基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析

许波，谭思亮，王晋荣

基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析

许波，谭思亮，王晋荣

（中国电子科技集团公司第二十六研究所，重庆 400060）

基于对信息技术支持下事业单位档案信息化管理的研究，阐述了基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理，具有提高档案管理工作效率、保证档案信息安全的重要作用。分析了事业单位档案信息化管理中，存在管理理念有待完善、投入力度有待加强等问题。为更好实现事业单位档案信息化管理，提出创新管理理念、加大投入力度、加强工作人员培养等措施。

信息技术；事业单位；档案；信息化管理

事业单位在促进中国更好发展的过程中，发挥着不可替代的作用，因此，为更好实现事业单位的发展，需要做好档案管理工作。尤其是在信息技术快速发展背景下，更需要实现档案的信息化管理，这样档案的管理水平将会在很大程度上得到提升，同时提升档案资源利用率，从而增强事业单位在社会市场中的竞争地位。所以，本文将针对基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理相应内容进行阐述。

1 基于信息技术支持事业单位档案信息化管理的重要作用

1.1 提高档案管理工作效率

在如今信息技术的支持下，事业单位档案信息化管理，可以在很大程度上提升档案管理工作效率。传统事业单位档案管理工作的开展过程中，需要采用人工的方式，对纸质档案内容进行管理。比如，在档案信息的收集、档案的整理以及档案的查询中，都需要通过人工的方式。采用人工方式进行档案管理，在事业单位传统发展过程中确实起到一定积极作用[1]。但是，在如今信息化的社会中，很大程度上制约了事业单位档案管理工作的更好发展。因此，通过信息化的管理方式，将人工工作存在的误差与问题在最大程度上避免，从而提升管理工作效率。

1.2 保证档案信息安全

在信息化管理工作开展过程中，不仅可以提升工作效率，同时使档案信息安全得到保障。事业单位档案中记录的许多内容存在一定保密性，一旦信息被泄漏，那么不仅会影响事业单位的进步，严重情况下会影响社会的稳定。因此，通过信息化管理，对档案信息进行加密，使档案信息安全得到保障。

2 事业单位档案信息化管理中存在的问题

2.1 管理理念有待完善

目前，事业单位档案信息化管理工作中存在管理理念有待完善的问题，许多工作人员并没有从根本上意识到信息化管理的重要作用。在档案管理工作过程中，仍然采用传统的档案管理理念[2]。这一问题对于档案资源的利用，以及事业单位的更好发展都会产生严重影响。

2.2 投入力度有待加强

为促使事业单位档案信息化管理工作能够顺利展开，需要单位加大投入力度。但是，事业单位很容易疏忽档案信息化管理工作，缺乏相应的硬件支持与软件支持。缺乏资金的投入，将会制约信息化管理工作的开展。

3 基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理措施

3.1 创新管理理念

在如今信息技术支持与保障背景下，事业单位档案信息化管理工作的展开，需要保证各个工作人员都能够具备较强的信息化管理意识与管理理念。因此，在管理理念的创新过程中，要注意以下几方面：①将电子档案特点与网络化管理特点作为工作的主要出发点，同时对于新时期工作重点需要明确把握。将“互联网+档案”工作理念，应用到信息化管理过程中，对管理模式的创新会产生积极影响[3]。构建出更加标准的档案管理模式，这样可以将传统档案管理中的时空局限性问题更好避免，同时可以实现对资源的合理配置与整合。②在创新工作人员管理理念的过程中，领导者与管理者需要在这一过程中将自身的作用与价值充分发挥，在企业中可以采取开展会议的方式，使工作人员能够对信息化档案管理工作能够有正确认识。从而端正工作态度，积极主动参与到档案信息化管理工作中。在企业中形成良好的工作氛围，这样工作人员将会在潜移默化中受到影响，使自身的管理理念得到创新与完善。进而在档案的信息化管理工作中，将自身的作用与价值充分发挥。

3.2 加大投入力度

事业单位档案信息化管理工作的顺利展开，需要一定的资金保障。因此，事业单位需要对档案信息化管理有正确认识，从而加大投入力度，使各项管理工作能够有序进行。在管理工作开展过程中，虽然能够意识到档案管理信息化工作的重要作用，同时在信息化管理过程中，进行一定的投入[4]。但是，投入一次性现象较为严重。但是因为信息化设备更新换代较快，需要能够随着社会与时代的发展而逐渐更新，这样才能保证档案管理工作的实效性。设备的落后以及技术的落后会对事业单位的更好发展产生制约。

