基于智能数据管理平台实现智能文档管理研究

高靖宇 杨俊

摘 要：本文期望通过应用智能数据管理技术实现文档自动化管理，为企业提供安全、可靠、开放、高效的企业级文档管理与应用功能，方便企业文档的日常操作，提高办公效率和企业文件管理的综合水平。平台运用大数据技术，经过智能数据管理平台长期运行，自动学习匹配流程与文档信息间的关联关系，智能地找出其中强关联关系组合，自动生成工作流智能触发机制，并实现智能文档生成和搜索功能，为“智慧型企业”打下坚实基础。

关键词：智能数据;智能文档;大数据;智能技术

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）14-0045-03

1 研究背景

随着企业数据量的猛增，需要的不仅仅是更大的存储容量和传输处理能力;对于企业而言，日常文档中往往携带了大量的业务信息等，是极其重要的知识资产。如何从海量文档数据中提取价值的信息，成为企业管理者关心的议题。而现行企业级文档管理普遍面临着以下挑战：

（1）急速膨胀的文档总量。一方面，随着企业办公自动化应用的部署和工作节奏的加快，企事业单位工作人员的办公效率都有明显的提升，办公文档交互愈发频繁，产出量亦随之显著攀升;另一方面，伴随信息技术的发展，文档质量的升级也为总数据量的提升推波助澜。

（2）企业的管理目标。不同于使用数据库管理的结构化数据，目前的文档数据市场并无成型的定则以规范企业文档管理。国内、国外厂商纷纷推出相关产品，企图抢占先机。

（3）企业级文档的社交化。企业级文档天然具有分享的特质。不论是前期文档的制作成型（协作），还是中期文档的检阅（审核），或是后期文档的传播（分享），都离不开企业员工之间对文档的分享与交互。故企业级文档管理已不再是员工自行保管、自助使用的简单过程，而成为企业内部日常的交互行为，呈现鲜明的社交化趋势。

（4）企业级文档的移动化。互联网技术的飞速发展为人们的工作、生活带来了极大便利，也改变了人们的行为方式。企业从业务需要和运维成本的角度考虑，都不得不支持员工的移动办公、SOHO。

2 本文研究思路

充分考虑企业文档管理的困境、挑战、需求等，基于大数据平台与人工智能技术，从现代企业管理目标出发，兼顾普通员工使用的便捷性，帮助企业摆脱文档管理的困境，实现企业文档有序管理、高效使用。

在平台方面，搭建智能数据管理平台，为企业提供统一文档管理平台，集中存储和管理企业文档数据。通过访问控制、流转控制、审核制度等方式，有序管理企业文档;并支持策略化权限、防泄密、集群高可用等，确保文档数据和存储的安全。帮助企业将分散于员工PC中的各种文档数据进行集中存储和管理，并对其进行权限管理控制，以符合企业的管理目标。

在应用方面，为用户提供便捷的文档交互、协作、分享服务。保障用户能流畅地访问企业办公文档，满足用户日益强烈的移动化办公需求。帮助企业员工轻松实现文档分享、交互、协作，保障企业员工随时随地访问办公文档，告别繁琐的权限配置，告别网络传输等待，告别频繁的上传下载等，提升协作效率，促进知识传递，安全管理文档，充分满足个人便捷性的需求。

3 智能数据管理平台

基于企业对数据管理的要求越来越高，不同的数据需要区别对待。现在很多单位存在没有有效的安全管控体系，文档资料可以任意或者无意进行共享;对文档数据没有存储加密机制，可以随意的进行复制、另存、打印和截屏操作等问题。针对电力行业现状，提出有针对性的智能数据管理解决方案。在保证数据安全性的同时，实现数据利用的最大化。

本课题基于云架构的非结构化智能数据管理平台，用于企业构建统一非结构化数据管理中心。该方案面向工作人员提供非结构化数据共享协作的统一中心，同时用于规范用户非结构化数据统筹管理，应用系统中的非结构化数据可以通过整合用户业务系统（OA、邮件、公文、档案、音视频录播、监控等）统一管理起来。实现数据库减负，缩小数据库备份窗口，降低数据恢复时间。既具有使用体验的私有云盘服务，为用户实现桌面文档安全管控、分享、备份管理，又通过开放性整合，完善非结构化数据集中管控、及数据固化保护，实现包括第三方应用系统的非结构化数据在内的统一存储中心。

智能数据管理平台核心功能包括：

（1）基础管理。系统基础管理具备权限架构，门户界面，协同设置，文档存储，版本控制，全文检索等基础功能。平台支持应用功能灵活拓展，提供知识门户配置功能;能够智能匹配灵活多变的权限控制要求;提供灵活可配置的工作流。

（2）数据管理。可以实现各种数据格式的存储，支持多部门可自定义的数据结构和组织级文档发布;支持过程型知识记录，可存储正文、流程、审批意见、关联信息的一体化过程型数据格式;支持自建数据库，自定义数据属性、列表格式、任意层数据分类结构。

