简谈如何提高银行档案工作的服务功效

席荣

摘要：指出了银行档案工作是银行经营管理活动中不可分割的重要组成部分，分析了银行档案工作中存在的问题，并从更新完善档案文件资料归档范围；规范档案业务管理制度；全面推进依法治档；加强对档案工作的指导和检查；重视档案安全管理；档案资料移交入库严格審验把关；档案信息化建设及创造良好的库房条件等方面提出了如何提高银行档案工作的服务功效。

关键词：文书档案；文件材料；保管期限；依法治档；库房条件；移交入库

中图分类号：F832.2

文献标识码：A 文章编号：1674-9944（2017）14-0317-02

1 引言

规范的档案管理只有与时俱进，才能适应新形势的需要。然而，日常工作中，很多人对档案工作的重要性认识不够，认为档案管理工作可有可无。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。银行档案工作作为银行经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护银行和客户权益、打击经济犯罪、防范金融风险、促进经济和社会发展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。

档案工作在银行各项业务发展中，如何能充分发挥服务功效，使档案管理工作能够走上科学化、规范化和法制化的道路是本文重点研究的问题。

2 现在银行档案管理工作中存在的问题

思想认识不到位，重视程度不高，导致银行档案工作的服务功效不能更好的发挥。

部分分行比较重视会计档案、文书档案，忽视其他门类档案的管理，而其他门类档案管理的疏忽又影响了档案管理整体工作。由于重抓业务、滞后档案工作等原因，造成档案库房不达标、具有保存价值的档案不按规定归档等现象。多年以来，重视业务发展，而滞后档案的收集、整理、保管等工作。经常安排档案管理员补缺其他紧急的工作，而应付档案工作。

3 提高银行档案工作服务功效的解决方案

3.1 提高档案工作的重视程度

3.2.1 更新完善银行档案

更新完善银行档案，文件资料归档范围是当前档案工作开展迫切需要解决的源头问题。2012年12月，国家档案局颁发10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，要求各企业制定适合本企业实际的“文件材料归档范围和档案保管期限表”。这项工作，将进一步规范文件材料的归档工作，做到“应归尽归”、“应收尽收”、保管期限“恰如其分”。目前，总行已经发文，新疆区分行已通过总行审核，将于近期发文。

3.2.2 规范档案业务管理制度

在银行发展过程中，会产生各门类专业档案，如：文书档案、会计档案、合同档案、集中采购档案等。为确保各门类档案有章可循、管理规范、便于利用，适应新的发展趋势，在制定档案管理总的办法下，要进一步完善各门类档案的收集、整理、归档、保管、利用等制度，从制度上规范管理档案。

3.2.3 全面推进依法治档

在新形势下，银行档案管理部门要强化依法履行监督指导，对档案管理工作要奖惩分明，通过约谈、通报、处分、追究责任等方式，严肃查处不按时归档、不按期移交档案、档案安全管理措施不到位、伪造涂改档案、损毁丢失档案、泄露党和国家秘密等各类档案违法违纪案件。建立完善检查情况通报和责任追究制度，对违反档案法律法规的行为依法追究责任。

3.2.4 加强对档案工作的指导和检查

档案管理部门要加大对各门类档案管理工作的检查指导力度，从归档范围、整理方法、管理机制等方面加强指导，开展定期、不定期的检查。从档案的收集、分类开始，指导人员要深入了解和研究各门类档案的特点，进行科学的分类整理，扎扎实实做好基础工作，集中统一管理各门类档案。

3.2.5 重视档案安全管理

近年来，重大自然灾害、社会突发事件给档案工作以惨痛教训。为了银行的根本利益，要将档案资源、档案利用和安全建设置于同等重要的位置。首先从承重达标等库房安全及周边环境安全要素考虑，做到档案实体在加工整理和利用等环节中的绝对安全。建立预先防范机制，提前做好防范和应对自然灾害、人为破坏、技术因素毁坏的各种准备，建立应急反应机制，提高临险处置能力。抓紧实施异地异质备份工作，充分利用档案复制、缩微、数字化等方法，形成不同载体形式的多套备份。

3.2.6 严格审验把关移交入库档案资料

档案资料移交入库的审验标准重点突出为：审核文件是否为原件；审核归档文件是否齐全、内容是否完整；审核文件中的数据是否存在涂改现象；审核文件中是否存在不耐久字迹现象；审核声像和电子档案是否规范且有效等。这些标准的严格执行，是每一名档案管理员在档案收集归档中履行的职责。在档案资料移交入库的关键环节，对归档资料进行再次审核，严格执行移交登记是档案管理部门为各门类档案的规范管理起到监督指导作用，为整个银行信息资料安全、完整保存履行职责。

3.2.7 档案信息化建设

随着档案数量越来越多，仅仅靠传统的手工检索和查找已不能满足利用的需求。要做好档案管理工作，就必须创造条件，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，积极利用信息技术手段，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，便于检索。

3.2.8 创造良好的库房条件

库房位置的交通便利，能够使档案利用方便快捷。同时，档案库房应集中布置，远离易散发火种的工业设施。馆内消防设施齐全、通风、温湿度适宜，为避免地面湿气影响档案保管质量，应将档案放置在二楼（包括）以上的楼层。库房承重达到1200kg/m²以上。

3.2 适度调整档案管理员的工作量

适度调整档案管理员的工作，适度取消多项非档案类兼职工作。加强档案管理人员的专业学习。

参考文献：

[1] 国家档案局颁发10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

[2]关于编制文件材料归档范围和档案保管期限表的通知（交银办函【2015】307号）

[3]交通银行总行文件材料归档范围和档案保管期限表

[4]关于印发《新疆区分行档案管理办法》的通知（交银新办【2016】10号）

[5]关于印发《新疆区分行集中采购档案管理实施细则》的通知（交银新行政【2016】1号）