实现交通档案管理信息化建设的思路探索

戈弋

摘 要：为了做好交通档案管理工作，使其更好地服务于交通事业，可使用信息技术对交通档案进行管理，推动交通档案的信息化建设。分析了进行交通档案管理信息化建设的重要性，提出了实现交通档案管理信息化建设的思路。

关键词：交通档案；信息化建设；信息技术；档案管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.022

交通档案作为交通事业发展的基础工程，在国家信息资源中占据了重要的地位。目前，如何最大限度地发挥交通档案的作用，推动交通事业持续、健康、稳定和快速的发展，是交通事业发展过程中的一个崭新课题。因此，笔者结合自身经验，就交通档案管理信息化建设的重要性和实现交通档案管理信息化建设的思路进行了如下分析和探讨。

1 交通档案管理信息化建设的重要性

1.1 可满足时代发展的需求

在信息技术逐渐普及的新时期，要想使交通事业工作更好地服务于人民，就必须对交通档案管理工作进行改革，实现交通档案管理的信息化建设。只有在交通档案管理工作中实现信息化管理模式，才能有效提高交通事业的工作效率，促进档案管理服务水平的提高。在交通档案管理的过程中使用信息化技术，能保证在档案的归档中不出现不必要的错误，从而有效减少与档案相关的信息加工费用，促使整个档案管理工作更好地顺应时代发展的需求。

1.2 可有效改变档案管理的方式

在交通档案管理工作中使用信息化技术，可在很大程度上对档案管理的归档材料进行有效控制和管理。公路工程档案是交通事业档案中的组成部分，由于其过于复杂，在工程档案的归纳和形成中需要耗费大量的人力、物力和财力，并需要工作者投入大量的时间对其进行整理。因此，为了保证公路工程档案在各个阶段的资料都能完整无缺，对公路工程档案进行信息化建设是非常必要的。它能通过计算机的前端控制保证这些工作的顺利进行，实现对资料的妥善管理，并能节省人力、物力、财力，将其投入到交通事业建设的其他方面，促进交通事业的发展。

1.3 可促进档案服务向专业化发展

在以往的档案管理工作中，档案的载体多为纸质材料，导致查看档案资料时需要前往档案管理部门借阅，且在借阅过程中要根据档案管理的相关要求，在一定期限内完好无损地归还资料，这就给借阅者和档案管理部门带来了诸多不便。信息化档案管理不仅能在很大程度上避免因档案要按时归而带来的各种不便，还能保证档案在借阅时不被损坏。同时，当借阅者需要查阅资料时，可随时随地在相关网站上查询，解决了纸质档案在借阅时存在的空间差和地域差的问题，有效实现了档案内容的信息管理与实体管理之间的分离，降低了档案管理工作人员的工作难度。

2 交通档案管理信息化建设的思路

2.1 改变工作理念，提高信息化意识

在交通档案管理信息化的建设中，要面向市场，在建立档案信息资源时善于开发和利用工作领导体系，并对交通事业部门的各机构和人员的具体职责进行明确，将工作落实到实处，以促进交通事业的发展。同时，工作人员在对交通档案信息资源进行开发利用时，需要更新自身的各种理念，摆脱传统工作观念中的不利因素，促进信息资源共享观念的确立，树立全局观念，强化信息化意识，从而加快交通档案管理信息化建设的步伐，促进档案管理信息化工作的顺利开展。

2.2 促进管理工作规范化

在交通档案管理工作中，建立交通档案综合管理系统是实现档案管理信息化建设的有效手段。目前，交通档案在社会发展中的作用日益明显，其与公路工程建设和企业发展有着密不可分的联系，可为企业的生产经营提供诸多的社会服务。在档案管理工作中，信息化可使档案管理部门从提供信息向选择信息转变，工作人员从大量的档案资料中选择具有结论性和规律性的数据，从而形成科学、严谨、合理和完善的综合体，这有利于查阅者的查阅和查阅知识的完整，且在交通系统各部门建立统一的计算机网络，使其之间相互合作、相互监督，并根据不同的类别确定不同的档案库，最终将档案资料统一纳入计算机网络系统中，从而推动档案管理工作的标准化和规范化。

2.3 强化信息化工作

要想加强交通档案管理的信息化建设工作，就需要从以下3方面入手：①建立健全档案管理制度。健全、完善的档案管理制度的确立，能有效明确各个工作人员的职权和职责，促使档案管理工作的高效完成。通过对档案管理制度的建立，还能对档案管理的一些事项进行规定，比如档案资料的整理、归档、保存和保密等要求。②提高档案管理工作人员的素质。在交通档案管理部门，工作人员大多为兼职人员，其综合素质和工作能力并不高。因此，在档案管理的信息化建设中，需招聘专职人才进行交通档案的信息管理，并按期对工作人员进行培训，提高他们的工作能力和素质。③及时配备档案管理信息化所必须的设备，比如计算机、扫描仪、光盘刻录机和互联网设备等，这些设备在档案管理信息化建设中是不可或缺的。

3 结束语

综上所述，在信息化快速发展的今天，信息技术改变了人们对时间和空间的概念，改变了人们的思维方式。目前，在交通档案管理工作中实行信息化建设，改变了以往对档案资料的管理办法和查阅方式，实现了对档案资料的最大化利用，并为档案管理工作者的工作提供了许多方便。因此，交通档案管理的信息化建设不仅是促进交通事业发展的重要基础工作，还在改善交通运输状况、为工作人员提供便利条件等方面发挥了重要作用。

参考文献

[1]李妮.交通档案管理信息化建设的重要性及途径[J].中外企业家，2014（02）.

[2]姚小芳.试论交通档案管理信息化建设[J].才智，2014（06）.

〔编辑：张思楠〕