电网企业智慧印章管控体系研究

魏永 杨德胜 谢贵德 刘小明 章兵

（安徽继远软件有限公司，安徽合肥 230088）

0.引言

为维护印章的合法性、严肃性、权威性，国家电网有限公司办公厅文档处依据《国网电网有限公司印章使用管理规定》开展印章使用管理工作，并落实了用章审批流程和印章保管工作。但是目前公司在实体管控、用印过程管控、用印数字监管全生命周期管理方面仍然存在不少问题，鉴于用章管理本身是一个复杂的执行过程，现有印章使用监管主要依靠印章保管人员通过人工手段开展用印过程监管，缺乏数字化管理，纸质文件存储查阅困难，用章过程事后难以追溯，用印监管过程与用印审批流程脱离，用印数据难以闭环管理。另外公司印章数量多，印章的刻制、启动、保管、交接、更换、停用、废止等过程没有实现统一数字化管理，对公司印章整体管理缺少高效的方法和技术手段。

随着公司的业务不断扩大，印章在企业组织的日常经营活动中发挥着重要的作用，却也越来越难管。印章在公司管理过程中存在印章数量多、用印办事效率低、用印流程不规范、印章滥用监管困难、印章外带不安全、人情用章难杜绝、用印难追溯统计等管理难点与痛点。当前用章管理主要凭借“人+制度”管理，是无法从源头去规避用章风险的，对于用章人、用章对象、用章次数、用章时间、用章地点无法实时、准确获取并记录。对私盖、偷盖、乱盖等违规用章行为无法及时发现[1-3]、及时处理、有效追溯。难以在第一时间内找到用章责任人并出示法律证据，做到及时、有效的追责。

“党的十八大”以来，通过各级巡视巡察发现，由于有关单位公章管理和单位监管方面存在疏忽，查处了大批有关公章管理引发的一系列严重违规、违法案件，盗用公章、伪造公章、偷盖公章、违规用章事件频发，造成大量无法挽回的经济损失、法律纠纷[4]以及贪污腐败、违规违纪案件。

因此，电网企业有必要开展智慧印章管控体系[5-6]探索研究，通过信息化手段提升印章安全，降低印章管理成本，提高使用效率，实现印章安全可控、高效便捷。

1.智慧印章

1.1 智慧印章管控体系

从用印全流程管理、全生命周期管理、全场景覆盖三个方面展开企业用印安全防控，提出了一种适用于电网企业的“1+3+N+5”全场景用印体系。从用章到管章，全面实现电网企业数字化、精细化、智慧化管理，满足电网企业多维度印章管理需求。

1个管控系统：1个智慧用章管控系统，实现用章全过程无死角监管、全痕迹留存与追溯，让用印全程透明、可控、可追溯，解决了用章各环节无法追溯的难题。

3种用印模式：（1）授权模式：使用智慧印章之前须提交用印申请，待审核通过之后，盖章人方可盖章，一般适用于已有严格管理用章流程的企业。（2）监控模式：无需申请，在印章使用时，实时记录盖章时间、盖章地点、盖章人、盖章文件，一般适用于企业尚未形成严格的用章管理流程企业或多次盖章且不确定次数的用章场景。（3）脱机模式：该模式是专为安全等级要求高而设计，盖章记录存储本机，不上传系统，拥有管理权限才可读取照片，适用于特殊保密环境或保密群体。

N种用印终端：指通过物联网智能签章工作台、智能章套、便捷式物联网智能签章工作台等用印终端将传统实体印章密封在用印终端中，对其赋能，使得传统实体印章具有感知、标识、采集等功能。

5大用印场景：（1）专人用印是指通过“用印终端+管控系统”对印章进行远程授权管理，监控盖章全过程，主要用于成本、采购、财务等重要文件。（2）自助用印是指通过“物联网智能签章工作台+管控系统”实现24h自助盖章，释放工作量。（3）异地用印是指对外发件或外来收件用印模式，其中，对外发件是打印并邮寄外部合作方盖章的文件可能出现被修改的情况，通过数字水印对邮寄回来的文件进行验证，防止替换页风险；外来收件由合作方打印盖章的文件无法添加水印，主要通过人工审核+OCR识别技术的结合，对外来的文件关键内容进行检索与复查，辅助业务人员快速识别文件风险点。（4）外带用印是指印章外带办理业务时现场盖章，通过“智能章套+App”实现远程授权盖章并对盖章文件进行实时拍照记录上传系统。（5）印章真伪鉴别是指利用光学水印或智能芯片防伪技术，构建印章真伪鉴别服务App，扫一扫实现印章真伪鉴别。

1.2 功能架构

智慧印章主要应用功能包括印章管理、用印管控、数字监控和系统管理，其中，印章管理类应用包括印章申请、印章审核、印章刻制、印章启用、印章更换、印章废止、印章回收等功能模块；用印管控类应用包括授权管理、视频监控、远程监控、实时记录盖章次数、用印监管及追溯、电子围栏、实现用印授权代办、营业执照正副本复印件借用、盖章助手、案例演示、履行盖章签字手续、设置管理员权限等功能模块；数字监控类应用包括用印看板、统计分析、智能预警、用印归档、违规记录、签章档案等功能模块；系统管理包括印章类型、签章权限、用户管理、用户权限、组织管理、配置管理等功能模块。

2.应用案例

在某电网公司办公厅部署智慧印章应用，智慧印章集成主要包括物联网智能签章终端、物联网智慧印章管控系统以及与该网省公司OA系统深度集成三个部分，OA业务系统发起用印申请，流程审批管理后，通过深度集成至物联网智慧印章管控系统，将最终的用印信息推送到物联网智能印章管控系统。物联网智能印章管控系统含授权管理、远程监控、数字看板等功能，其接受客户业务系统传来的用印信息，匹配后将对应用印信息发送至物联网智能签章终端，并对用印相关信息进行管理。物联网智能签章终端将实体印章密封，做到人印分离，在接收系统验证授权后，再身份认证/指令验证后方可用印，并记录整个用印过程并实时反传至系统。

3.结论

综合运用物联网、移动互联、人工智能技术给传统印章加上“智能锁”，通过物联网、设备终端和管理软件让印章管理智能化，具有自动盖章、远程盖章、电子围栏、位置定位、远程监控、智能预警、文件智能比对、智能归档等核心功能，实现了远程、智能化的管理和使用传统印章，有效避免和降低了传统印章在使用过程因偷盖、漏盖等不规范操作使用章章引发的法律纠纷，可有效降低企业印章外带使用风险，提高用章效率，降低成本。