集体林权制度改革档案管理

时间：2024-05-19

于荷玲

(贵州省六盘水市水城县林业局，贵州六盘水 553000)

1 引言

集体林权的制度改革，是我国继农村家庭联产承包责任制经营后对农村和农民的生产生活产生长远影响的又一次重要变革，关系到农村生产资料的再分配，并与广大林农的切身利益休戚相关，对实现社会主义新农村建设以及实现全社会的经济可持续发展都具有极其重要的意义。而这项改革并非那么简单容易，它具有涉及面广、时间跨度长、工作量较大等特性，要客观、长期、系统地反映集体林权的改革工作，就必须做好档案管理这项必不可少的基础工作，档案管理工作纷繁琐碎，大量操作具有一定的困难。

集体林权制度改革档案，是对林权改革过程中具有收藏、保存价值的文件、数据、图表等载体的一种记录，档案的完整收集、规范整理、安全保管、便利，都是提高林权改革工作质量、推进林改顺利以及巩固林改成果的重要保障。此外，一份完整、精确的林权改革工作档案在一些情况下还可以成为维护林木权利人合法权益的重要凭证，减少林权纠纷，甚至确认农村林地承包经营关系，维系农村社会稳定。

2 各级林业部门应进行归档的档案内容

2.1 省、市级林业部门

省、市级林业部门主要负责内容为对全省的林改档案管理工作进行监督、检查、指导和验收;组织开展集体林权制度改革的宣传工作;制订具体方案;组织相关人员进行培训;进行摸底调查等等，因此省市级林业主管部门所形成的档案资料一般都是初期和后期的机关文书档案资料，如通知、办法、方案、督促检查等。

2.2 县级林业部门

县级林业部门是集体林改的实施主体、工作部门，主要负责林木权利所有者的登记发证以及林权的流转记载，因而所保存的档案资料在内容上和类别上都较为丰富和全面，其形成的文件材料有以下几方面。

(1)综合行政类文件。不仅包括其组织实施林改的计划、方案、自查总结和汇报等上下级来文、本级行文，还包括工作会议文件，以及宣传、培训、调研、请示、批复、简报、监督、检查、验收等重要资料汇编文件等。

(2)资源调查类文件。除了辖区内各乡镇林木资源状况调查摸底图表、森林资源规划设计图表，还包括榜上所公示的原始资料，即人口状况登记表、参加林改的户数、汇总清册、统计表等。

(3)林权登记类文件。包括林地林权登记申请表、林权登记现场文件、林木权属证明材料、林权交易登记表、林权人身份证明等。

(4)合同(协议)类文件。即为辖区内的林农承包、租赁、股份分配协议等。

(5)纠纷调解类文件。即林权发生争议后，为解决争议而进行调解所形成的记录、调解最终的意见和批复等。

(6)电子类文件。包括林改活动照片以及录音录像资料，此外，还包括发放林权证过程的信息数据、光盘，甚至获得的奖牌、证书和锦旗等。

2.3 乡镇级相关单位

乡镇级林业部门主要是配合县级林业部门开展工作，多为组织、开展工作而形成的档案。主要包括集体山林流转方案和公示情况、林权流转登记表、使用权和收益的分配方案、村民会议记录、利益相关人员的表决情况以及林地承包合同等材料。

2.4 村级相关单位

主要是相关资料的一些存根，以及以组为单位的村民们对林改方案的表决、结果公示、会议记录、纠纷登记等。

3 存在的问题

在实践中，集体林权制度改革的档案管理一般会出现以下几种问题:山林权证登记错误，出现一山多证或者一证多山的情况，多为审查时没有注意该林地是否已登记权利或者某些非法隐瞒的行为;林权证内容模糊、不清晰或者不完整，比如没有标注宗地面积或者四至界线，比如权利者登记有瑕疵等;山林权证上所写与实际不符，或者说已经过期，没有做到与时俱进、从实际出发，这种情况大多是由行政区域改变而未及时重新勘测、及时更换林权证明所致;山林等经营手续不够完备或者不合法，引起权属纠纷。

因此，在进行档案管理的工作中，要注意及时补充和完善山林权属档案材料以及承包合同材料，及时将原档案调出，重新进行核对，补充实地勘查图表，之后再进行以新换旧，尽早地明晰林地权属问题，规范林权的经营权以及流转行为。此外，还要做到审查注意义务，谨慎处事，尽最大的努力来避免林地权属争议和利益纠纷。

4 对策与建议

4.1 转变思想意识，以服务为宗旨

应把林改的档案管理工作作为关注民生、服从三农的一项重要任务来做，增强自身的责任感和使命感，尽可能地发挥林权改革的档案作用，切实维护林权者的合法利益，为广大林农工作者服务。但光有服务意识还不够，要具体做好以下几个方面的工作:积极开展林改档案的登记管理、林地流转和资源评估等工作，早日明晰权属;在提供服务时要保密，不得损害任何人的合法权益;要致力于早日实现深层次和全方位的服务，扩大服务范围，并及时运用现代信息技术进行档案的数字化加工，确保档案利用的系统化、便利化，最终达到推进集体林权改革深入的效果。

4.2 加强档案知识教育，规范林改档案管理

为使林权改革的档案管理工作做得更加合理和规范，各相关部门要指定专人负责林改档案的整理工作。并且，不能随意挑人负责，应选择那些具备基本档案管理知识的人员和认真负责、有担当的工作人员。负责林改档案管理工作的人员，应严格执行档案管理制度，对需要归档的、已办理完毕的文件材料应及时归档，不得以任何不正当的理由拒绝归档，更不能将资料据为己有或挪作他用。

规范档案文件的分类和装订，按综合行政类、资源调查类、林权登记类、合同(协议)类、纠纷调解类、电子类加以区分，比如，对综合行政类文件，应按年度归档整理;对资源调查类文件，应装订成册;对林权登记类文件，以宗地为单位来及时归档和保管;并注意坚持统一管理、同步进行的原则，注意与改革工作的同步和协调，随辖区等变化而更新、补充、变更，以确保林权改革全过程都有完整、精确和系统的档案资料，能够全面、客观地反映林权改革的实际状况。

归档整理后，应编制检索目录，甚至在经济条件允许的条件下建立档案信息管理系统。另外，我们可以请教师回来进行专题培训和讲解，对管理人员进行业务知识的系统培训。

4.3 加强档案部门间的联系

由于大部分林业资源丰富的地区的环境都不是那么优越，大多数县级林业部门和乡、村级单位的办公条件都比较简陋，有的没有专门设置的档案库房，杂乱堆放，档案的安全很难保证，需要时也比较难找;有的地方管档案的人员又身兼数职，且没有受过专业的培训，在很大程度上都不利于档案管理工作的正常开展。

因此，通过其他渠道来做好当档案管理工作，例如加强与档案部门的密切配合，及时做好档案的交接工作，积极主动地将集体林权制度改革的档案资料进行移交，在条件较好的档案部门进行归档保管;应与档案局一起加强对集体林权制度改革档案管理工作的监督和指导，通过不同的形式来增多工作交流，向档案部门的专业人员学习经验，然后促进自身的不断进步，并及时在林业部门档案管理人员中普及先进的档案管理经验;应该把档案管理纳入集体林权制度改革成果的检查、验收项目中去，对表现优秀的给予表扬和奖励，对工作做得不到位的督促限期整顿，对违反档案法律法规的，依法送处，最终促使大家重视档案管理，确保档案资料的完整性和安全性。