

在采购途径上，学校改进各单位订购模式，规定文献信息资源采购主要以招标和跟标方式完成，任何单位和个人不得拆分或化整为零规避国家及学校的采购管理规定。各单位首选招标的供应商跟标采购。在中标供应商无法提供所需文献信息资源、服务或其报价高于前期询价的情况下，可以另行谈判采购；用教师科研经费购置文献资料时根据自身需求采购，但采购前必须向主管单位申请，经审核后才能经财务报销。

3.2 明确各类文献信息资源的性质

根据信息资源实际应用情况，学校明确各项资源的性质划分。用国拨经费、双一流等专项经费购置的图书馆和学院资料室文献信息资源必须作为固定资产入账；各学院自行购买的内部学术资料可以作为非固定资产；学校各行政单位职能部门所需的各类报刊，用于一般阅读的消耗性信息文献，是否作为固定资产或非固定资产，由各单位自行界定；限时使用的数据库等具有租用性质的数字文献信息资源、发放给师生用作学习材料的纸质文献信息资源可作为非固定资产管理，教师科研经费购置的文献资料可以作为非固定资产。

3.3 完善文献信息资源的管理机制

对于文献信息资源管理，应明确不同部门承担的责任。本校建立以图书馆为主管中心，各单位参与管理，财务处审核报账的机制。图书馆为全校文献信息资源采购的业务主管部门，负责文献信息资源及相关服务采购的组织和管理，牵头组织验收，对各单位资源数据进行汇总审核。各单位负责本单位文献信息资源及相关服务的申购、论证、采购等工作。国有资产与实验室管理处组织抽查图书馆和全校各个单位资源管理情况。通过财务报账的采购，无论固定资产还是非固定资产，全部纳入管理系统，所有系统数据和实物数据均和财务账目一致。

3.4 开发线上文献信息资源管理系统

为了高质量、更加规范地完成文献信息资源资产的审核管理，以图书馆为牵头单位，开发了文献信息资源采购审核报销系统。系统平台分为3个模块，即3万元以下的采购申请、3万～20万元的采购申请、20万元以上的采购申请。平台适用于多种方式采购纸质和电子各类资源类型的申请。文献信息资源采购审核报销流程如图1所示。

图1 文献信息资源采购审核报销流程图

图书馆设立专人专岗负责审核工作，二级单位建立主管领导负责制。各单位须明确分管负责人，设立一名文献信息资源管理员，履行文献信息资源的管理职责并承担相应责任。各单位负责人可以利用校内账号直接登录平台，所有申请和审核工作管理人员均在线上操作完成，避免舟车之劳，每个步骤都设置短信提醒。线上操作后，由图书馆验收分配财产号，由财务部门进行最后审核。

管理系统信息化、自动化程度的提高，使全校整体文献信息资源的购置和管理纳入体系化，资产主管部门负责人和领导均可进入系统随时进行监督、审核，整体管理更加规范。资产管理和财务管理两个系统之间实现数据上无缝对接，提高了资产管理和财务管理效率，提升了资产管控水平。

4 建立长效管理机制和监督机制

高校文献信息资源采购管理应该建立长效机制，界定和规范各类资产的管理和使用。每年进行年度新增资产清查，加强资产采购论证、可行性分析、招投标、合同签订、资产人台账、交付使用、合格验收、维修报废等环节流程设计，完善和健全制度建设，责任到人，强化资产管理职责和奖惩力度[7]。同时，对文献信息资源进行有效的评估，优化资源配置，建立资源共享机制，提高资源使用效益。

监管机构应建立有效的监督核查体系，能够保证实时、动态、便捷地掌握文献信息资源的采购和管理情况，定期进行文献资源的清查统计工作。学校各单位与管理机构需要加强协调，保证各个环节畅通，包括供应商能够及时提供征订信息，相关机构信息被及时发布、反馈、提交、交接等。此外，还应加强资产管理人员队伍建设，从学校层面对各单位的人员进行培训。岗位负责人应明确岗位职责，熟悉相关政策规定，精于业务工作，以保证始终能有高素质人员完成文献信息资产的管理工作。