浅议采购业务流程中的内部控制

摘  要：随着我国经济的飞速增长、企业规模的不断扩大，企业面临的危机也越来越大，内部控制的重要性日益凸显，采购流程内部控制更是重中之重。本文主要对采购流程内部控制做了简要的阐述，通过对采购业务的流程梳理、总结归纳，揭示了风险点，并进一步提出了有效的应对措施。

关键词：内部控制;采购与付款;供应商选择;危机

中图分类号：F275   文献标识码：A       文章编号：1671-2064（2020）03-0000-00

0引言

近年来，我国经济飞速增长，企业的自身规模不断扩大，在《财富》世界500强（2019）名单中，中国公司的数量已经达到129家，其中3家进入前十行列。与企业规模同时扩大的，还有企业的风险，企业内部控制作为风险控制的手段之一，重要性日益凸显。 2008年5月22日，财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定了《企业内部控制基本规范》（财会[2008]7号），2010年4月26日，五部委又联合发布了《企业内部控制配套指引》。该配套指引包括18项《企业内部控制应用指引》《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》，规定自2011年1月1日起首先在境内外同时上市的公司施行，自2012年1月1日起扩大到在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市的公司施行;在此基础上，择机在中小板和创业板上市公司施行;同時，鼓励非上市大中型企业提前执行[1]。企业内部控制博大精深，涉及到企业各项业务的方方面面，采购业务是其中非常重要的一个环节，因此，本文集中探讨企业采购业务的内部控制。

1采购业务内部控制概述

采购，是指购买物资（或劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。内部控制，是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程[2]。内部控制是一个动态的过程，并非静态的。采购业务内部控制，就是企业通过结合自身实际情况，制定完善的采购业务相关管理制度，采取各种有效的内部控制措施，达到采购业务目标实现的过程。

2 采购业务内部控制流程梳理

要实现采购目标，首要任务就是建设完善的采购内控制度。没有规矩，不成方圆。企业高速发展时，速度可以掩盖很多的矛盾，其中有一部分，可以通过发展的方式冲决过去，可是也有相当一部分制度建构层面的问题，却始终无法绕将过去，你不得不勇敢直面[3]。2009年9月10日，马云在阿里巴巴20周年年会现场的讲话中说到， “今天不是马云的退休，而是一个制度传承的开始。今天不是一个人的选择，而是一个制度的成功。”由此可见，制度对一个企业的重要性。而制度的建设，必须符合企业的实际情况，既要能完成控制目标，又要合理精简、易于执行，同时还要能覆盖到企业采购的每个方面。

采购业务内部控制，主要是控制采购的每个流程。要控制流程，首先要设计好流程。设计流程的目的是为了帮助企业在更好的实现业务目标的同时防止舞弊，并非给企业套上沉重的枷锁。2014年10月8日，***同志在党的群众路线教育实践活动总结大会上也指出“制度不在多，而在于精，在于务实管用，突出针对性和指导性。如果空洞乏力，起不到应有的作用，再多的制度也会流于形式。牛栏关猫是不行的！”内部控制制度设计的原则就是大道至简。不应为了控制而控制，凭空增设各种流程，不能设置路障，应该将控制流程嵌入到关键节点内。流程应该在能实现目标的同时设置的越简单越好，任何复杂的流程都是舞弊滋生的温床。当今社会发展日新月异，市场风云变幻，在完成控制目标的同时要兼顾效率，如果流程设计过于复杂、流程过长，就算控制再有效，既失去了时效性，也难以达成采购业务的目标。

明白采购业务内部控制设计的原则后，要识别并提炼采购的流程，分清楚哪些是控制流程，哪些是业务流程。流程不是要解决为什么要做以及为什么要这么做的问题，而是解决应该怎么做的问题。任何一个业务流程都有其业务目标，采购的业务目标则是优质完成各项采购任务，满足生产经营需要，确保采购产品的最高性价比，同时防范采购环节的舞弊风险。

针对这一目标，可以把采购业务流程按顺序分解成若干个动作，具体如下：（1）请购与审核供应商;（2）核对库存;（3）批准采购;（4）询价与比价;（5）确定供应商;（6）合同会签;（7）签订合同;（8）收货;（9）验收;（10）付款与应付款等[4]。这10个动作里，有些动作是为了效率性，有些是为了控制性，而有些兼有效率性与控制性双重作用。其中：（1）请购、（5）确定供应商、（8）收货、（9）验收和（10）付款等动作就完成了采购的业务目标，属于效率性动作;而为了防止流程中可能出现的问题所采取的控制性动作如：（2）核对库存、（3）批准采购是为了防止多买货物，造成积压;（4）询价与比价是为了保证采购价格的合理，防止贵买;（6）合同会签和（7）签订合同是为了防止采购中出现的法律纠纷;（9）验收是为了防止采购中的品质问题等。