基于此，需要事业单位能够加大投入力度，具体可以从以下几方面展开：①事业单位应该将档案信息化管理的投入纳入到单位的管理工作中，将其作为正式工作，从而做出科学合理规划，保证资金投入的有效性。构建投资计划的长效机制，这样使软件与硬件的更新能够及时。②通过科学合理的资金规划投入，可以在很大程度上降低事业单位在档案信息化管理中的投入。比如，可以通过租用云端服务器的方式，使硬件设备投入以及设备维修投入费用降低。③加大投入力度，设计更加智能化系统。实现对档案的智能化与信息化管理，从而降低人工成本投入力度。使档案管理工作质量与工作效率得到提升，实现事业单位的更好发展。

3.3 加强工作人员培养

在事业单位档案信息化管理工作中的开展过程中，工作人员在其中发挥着不可替代的作用，如果在这一过程中，工作人员能够具备较强的综合能力与专业素养，可以促使信息化管理工作的有序进行。反之，如果工作人员的专业能力与管理能力相对较差，那么将会对信息化管理工作的顺利展开造成严重影响。因此，需要加强对工作人员的培养[5]。在强化对档案管理工作人员的培养过程中，可以从以下几方面展开：①加强对档案管理工作人员先进技术的培训，因为在如今信息技术的支持下，档案信息化管理中涉及许多先进技术。因此，需要保证各个工作人员能够掌握先进技术，比如计算机技术、互联网技术等。②加强对工作人员管理技巧的培训，在档案信息化管理中，要采取有效的方式，才能使管理工作能够有序进行。促使各个工作人员在不断培训与实践过程中，能够对自身管理模式与管理内容进行创新与完善。③加强对工作人员的安全知识培训，因为事业单位档案管理工作涉及到许多保密内容，因此，通过加强对工作人员安全知识培训，使工作人员能够在保证档案信息安全中充分发挥自身价值。总而言之，要做好工作人员的教育培训工作，提升工作人员专业能力与管理水平。

3.4 构建信息考核机制

在事业单位档案信息化管理过程中，可以通过构建信息化考核机制的方式，促进各个部门之间的有效沟通，实现各工作之前的有效衔接。基于此，应该将构建信息考核机制与信息反馈机制作为重点与关键，使信息化管理工作能够逐渐朝着标准化与规范化方向发展。在信息考核机制的构建过程中，需要在其中明确各个工作人员的工作内容与责任，使工作人员能够对自身工作有正确认识，档案信息化管理工作能够有专门工作人员负责[6]。这样在档案信息化管理工作的过程中，一旦出现问题，可以及时联系到相应责任人进行处理。在信息考核及时的构建过程中，不仅要领导者与管理者参与其中，同时也要鼓励工作人员的积极参与。这样可以使考核机制更加完善，将其落到实处。针对在档案信息化管理工作中表现较好的工作人员进行奖励，提升工作人员的工作积极性与工作效率；反之，针对在工作中表现较差的工作人员，进行相应惩罚，从而对其他工作人员起到一定警示作用。在这一过程中，还需要各个工作人员之间能够对工作进行沟通与交流，实现各环节工作间的有效衔接，实现信息交换，不断提升档案信息化管理水平。

4 结束语

综上所述，信息技术的快速发展，不仅对人们的工作与生活带来积极作用与影响，同时在很大程度上影响着事业单位档案信息化管理工作的展开。因此，为保证在如今信息技术的支持下，事业单位档案信息化管理工作能够有序进行，需要相关工作人员能够掌握不同的先进技术与管理技巧，将其应用在信息化管理中。使事业单位的档案信息化管理水平得到提升，同时提高档案资源利用率，这对于事业单位的发展而言具有积极影响。

［1］徐燕.大数据时代加强合同档案信息化管理的有效措施［J］.办公室业务，2019（16）：93-94.

［2］刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究［J］.佳木斯职业学院学报，2019（8）：299-300.

［3］姚成.“互联网+”时代人事档案信息化初论［J］.兰台内外，2019（22）：3-4.

［4］纪炜.刍议信息化发展对行政事业单位档案管理的影响［J］.商讯，2019（20）：170.

［5］李彦.机关事业单位离退休人员档案的管理与服务工作［J］.中外企业家，2019（19）：140-141.

［6］郭纪梅.事业单位人事档案管理信息化建设途径分析［J］.才智，2019（19）：224.

D630.3

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.22.045

2095－6835（2019）22－0114－02

许波（1987—），男，硕士，工程师，研究方向为电子元器件技术状态管理。

国家自然科学基金项目（编号：61662063）；促进与美大地区科研合作与高层次人才培养项目“基于智能优化控制的滴灌施肥技术研究”；石河子大学混合式教学改革专项（编号：BL2017032）；石河子大学研究生教育教学改革项目（编号：2019Y-JGFF03）

〔编辑：严丽琴〕