（3）知识门户管理。知识门户具备个人、部门、单位级别的知识门户自定义功能，实现内容页面自定义功能，实现文档及站点的在线编辑功能，显示用户标记为喜欢的空间，随后显示用户具有浏览权限的空间列表等功能。

4 智能文档管理与应用

智能文档管理功能，运用大数据与智能分析技术，实现文档自动分类管理、文档智能归类、文档智能存储、文档智能索引、文档智能显示、文档任务协作、智能流程流转、智能文档生成等管理功能。

（1）文档智能归类。规范化组织分类，按照企業特点自定义文档元数据，树状形目录结构，层级划分，自定义标签、属性分类，按企业所需自行定义。

实现项目与文档的层次管理;实现信息的多维度分类管理、项目文档的协同管理;实现工作年度、月度、周工作计划制定，每日工作日志记录;实现文档审查流程管理;实现文件编制、审核和发布管理替代之前的邮件、面对面会议讨论，并完整保留讨论意见、文件历史版本及审核过程。

（2）文档智能存储。本地文档快速上传，纸质文件电子化，API接口集成扫描仪，办公、业务系统，文件自动上传，统一收集到服务端，进行集中分类管理，实现项目与文档的层次管理。

（3）文档智能索引。系统提供全文检索、条件组合检索，快速找到需要的文件，取代QQ、Email的内部分享功能，零副本产生，个人收藏、关注重要文件，及时消息提醒关注文件动态变化，快速获取正确文档，不误事。覆盖了文档管理全生命周期各环节的管理要求。

（4）文档智能显示。系统可根据操作终端环境，后台智能地选择多种文件打开支持组件，可直接在线预览/播放多种常见格式文档，包括doc、docx、xlsx、ppt、pdf、JPEG、PNG、exe等市面上主流格式预览，无需下载到本地。另外，系统提供熟悉的树型结构导航目录和多种文件夹查看视图，查看方式包括最近更新、摘要清单、内容列表、纵览列表和缩略图。

（5）文档任务协作。实现任务新建、系统自动生成任务，填写任务内容、任务的执行、待办、任务共享、任务搜索、任务验收等功能，如图1。

（6）智能流程流转。系统内置审批、外发、借阅、等常用流程;也可按需自定义流程，自定义审批步骤，自定义审批人，自定义审批范围，自定义审批权限等等。用户对当前文档每发起一个流程，都会有一个相应流程单自动和文档相关联。

通过智能数据管理平台的持续长时间运行，匹配流程与文档信息之间的关联关系，找出其中强关联关系的流程组合，制作工作流智能触发机制。

例如：在合同签订流程结束后，根据组织机构中仓储管理员信息、合同内容的经办人信息、到货时间和验收条件，自动触发任务流A生成验收任务信息同时发送到货验收任务给经办人和仓库管理员，提醒经办人和仓库管理员在时间节点前按照验收条件协同验收货物;再根据实际验收时间、合同内容的支付时间和支付条件，自动触发任务流B生成预算上报任务和任务流C生成支付任务等。以此类推，确保经办人在规定的时间内和规定的条件下圆满完成管理工作，降低因时间节点导致的审计风险。

（7）智能文档生成。在项目过程资料和关键信息不断积累下，能够形成一个庞大的项目数据中心，而智能文档生成就是数据应用的一种高级应用。例如：平台通过抓取智能任务流信息和项目文档中的关键信息，按照格式文档的内容要求和文本格式，将数据中心中的信息填入文档的对应位置，自动形成一份项目验收报告或年中工作总结，后期简单人为审核和补充即可使用，既提高总结类文档的工作效率，又避免了人为失误导致的数据错误，从根本上提升文档的编制质量，降低因数据错误导致的审计风险，如图2。

5 成果应用效果

本课题研究成果在琅琊山公司进行落地实施，通过智能数据管理技术应用实践，初步实现了文档自动化管理的目标，为公司提供了安全、可靠、开放、高效的文档管理功能，不仅方便了文档管理的日常操作，而且避免了手工管理中的一系列错误的发生，提高了办公效率和企业文件管理的综合水平。智能数据管理平台逐步成为抽水蓄能电站数据资产管理的最佳利器。经过智能数据管理平台一段时间运行，系统已初步体现自动匹配流程与文档信息间的关联关系的能力，能找出其中强关联关系的流程组合，自动生成工作流触发机制。在项目过程资料和关键信息积累下，逐步形成较大的项目数据中心，逐步显现智能文档生成和搜索功能的强大效能，为实现“智慧型企业”打下了坚实基础。

6 总结与展望

本课题基于智能數据管理技术来实现文档智能化管理，进行了有益的探索，由于时间与能力的局限，研究还不够深入与全面。随着技术与应用的发展，将来可结合人们使用文档的行为数据，通过大数据和人工智能的分析处理技术，提供更智能、更体贴的文档操作体验。