3 采购业务的风险及应对措施

采购流程的控制性动作均有风险，最关键的动作就是选择供应商，只要把握好关键节点，就能防范大部分采购风险。企业应当根据商品或服务等的性质及其供应情况确定采购方式，建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。

企业的采购一般分为以下几种情况：大宗采购、小量但频繁发生的采购、一般性采购、小额零星采购、应急采购。企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式，针对不同的采购方式，制定不同的采购方案。

针对大宗采购，特别是大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目;全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目;使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目[5]等，必须遵守招投标采购办法，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则并签订合同或协议。在招标时，切不可简单粗糙地直接使用最低价中标法，最好使用综合评分法。招标的控制目的并非采购商品价格最低，而是性价比最高，质优价廉是个悖论，优质肯定会优价，持续低价是违背市场经济规律的。最低价中标会助长以次充好的风气，导致产品质量下降，优汰劣胜，也极易引发偷工减料，甚至埋下安全隐患。

小量但频繁发生的采购业务以及受客观条件和市场情况所限、难以采用市场竞争方式选择供应商而又需进行大宗采购的非法定招投标业务，如施工、设计、监理等企业的劳务分包采购等具有订单零散但频繁发生等特点;而一些专业技术性很强或者需要保密的大宗采购则无法采用市场竞争方式选择供应商，此类业务可以使用入围供应商采购方式。企业应当建立科学的供应商评估制度，确定合格供应商清单，定期对供应商提供商品的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。可以根据企业经营战略和业务发展定位，健全供应商入围、考核、退出管理机制，建立供应商资源库，对供应商实行集中管理，采购选择供应商必须在供应商资源库中选用。供应商入围工作可以每年开展一次集中入围，对因业务发展需要调整的供应商，可以定时补充入围。 同时应该对供应商进行考核，考核内容可以包括但不限于：资质等级、价格、资金能力、技术能力与装备、安全生产、服务质量等。还应当建立供应商退出机制，对违反廉洁从业规定、存在利益输送等违法违纪行为的供应商，应立即终止合作。

一般物品或劳务等的采购可以根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整，在限价内采用询价或定向采购的方式并签订合同协议;小额零星、应急物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。但是，企业应当对小额零星采购、应急采购等特殊采购的处理程序做出明确规定，例如采用临时性供应商审批等程序。

控制好选择供应商这个关键节点，采购的风险就会大大降低，但是其他风险也不容忽视。可以先甄别各个动作的风险然后加以具体应对，采用诸如轮岗和不相容职务分离等措施来防范。如：请购与审核供应商职务要分离、询价比价与确定供应商职务要分离、收货和验收职务要分离、采购人员要定期轮岗、重要采购要组织专家论证等。为了应对多请购导致的浪费，应当将请购数量与预算或者定额比对;为了应对法律风险，要提请多部门会签合同;为了保证采购的质量，还可以预留部分质保金;同时，对于特殊采购物品例如生鲜等，还应该建立退货制度等，这些都需要根据企业具体情况具体设计，确保流程的严谨。

4 结语

最后，内控必须与问责挂钩，否则内控无效。居安思危，不是危言耸听，千里之堤毁于蚁穴，做任何小事情都要小心谨慎，不能随意破坏流程，发生连锁错误。危机无处不在，并且随时来临，企业一定要事先做好预防，否则就是灭顶之灾。正如任正非在《华为的冬天》里讲的：“危机并不遥远，死亡却是永恒的，这一天一定会到来。从哲学上，从任何自然规律上来说，我们都不能抗拒，只是如果我们能够清醒认识到我们存在的问题，就能延缓这个时候的到来。繁荣的背后就是萧条，没有预见，没有预防，就会冻死。那时，谁有棉衣，谁就活下”[6]。對企业采购业务来说，完善的内部控制就是棉衣，强有力的内部控制，从一定程度上，也是符合熵减原则的，能最大程度的延缓危机的到来。

参考文献

[1]中华人民共和国财政部，中国证券监督管理委员会，中华人民共和国审计署，中国银

行业监督管理委员会，中国保险监督管理委员会.企业内部控制基本规范企业内部控制配套指南2018年版[M].上海：立信会计出版社，2018.

[2]企业会计准则编写委员会.企业内部控制基本规范及配套指引案例讲解（2017版）[M].上海：立信会计出版社，2019.

[3]吴晓波.激荡十年，水大鱼大[M].北京：中信出版集团，2017.

[4]李敏.企业内部控制规范（第2版）[M].上海.上海财经大学出版社，2019.

[5]本书编委会.中华人民共和国招标投标法[M].北京.中国法制出版社，2018.

[6]陈广.任正非：华为的冬天[M].深圳：海天出版社，2015.

收稿日期：2020-01-18

作者简介：孔庆玲（1982—），女，陕西西安人，本科，会计师，研究方向：电信行业内部控制、风险管理、工程造价。