公路桥梁建设工程的档案管理研究

时间：2024-05-18

蒋惠钧

（佛山市高明区恒达交通投资管理有限公司，广东佛山 528000）

公路桥梁建设工程的档案非常重要，它不仅是国家档案建设工作中的重要构成部分，也是国家对公路桥梁建设工程进行管理时的重要依据。所以，相关部门及工作人员必须要正确认识到公路桥梁建设工程的档案管理工作的重要性，加强这方面的技术投入和工作内容的更新，并及时地发现其中存在的问题，深入研究，认真解决问题，以促进公路桥梁建设工程的档案管理工作更好、更稳定地进行，进而影响到其他方面的档案管理工作的开展。

1 公路桥梁建设工程档案管理的必要性

一般而言，工程档案主要是指某一工程项目从提出、确立、审核到具体的场地勘测、工程设计、技术准备、具体施工、监理，工程验收等一系列的工程建设环节，以及整个工程管理过程中形成的记录，并妥善入档保存的文字资料、数据图表、影像资料以及工程的设计图纸等所有的载体材料。它还是基本建设工程项目的管理工作中不可或缺的重要部分。因此，加强工程的档案管理是非常有必要的。公路桥梁建设工程的档案管理亦是如此。

组建并强化公路桥梁建设工程的档案管理工作，不仅是处于具体的项目建设工程管理工作的要求，也是国家和相关主管部门的共同规定。一旦某一工程项目达不到规定的标准及要求，就不能进行最后的工程竣工以及工程验收。如果没有确立合理的工程档案，或无人对相关的工程档案进行管理，就会给工程的建设、验收、养护带来不良后果，也会影响到工程档案的数据采集、信息整理以及管理工作。所以，为了公路桥梁建设工程的顺利进行，必须要重视公路桥梁建设工程的档案管理工作。

2 存在的问题

2.1 对文件材料的管理工作不够重视

目前，各种公路桥梁建设的工程项目数量众多、纷纭复杂，由此而产生的档案及档案类别也特别多，集中管理存有一定的难度。所以，难免会有工程项目的档案整理工作不到位的情况出现。如果一部分档案管理者的档案管理意识不够明确，只注重工程项目的施工进度、工程项目的质检问题，而对工程档案的管理工作不够重视，会直接导致部分公路桥梁建设工程的相关档案资料出现残缺，进而影响了具体的工程建设。

同时，不可忽略的是，还存在部分工程单位对收集相关的档案资料不够重视的情况。比如，在工程施工过程中，为了应付突击检查才临时准备相关的档案资料，这些临时拼凑的资料不免存有假造的嫌疑。因此，不仅使正确且有实际价值的信息资料未能完整保存下来，也为后续的档案管理工作增加了难度。另外，值得注意的是，某些档案内容要及时更新，如果在具体施工过程中，施工图纸根据现场的真实情况进行了调整，而在档案管理过程中却未能及时地进行修改，则会严重影响到后续的工程维护工作。

2.2 档案管理制度不够健全

如果公路桥梁建设工程档案管理的制度不够健全，且贯彻落实不全面，则会影响到档案管理工作的实际质量。比如，在某些工程项目的招标文件中，并未明确规定公路桥梁建设工程的档案管理工作的责任分配，同时，工作人员也并未严格遵守并执行《档案法》《公路工程竣（交）工验收办法》等规章的要求，也未落实到具体的实际操作中去。以上种种均会对工程档案的管理工作造成不良影响。除此之外，如果各项信息资料的归档的时间、分类、操作要求以及原则等均规定得不够清楚明了，不够规范化、标准化，则会出现原始资料的收集工作不够完备，文件资料的字迹不够清晰等的情况。一旦施工单位在工程竣工后，未能及时地与建设单位交接并移交档案，则会使工程档案的保存管理工作产生隐患。

