传统档案与电子档案管理的比较与发展

车乔

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333000）

1.档案管理工作现状

科技档案是产品从研制、生产、交付等各阶段形成的，具有保存价值的表格数据、图样、文字、声像等各种载体、形式的文件资料。由于科研生产高度交叉，状态管控难度大，科技档案主要呈现以下几个特点：

（1）种类繁多。从类别上可以分为：立项批复文件、研制任务书以及批复文件、合同及生产协议文件、有研制生产、技术问题的请示、报告和批复文件、产品图样、技术文件、手册等。（2）周期长、数量大。一个产品的研制需要经历方案设计、试制、鉴定、设计定型，最终才能到生产阶段，整个过程至少需要几年或更长时间，每一个阶段都会产生大量的档案。（3）涉及部门多，产品从研制到生产，涉及部门众多，包括规划、质量、信息化、标准化、档案等多个部门。（4）成套性强。产品从方案设计到生产，每一个阶段都会产生不同类型的档案，从而形成一整套完整的科技档案。除了沿用传统的纸质档案管理模式，还从研发、生产、试验、销售、维护等各个方面开发了PDM系统、协同工作平台等众多业务系统。随着信息化的发展，两种档案管理方式在进行不断的融合，将两者有效结合、寻求使档案管理工作发展方向。

2.电子档案与传统档案管理的相同点

2.1 基本管理原则相辅相成

电子档案是时间和社会进步发展的产物，电子档案建立在传统档案基础之上，是对传统档案进行信息化技术的有效整合与优化而形成的。虽然电子档案的在管理质量、管理模式以及管理技术水平方面都优于传统的纸质档案管理，但性他们仍然对彼此具有不可替代性。但是从另一方面来说，电子档案信息在进行分类归档和存储工作中难免会遇到一些信息干扰导致的问题，这对电子档案来说是不可避免的，它的真实性和有效性也需要纸质档案来支撑，从保管的地域空间来讲，纸质档案储存量是有限的，而且具有非常繁琐的管理方式，从这一点来看，对于纸质档案而言，电子档案有着自己绝对的优势，在现代化档案管理工作中起着不可替代的作用[1]。

2.2 电子档案与传统档案不可分割

时代的技术不断革新，背景随着时代而改变，传统档案管理借助其创新发展成电子档案管理，进而提升了综合水平与管理效率，这是时代发展的必然结果，档案管理的范围也不断拓展与增强。传统档案管理是是档案管理模式升级的基础，也是电子档案管理的基础。技术的支撑是传统档案管理进步的重要标志，也是电子档案的有力保障。

2.3 电子档案管理扩大了信息量存储

电子档案是在原有的纸质档案基础之上发展而来的，并且实现了容量的扩大，可以通过网络互相交流，共享档案信息，与此同时保障了对档案信息保管的安全性。此外，调取传统的纸质档案可以在兰台里面对档案信息进行检索查找，简化了检索工作。电子档案没有空间的限制，可以对档案最大化存储，更好地实现资源的交流共享与管理，对协调各部门的档案管理工作有着积极的作用，与此同时，档案工作人员可以更好地整合传统档案的归档工作，及时对其进行存储和保管。电子档案管理也是纸质档案管理基础上的延伸，并在此基础之上创新出新方案，这两者之间缺一不可。

3.电子文件档案管理与传统档案管理之间的不同之处

3.1 归档方式不同

纸质档案归档需要由工作人员手工操作，将原有的设计图纸打印出来后，对其进行晒蓝、整合、分发、排序、组卷、归档入库等工作。同时，需要依据档案载体选择档案柜架，底图卷放至底图柜；蓝图或白文件按照规律排放入蓝图卷夹中存放。而电子档案则不同，目前科技档案归档主要使用PDM系统来管理档案数据，借助PDM系统进行完成数据的电子签署。通过PDM系统审签后的文件，形成型号档案的主体。归档后的文件存入兰台系统中，系统自动对其进行整合分类后对档案进行分发。

3.2 分类、编目的区别

传统纸质档案在归档时间方面比较单一，需要系统整合之后统一进行归档，由档案工作人员进行分类整理、排架入库等，档案工作人员劳动强度较大，并且有时间上的滞后和限制。电子档案在文件整合之后，由设计发起流程，可以对其及时归档，文件形成后，在兰台系统中自动整合分类、文件分发、工作人员定期对其进行电子组卷。电子档案归档具有及时性，能够有效减少文件漏归、漏发等问题，快速便捷，提高工作效率。

3.3 保管方式

传统纸质档案受环境限制，在保存上有极大风险，一旦出现损毁和遗失，将是无法挽回的损失。传统纸质档案保存需要很大空间，对档案库房环境要求高，不仅要考虑地面的承重，对库房温度、湿度等方面也有很高的要求，档案工作人员需要定期对库房中的文件进行清点、整理和保管。而电子档案需要工作人员把档案文件信息在归档系统中及时进行审批归档，之后归档文件自动进入兰台系统进行分类组卷，简化了许多工作流程。

3.4 查询使用方式

电子档案出现以前，由于保存条件不足，许多珍贵的纸质档案都成了孤本，这就导致文件的使用过程中受到时间、空间和人员等方面的制约，只有特定的极少数人员，在规定的地点以及时间之内可以借阅。而电子档案具有不唯一性，它可以不受时间和空间的制约，档案可以通过扫描方式转化成电子版，使用人员可以在同一时间不同地点借阅同一份档案，档案资料被多个需求者利用，提高了档案的利用率。传统档案在查询使用时需要档案管理人员进入库房进行翻阅查找，有些存放时间久的文件，查找起来也很费时费力，而电子档案只需要进入兰台系统，按照文件号或者题名进行搜索，就可以成功找到需要的文件。传统的纸质档案不需要借助其他设备就可以进行查阅，内容比较直观，但是由于我们单位两地办公原因，不同文件在不同地点进行归档，这就导致许多图纸文件无法异地查阅，而电子档案可以实时共享，不受时间空间的限制。传统纸质档案进行分发时，需要通过人工进行传送。而电子档案可以通过电子计算机等分发传递，减小了地域的局限性[2]。

4.电子档案应用风险规避的重要举措

4.1 处理好技术细节

在技术细节处理方面，要注重工作人员的专业程度，在技能方面有很高要求，由专业人员完成和完善技术中的细节。电子档案在归档工作中，需要因时制宜，做好筛查重复与防伪细节的工作，以免文件在保存时出现漏洞，影响以后工作的开展。

4.2 文件保存工作应受到高度重视

在新形势下，电子档案管理是一种创新，也是档案工作的重要形式之一，更是一种新兴的产物，为了防止档案图样文件的丢失缺漏，档案保存的过程需要受到高度重视，档案工作人员应对档案归档工作进行细致的分工确保文件的完整性，保证日常工作的正常进行。

4.3 提高档案工作人员综合素质

近年来，随着信息化概念的提出，应用电子技术的档案管理部门，明显提高了工作效率，工作人员所面临的工作方式和负担都愈加增强，工作人员的专业技能与素养得不到良好的提高必然会对档案工作造成负面影响，也会增加工作人员的困扰。档案部门应不断培养提升他们的工作能力和综合素质，及时关注教育他们的思想意识，从而更加积极地工作[3]。

5.结语

电子档案管理发展势头强，相对于传统档案管理有很大优势。但是，电子档案无法完全替代纸质档案，传统的纸质档案也有其优势和无可替代性。档案管理人员应该将两者进行有效的融合，一方面反映真实的档案依据，另一方面，延续电子档案的优点，二者相辅相成，才能使档案管理工作更好地进行。