2.3 管理工作人员不够专业化

在公路桥梁建设工程的具体施工过程中，难免出现不够重视档案管理工作的情况，在人员的具体安排上也很难稳定化，大多派遣兼职人员来从事这一工作。如此一来，则会很频繁地更换、调整工程档案的管理人员，增大了人员的流动性。很多兼职人员从未学习过这方面的知识，也不清楚工程档案管理工作的具体流程，自然也就无法系统地管理公路桥梁建设工程方面的档案资料，会影响到工程的竣工以及验收工作的正常进行。

某些工程单位并不注重培养档案管理人员的专业素养。一些工作人员甚至都不具有从事工程档案管理工作的专业资格，有些工作人员在思想层面上根本性地忽视了工程档案管理工作的重要性，对与工程档案管理工作的专门会议，或相关事宜大多选择回避。这些专业素养不过关、责任心不强、专业技术不过硬的工作人员势必会严重影响到公路桥梁建设工程档案管理工作的开展。

3 优化方案

3.1 健全信息化的档案管理系统

为了使公路桥梁建设工程档案管理工作更好地开展，必须要建立健全信息化的档案管理系统。将计算机、网络技术等灵活运用至公路桥梁建设工程的档案管理工作之中，方能进一步完善其档案的科学化管理。要想达成这一目的，必须要做好以下工作。

3.2 构建信息化的管理体系

从事档案管理工作的工作人员务必要顺应时代的发展进程，根据档案管理工作的具体事实，有目的性地对档案管理进行信息化建设。同时，还需引进专业的档案管理人才，一步步地完成信息化管理体系。实时同步记录，将创建档案的过程同步于公路桥梁建设工程的施工过程，从而把资料一一输入至信息化系统，仔细整理并分析资料，以保障其的真实性、完整度和系统化。工作应细致化，实时记录着工程项目具体施工的每一个步骤，及时地根据实际操作而调整档案资料的信息内容，将每一项管理环节细致化，以求更好地完成公路桥梁建设工程档案管理工作。

3.3 加强相关的基础设施建设

随着我国信息技术水平的不断提高，也影响、带动了其他行业领域的发展进程。将各项信息技术运用到公路桥梁建设工程档案管理工作中去，不仅使档案管理工作的准确度有所提升，也进一步地促进了公路桥梁建设工程的发展。所以，为了完善公路桥梁建设工程档案管理工作，相关的负责人必须加大对基础设施建设的投入力度。比如，定期对计算机等的机器设备进行完全检查，保证信息技术能落实到档案管理工作中来。建立起档案管理责任制，设置具体的操作权限，避免发生档案资料信息被无端篡改的情况发生。此外，仍要高度重视信息化档案管理工作的安全问题，除了设定必备的操作权限与防火墙，也要对电脑硬件等进行定期的扫描杀毒处理，及时排查并解决安全问题。同时，公路桥梁建设工程的相关领导人也要对档案管理工作进行不定期的视察，了解档案管理工作的实际情况，以便更好地加大基础设施建设的投入，促进往后公路桥梁建设工作的稳步开展。

3.4 强化档案管理工作人员的队伍建设

对于素质水平高、能力强的专业人才，每个单位都是非常渴求的。尤其是在进行档案工作的信息化管理的进程中，管理人员的专业素质一定程度上地决定了管理工作的操作水平。管理人员的素质水平越高，其档案管理工作的实际质量也就越好。因此，相关单位既要引进、安排专业人才进行档案的管理工作，以确保从业人员的稳定性；要系统而全面地培训那些从事档案工作信息化管理的相关人员。不仅要严格把控从业人员的工作资格，同时，还要定期开展一些关于档案管理工作会议和讲座，让这些工作人员能够开拓视野，丰富理论及操作知识，从而更好地进行档案管理工作。另外，由于档案工作的信息化管理在逐步推进，所以，也要加强工作人员这一方面的能力，使其通过相关的学习及培训，灵活运用这些现代化的信息技术，保障信息化管理工作的具体操作与发展。同时，还要注意对档案管理工作人员的统一考核，除了工作态度，还涵盖了对其专业知识的考核，并将考核成绩与员工福利挂钩，激发他们的工作热情，以促进公路桥梁建设工程档案管理工作的优化开展。